Уничтожение документов

Уничтожение документов в архиве бухгалтерии: пошаговая инструкция

Даже в небольшой компании архив бухгалтерии может занимать не один стеллаж. Что делать, когда место для хранения закончится? По истечении какого срока разрешено уничтожать первичку? Измельчать, сжигать или отправить в макулатуру? Расскажем о порядке ликвидации бухгалтерских документов.
Уничтожение документов в архиве бухгалтерии: пошаговая инструкция
Иллюстрация: cottonbro/pexels

Какие документы можно уничтожить. Сроки хранения

Перед тем, как отправить бумаги в шредер, убедитесь, что за это компанию не оштрафуют налоговики.

Уничтожать можно только те документы, сроки хранения которых истекли, в соответствии с ФЗ о бухучете и приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Проверим, что говорит закон:

  • Первичные документы нужно хранить минимум пять лет. При этом срок хранения начинает течь с 1 января после года, когда их включали в бухгалтерскую отчетность в последний раз.

  • Учетные регистры, отчетность и иная документация, связанная с организацией и ведением бухучета, также остаются в компании не менее пять лет.

  • Для целей налогового учета минимальный срок хранения — четыре года.

  • Если в предприятие участвует в судебных спорах, имеет претензии со стороны контрагентов, накладные и акты должны оставаться нетронутыми до разрешения разногласий. Срок исковой давности в гражданском процессе в общих случаях составляет три года.

За отсутствие первичных документов, т. е. преждевременную их ликвидацию нарушители привлекаются к административной ответственности. Штраф составляет от 5 000 до 10 000 руб. для руководителя и 10 000 рублей для юрлица (ст. 15.11 КоАП, ст. 120 НК). Гораздо более серьезные потери компания может понести, если для подтверждения позиции в судебном процессе у нее не окажется в наличии нужной накладной.

Итак, прежде чем приступить к уничтожению, нужно оценить информацию на бумажных носителях, проверить сроки хранения, убедиться в том, что документы больше не имеют для организации никакой ценности и практического значения.

Ждем вас 31 октября 2022 в 11:00 мск на бесплатном вебинаре: «Работа с архивными документами в 2023 году. Архив коммерческой организации. Говорим честно о том, о чём другие молчат. Документы на уничтожение в 2023 году. Как быть и что делать?»

Записаться на вебинар

Шаг № 1. Создание экспертной комиссии по уничтожению бухгалтерских документов

Пришло время разгрузить архив!

Чтобы запустить процедуру, создайте экспертную комиссию из числа сотрудников компании, а ее состав, функции и обязанности утвердите приказом директора.

В команду (минимум из трех человек) могут войти специалисты отдела бухгалтерии, юрист, офис-менеджер. Задействуйте и других работников, которые способны оценить практическое значение документов, отсортировать их, проверить актуальность.

Функционал комиссии примерно следующий:

  • отбор документации для уничтожения;

  • расформирование папок, в которых находятся документы с разным сроком хранения;

  • сшивка и расшивка документации;

  • принятие решений об уничтожении копий и дубликатов при наличии оригиналов документов на бумажных носителях;

  • составление актов ликвидации;

  • участие в процедуре ликвидации;

  • организация хранения тех документов, что не подлежат уничтожению в настоящий момент.

Например, если в процессе оценки будет обнаружено, что в одной папке подшиты акты с истекшим сроком хранения и еще актуальные бумаги для фирмы, такое дело придется расшивать и формировать заново. Подобной кропотливой и ответственной работой будет заниматься экспертная комиссия, поэтому пренебрегать этим этапом не стоит.

Как в вопросах ликвидации помогает Делис Архив? Данный сервис профессионально занимается хранением и обработкой офисной документации.

Специалистам Делис Архив можно делегировать: экспертную оценку сроков хранения, отбор, актирование процедуры, вывоз и утилизацию в шредере даже строго конфиденциальных бумаг. При желании уничтожение проводится в присутствии заказчика.

Шаг № 2. Оформление Акта «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению»

Результатом работы экспертной комиссии должно стать составление описи актуальных документов и отбор бумаг с истекшим сроком хранения. Первая категория, условно говоря, останется в архиве бухгалтерии, вторая — отправится в шредер. Для того чтобы описать и упорядочить документы, подлежащие уничтожению, составляют Акт.

Строгой унифицированной формы нет, можно использовать бланк из Правил хранения документов, утв. приказом Минкультуры № 526, либо разработать акт уничтожения самостоятельно.

Вот некоторые правила оформления Акта «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению»:

  • заполните табличную часть, описывать подробно каждое дело необязательно, достаточно указать общее количество единиц и сроки хранения в архиве;

№ п/п

Заголовок дела 

(групповой заголовок документов)

Годы документов

Количество

ед. хр.(папки, листы)

Сроки хранения

Примечания

  • пропишите общее количество единиц хранения, которое будет уничтожено (количество папок, страниц);??

