Уничтожение документов в архиве бухгалтерии: пошаговая инструкция

Какие документы можно уничтожить. Сроки хранения

Перед тем, как отправить бумаги в шредер, убедитесь, что за это компанию не оштрафуют налоговики.

Уничтожать можно только те документы, сроки хранения которых истекли, в соответствии с ФЗ о бухучете и приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Проверим, что говорит закон:

• Первичные документы нужно хранить минимум пять лет. При этом срок хранения начинает течь с 1 января после года, когда их включали в бухгалтерскую отчетность в последний раз.

• Учетные регистры, отчетность и иная документация, связанная с организацией и ведением бухучета, также остаются в компании не менее пять лет.

• Для целей налогового учета минимальный срок хранения — четыре года.

• Если в предприятие участвует в судебных спорах, имеет претензии со стороны контрагентов, накладные и акты должны оставаться нетронутыми до разрешения разногласий. Срок исковой давности в гражданском процессе в общих случаях составляет три года.

За отсутствие первичных документов, т. е. преждевременную их ликвидацию нарушители привлекаются к административной ответственности. Штраф составляет от 5 000 до 10 000 руб. для руководителя и 10 000 рублей для юрлица (ст. 15.11 КоАП, ст. 120 НК). Гораздо более серьезные потери компания может понести, если для подтверждения позиции в судебном процессе у нее не окажется в наличии нужной накладной.

Итак, прежде чем приступить к уничтожению, нужно оценить информацию на бумажных носителях, проверить сроки хранения, убедиться в том, что документы больше не имеют для организации никакой ценности и практического значения.

Шаг № 1. Создание экспертной комиссии по уничтожению бухгалтерских документов

Пришло время разгрузить архив!

Чтобы запустить процедуру, создайте экспертную комиссию из числа сотрудников компании, а ее состав, функции и обязанности утвердите приказом директора.

В команду (минимум из трех человек) могут войти специалисты отдела бухгалтерии, юрист, офис-менеджер. Задействуйте и других работников, которые способны оценить практическое значение документов, отсортировать их, проверить актуальность.

Функционал комиссии примерно следующий:

• отбор документации для уничтожения;

• расформирование папок, в которых находятся документы с разным сроком хранения;

• сшивка и расшивка документации;

• принятие решений об уничтожении копий и дубликатов при наличии оригиналов документов на бумажных носителях;

• составление актов ликвидации;

• участие в процедуре ликвидации;

• организация хранения тех документов, что не подлежат уничтожению в настоящий момент.

Например, если в процессе оценки будет обнаружено, что в одной папке подшиты акты с истекшим сроком хранения и еще актуальные бумаги для фирмы, такое дело придется расшивать и формировать заново. Подобной кропотливой и ответственной работой будет заниматься экспертная комиссия, поэтому пренебрегать этим этапом не стоит.

Специалистам Делис Архив можно делегировать: экспертную оценку сроков хранения, отбор, актирование процедуры, вывоз и утилизацию в шредере даже строго конфиденциальных бумаг. При желании уничтожение проводится в присутствии заказчика.

Шаг № 2. Оформление Акта «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению»

Результатом работы экспертной комиссии должно стать составление описи актуальных документов и отбор бумаг с истекшим сроком хранения. Первая категория, условно говоря, останется в архиве бухгалтерии, вторая — отправится в шредер. Для того чтобы описать и упорядочить документы, подлежащие уничтожению, составляют Акт.

Строгой унифицированной формы нет, можно использовать бланк из Правил хранения документов, утв. приказом Минкультуры № 526, либо разработать акт уничтожения самостоятельно.

Вот некоторые правила оформления Акта «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению»:

• заполните табличную часть, описывать подробно каждое дело необязательно, достаточно указать общее количество единиц и сроки хранения в архиве;

• пропишите общее количество единиц хранения, которое будет уничтожено (количество папок, страниц);??

«Итого 20 (двадцать) ед. хр. за 2015-2016 годы и 2 (две) коробки россыпи за 2015-2016 годы»

• сделайте отметку в Акте о том, что информация согласована с экспертной комиссией, укажите дату и номер протокола ЭК об утверждении описи дел постоянного хранения (актуальных документов);

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 12.10.2022 № 134

• укажите в Акте дату составления и утвердите его подписью генерального директора, скрепленной печатью организации;

Образец акта «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению»

Шаг № 3. Ликвидация

После того как составлен и утвержден руководителем Акт, можно избавляться от ненужной макулатуры физически. В законодательстве способ уничтожения документов с истекшим сроком годности не прописан.

Поэтому выбирайте тот, который кажется самым удобным:

• шредирование (измельчение в специальной машине);

• сжигание (лучше согласовать с пожарными и определиться с местом уничтожения);

• отправка на утилизацию (переработку), сдача в макулатуру в специализированных пунктах. Однако если вы избавляетесь от документов, содержащих конфиденциальную информацию, данный способ не является достаточно надежным.

Шаг № 4. Фиксация факта (актирование) уничтожения документов

Завершение процедуры тоже нужно заактировать. Данный документ фиксирует непосредственно факт физического уничтожения бухгалтерских бумаг.

За основу возьмите форму предыдущего Акта и пропишите в нем:

• общий перечень ликвидированных документов;

• способ, которым были удалены бумаги (шредирование, сжигание и т. п.);

• реквизиты закрывающих документов об оказании услуг, если уничтожение выполнено силами специализированной организации.

Акт подписывается членами экспертной комиссии и утверждается руководителем компании.

Лайфхак: Можно обойтись и одним Актом, т.е. прописать перечень документов с истекшим сроком годности в итоговом акте об уничтожении и не составлять первый. Но такой порядок оформления процедуры должен быть установлен в ЛНА организации.

Узнать стоимость архивной обработки и хранения документов

В подарок получите бесплатную форму акта об уничтожении архивных документов

Оставьте заявку — получите бесплатную форму акта

Пришлем форму на ваш e-mail

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Делис Архив», ИНН 7718709131