«Итого 20 (двадцать) ед. хр. за 2015-2016 годы и 2 (две) коробки россыпи за 2015-2016 годы»

  • сделайте отметку в Акте о том, что информация согласована с экспертной комиссией, укажите дату и номер протокола ЭК об утверждении описи дел постоянного хранения (актуальных документов);

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 12.10.2022 № 134

  • укажите в Акте дату составления и утвердите его подписью генерального директора, скрепленной печатью организации;

Образец акта «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению»

Ждем вас 31 октября 2022, в 11:00 мск на бесплатном вебинаре: «Работа с архивными документами в 2023 году. Архив коммерческой организации. Говорим честно о том, о чём другие молчат. Документы на уничтожение в 2023 году. Как быть и что делать?»

Записаться на вебинар

Шаг № 3. Ликвидация

После того как составлен и утвержден руководителем Акт, можно избавляться от ненужной макулатуры физически. В законодательстве способ уничтожения документов с истекшим сроком годности не прописан.

Поэтому выбирайте тот, который кажется самым удобным:

  • шредирование (измельчение в специальной машине);

  • сжигание (лучше согласовать с пожарными и определиться с местом уничтожения);

  • отправка на утилизацию (переработку), сдача в макулатуру в специализированных пунктах. Однако если вы избавляетесь от документов, содержащих конфиденциальную информацию, данный способ не является достаточно надежным.

Проблему быстрой и безопасной утилизации решает Делис Архив. Специалисты сервиса знают архивное законодательство и технологию проведения экспертизы ценности дел. Вы можете быть уверены, что конфиденциальная и коммерческая информация из документов защищена от «утечки». При ликвидации бумаг в шредере разрешено присутствие представителя компании.

Шаг № 4. Фиксация факта (актирование) уничтожения документов

Завершение процедуры тоже нужно заактировать. Данный документ фиксирует непосредственно факт физического уничтожения бухгалтерских бумаг.

За основу возьмите форму предыдущего Акта и пропишите в нем:

  • общий перечень ликвидированных документов;

  • способ, которым были удалены бумаги (шредирование, сжигание и т. п.);

  • реквизиты закрывающих документов об оказании услуг, если уничтожение выполнено силами специализированной организации.

Акт подписывается членами экспертной комиссии и утверждается руководителем компании.

Лайфхак: Можно обойтись и одним Актом, т.е. прописать перечень документов с истекшим сроком годности в итоговом акте об уничтожении и не составлять первый. Но такой порядок оформления процедуры должен быть установлен в ЛНА организации.

Узнать стоимость архивной обработки и хранения документов

В подарок получите бесплатную форму акта об уничтожении архивных документов

Оставьте заявку — получите бесплатную форму акта

Пришлем форму на ваш e-mail

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Делис Архив», ИНН 7718709131

🔍 Узнайте то, чего нет в интернете!

💼 Главбух на УСН
Экспертные лайфхаки и методы, проверенные практикой.
💰 Цена: 4 500 ₽ 15 950 ₽
Подробнее

📊 ОСНО: налоговая отчетность
Тонкости отчетности от ведущих специалистов.
💰 Цена: 4 200 ₽ 15 990 ₽
Подробнее

🎓 Профессия бухгалтер с нуля
Секреты профессионалов для старта карьеры.
💰 Цена: 4 900 ₽ 19 900 ₽
Подробнее

🚀 Знания, которые вы не "нагуглите"! Начните обучение сейчас!

Каталог курсов

Комментарии

4
  • Из кого составить экспертную комиссию, если в организации только учредитель и генеральный директор в одном лице?

  • Василий

    Не знал что это такая сложная операция

  • Мирам

    и 2 (две) коробки россыпи

    и же + п.3 акта о выделении

    ???!!!!

    -побойтесь бога (с)


Похожие материалы

Как будут работать безопасные QR-платежи: разбор от ЦБ

С 17 февраля банки должны соблюдать новый стандарт безопасности QR-кодов. Документ Центробанка — почти 100 страниц подробных инструкций для унификации платежей. Разбираться в деталях будут продуктовые команды, а мы объясним просто и наглядно, как устроены современные QR-платежи и какие сценарии их использования появятся в будущем.

Как расшифровать номер банковской карты: что скрывают цифры?

Цифры на карте — не случайный набор. В них зашифрованы данные о банке, платёжной системе и типе карты. Есть даже встроенный алгоритм проверки. Разбираемся, как формируются номера и что из них можно узнать.

Как расшифровать номер банковской карты: что скрывают цифры?

В СберБанк Онлайн можно восстановить пароль от Госуслуг

Новым сервисом Сбера уже воспользовались 100 тыс. человек.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Банковская гарантия: виды и для чего нужна

Банковская гарантия значительно облегчает процесс участия в государственных закупках, возврата НДС и уплаты акцизов. Она также может быть полезна при оформлении сделок с покупателями и поставщиками. Объясняем, в каких ситуациях гарантия становится необходимостью и как правильно ее получить.

Банковская гарантия: виды и для чего нужна

Завершила 5 модуль курса 1С:аналитик

Делюсь результатами и своим прогрессом

Завершила 5 модуль курса 1С:аналитик

Приобретение актива по цене ниже рынка. Что следует знать покупателю?

На примере конкретного дела из нашей практики рассказываем, какие риски таит в себе сделка на нерыночных условиях, а также даем практические рекомендации, как защитить свои интересы в суде.

Приобретение актива по цене ниже рынка. Что следует знать покупателю?
Стажёр

Учет Марок-пломб ККТ

Добрый день! Мы ООО УСН (Д-Р)

Подскажите, пожалуйста, являются ли Марки-пломбы ККТ с нанесенной контрольно-учетной информацией бланками строгой отчетности и нужно...

Читать полностью

Эксперт:

Оксана Сутормина

Оксана Сутормина
Эксперт

Дело в том, что они у нас до сих пор на забалансовом счёте числятся

Как установленные или неиспользованные?

В любом случае, обязательного обслуживания...

Читать полностью
Общество

Яндекс Переводчик стал мировым лидером по качеству перевода с английского на русский

YandexGPT стала лучшей в мире нейросетью для англо-русского перевода, согласно независимому исследованию международного бенчмарка DiBiMT.

Фиксированные страховые взносы ИП в 2025 году

В 2025 году увеличился размер страховых взносов, а также изменится срок уплаты. Обо всех нововведениях по взносам за себя у ИП рассказали в статье.

Фиксированные страховые взносы ИП в 2025 году
2

Срок исковой давности по кредиту

Срок исковой давности — это время, в течение которого лицо, чьи права были нарушены, имеет право обратиться в суд за их восстановлением. Рассказываем, в чем особенности срока исковой давности по кредиту и как его правильно рассчитать в разных ситуациях.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Кадры

Только 4% компаний закрывают вакансии меньше чем за неделю

Многие работодатели испытывают трудности с наймом: четверть компаний ищут специалистов больше двух месяцев.

Инвестиции

Взлеты и падения недели

Геополитика активно влияла на наш фондовый рынок всю неделю, давайте разберем какие бумаги в индексе Московской биржи показали рост, а какие показали отрицательный рост.

Иран, ОАЭ и Китай: для российского бизнеса будут изменения в трансграничных платежах

В контексте новых геополитических условий, вызванных санкциями и ограничениями доступа к SWIFT, российский бизнес активно ищет новые пути для проведения международных расчетов. Иран, ОАЭ и Китай играют ключевую роль в этом процессе, предлагая не только альтернативные финансовые инструменты, но и сотрудничество на различных уровнях.

Общество

Как я провел 23 февраля на СВО

Один праздничный день на СВО.

Майнинг

Отчитываемся о полученной цифровой валюте

В личном кабинета появилась функция и теперь можно (и нужно) отчитываться о полученной криптовалюте.

Закон о персональных данных: какие требования к организациям и ИП

Работа организаций и ИП — это взаимодействие с покупателями, клиентами, партнерами, сотрудниками и т.д. Чтобы такое взаимодействие было законным, важно обеспечить защиту персональных данных, завести регламенты, назначить ответственных и подать сведения в Роскомнадзор. 

Закон о персональных данных: какие требования к организациям и ИП
4

Минцифры готовит новые меры-2025 борьбы с мошенничеством

Глава Минцифры Максут Шадаев на форуме «Кибербезопасность в финансах» рассказал о новых мерах по борьбе с мошенничеством.

Скидки против ПРИБЫЛИ

Когда мы планы ставим в количестве, то часто впадаем в искушение начать раздавать скидки. Снизить цену и привлечь как можно больше покупателей. Согласитесь, если план в штуках, а не в рублях, то какая менеджеру разница по какой цене он продаст товар.

Скидки против ПРИБЫЛИ
Ипотека

Исламская ипотека в Сбере теперь доступна всем жителям Северного Кавказа

Сбербанк и Домклик повысили доступность продукта «Ипотека Мурабаха» — теперь им могут воспользоваться жители всех регионов Северного Кавказа. Ранее исламскую ипотеку банк предлагал в Татарстане, Башкортостане, Чечне и Дагестане.

Инвестиции

Рубль стал звездой, а инфляция не пилится. Что ждёт рынок новостроек в 2025 году? Акции, биткоин, бонды. Воскресный инвестдайджест

Неделя ознаменовалась уверенным ростом рубля. Доллар ниже 90 — это серьёзно. Эксперты разошлись во мнениях относительно цен на новостройки в 2025 году, на то они и эксперты.

Рубль стал звездой, а инфляция не пилится. Что ждёт рынок новостроек в 2025 году? Акции, биткоин, бонды. Воскресный инвестдайджест

Интересные материалы

Итоги недели (17–21 февраля 2025 года): Соглашение с ОАЭ, запреты для IT, новые правила от Минфина и стратегия ФНС до 2030 года

Прошедшая неделя принесла важные изменения: Россия подписала соглашение с ОАЭ, IT-компаниям ужесточат аккредитацию, а Минфин разъяснил правила учета дивидендов. На налоговом форуме РСПП обсуждали реформы, а ФНС представила стратегию до 2030 года. Разбираем ключевые события.