Материальная помощь работнику: как оформить и провести в учете

Основания и оформление

Материальная помощь – это выплата денежных средств или передача имущества сотруднику в соответствии с решением руководителя компании. Ключевая особенность подобных выплат – добровольность, т. е. у компании нет законодательно установленного обязательства перечислить работнику денежные средства.

Работодатель может самостоятельно взять на себя дополнительные социальные обязательства по поддержке сотрудников в разных жизненных ситуациях: от положительных (свадьба, рождение ребенка) до трагических (смерть близких, аварии).

Перечень оснований, по которым предприятие будет выплачивать материальную помощь, устанавливается внутренними нормативными документами (например, коллективным договором). Также выплаты могут назначаться работнику на основании трудового договора.

Выплаты сотрудникам чаще всего осуществляют за счет собственных средств компании. Это может быть нераспределенная прибыль прошлых лет или прибыль текущего года. Разрешение на использование прибыли прошлых годов могут принять только учредители или акционеры организации.

Если в компании несколько собственников, то потребуется провести общее собрание, на котором принимается решение об использовании чистой прибыли. Оно должно быть надлежащим образом оформлено документально. Если собственник один – достаточно его письменного разрешения.

Материальная помощь за счет прибыли текущего года перечисляется сотруднику на основании решения руководителя, без обязательного согласования собственников. Если за помощью обращается директор компании, который не является собственником, то независимо от источника выплаты (прибыль текущего или прошлых годов) требуется решение от учредителей (акционеров).

Материальную помощь чаще всего получают сотрудники компании, работающие по трудовому договору. Физические лица, не являющиеся работниками, могут получить выплаты при условии, что в локальных документах работодателя предусмотрена такая возможность. Например, компания может выплачивать денежные средства родственникам погибшего работника или бывшим сотрудникам, находящимся на пенсии.

В общем случае для оформления и отражения в учете материальной помощи достаточно заявления сотрудника, в котором указывается сумма выплаты и основание для ее получения. На основании полученного заявления издается распорядительный документ – приказ руководителя, в котором указывается перечисляемая сумма, срок выплаты и ответственный за исполнение.

Для получения налоговых льгот по выплачиваемой материальной помощи к заявлению работника дополнительно необходимо приложить подтверждающие документы:

1. При рождении ребенка – свидетельство о рождении.
2. При смерти родственника – копию свидетельства о смерти и документы, подтверждающие родство.
3. При чрезвычайных ситуациях – официальные данные от МЧС, МВД и иных государственных органов о погибших и пострадавших.

Подписывайтесь на канал «Бумажный мир Делис Архив»

Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты. Без спама, рекламы или ложной информации.

Подписаться

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете начисление материальной помощи к отпуску отражается как обычная выплата отпускных – с использованием счета 70. Потребуется выполнить следующие записи:

Дт 08, 20, 26, 44 – Кт 70 – начисление отпускных сотруднику;

Дт 08, 20, 26, 44 – Кт 69 – списание на затраты страховых взносов;

Дт 70 – Кт 68 – удержание НДФЛ с суммы отпускных;

Дт 70 – Кт 50, 51 – фактическая выплаты денежных средств.

Если компания ранее отразила в учете оценочные обязательства по оплате отпусков и страховых взносов, то начисление происходит за счет сумм на счете 96:

Дт 96 – Кт 70 – начисление отпускных (сумма выплат сотрудникам);

Дт 96 – Кт 69 – начисление страховых взносов.

По иным видам материальной помощи сотрудникам расчеты отражаются через счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Схема проводок будет следующая:

Дт 91.2 – Кт 73 – начисление материальной помощи;

Дт 73 – Кт 68 – удержание НДФЛ (при необходимости);

Дт 91.2 – Кт 69 – отражение страховых взносов;

Дт 73 – Кт 51, 50 – выплата денежных средств сотруднику;

Дт 68 – Кт 51 – перечисление НДФЛ в бюджет.

Выплата материальной помощи возможна не только в денежной, но и в натуральной форме. Например, собственной продукций или материалами, которые отражены на балансе работодателя. В соответствии с правилами ПБУ 10/99 в период передачи имущества необходимо списать в прочие расходы себестоимость этого имущества, начисленный НДС и страховые взносы (если матпомощь облагается взносами).

В бухгалтерском учете отражаются следующие проводки:

Дт 91.2 – Кт 41, 43, 10... – списание стоимости переданного имущества;

Дт 91.2 – Кт 68 – начисление НДС с передачи активов;

Дт 91.2 – Кт 69 – отражение в учете страховых взносов;

Дт 70 – Кт 68 – начисление НДФЛ.

Если имущество приобретается непосредственно для оказания материальной помощи и оно не может приносить компании экономические выгоды в будущем, то расходы на его покупку необходимо признавать в составе прочих расходов в том периоде, в котором они были понесены. Д

о передачи сотруднику, это имущество можно учитывать на забалансовом счете.

Налогообложение

Большинство видов материальной помощи сотрудникам нельзя учесть в расходах по налогу на прибыль. В частности нельзя списывать в затраты выплаты при рождении ребенка, а также в связи со смертью работника или члена его семьи.

Исключением из этого правила материальная помощь к отпуску: ее можно учесть в качестве расходов на оплату труда, если возможность этой выплаты установлена в трудовом или коллективном договоре.

Для налогоплательщиков, применяющих УСН, установлен запрет на учет в составе расходов сумм материальной помощи сотрудникам. Ограничение распространяется на все виды выплат: в случае рождении ребенка, смерти близких родственников и в других случаях.

В счет уменьшения налога при УСН с объектом «доходы минус расходы» можно списать материальную помощь в виде единовременной выплаты к ежегодному отпуску сотрудника. Для организаций и предпринимателей, применяющих УСН с объектом «доходы», уменьшить налог на сумму выплат сотрудникам невозможно.

НДФЛ с материальной помощи в общем случае необходимо удерживать только с суммы превышающей 4 тысячи рублей за календарный год.

В отношении материальной помощи при рождении ребенка действует лимит 50 тысяч рублей, при условии, что денежные средства выплачены в течение одного года со дня рождения ребенка. Размер выплаты применяется в отношении каждого родителя.

Дополнительно: действует полное освобождение от НДФЛ материальной помощи в связи со смертью работника или члена его семьи, а также – выплаты, связанные с чрезвычайными обстоятельствами (пожар, авария и прочие).

Правила, аналогичные налогообложению НДФЛ, действуют по начислению страховых взносов на выплаты сотрудникам: в общем случае страховыми взносами облагаются выплаты превышающие 4 тысячи рублей, исключения – для выплат при рождении (усыновлении) детей и при чрезвычайных обстоятельствах.

Материальная помощь в 6-НДФЛ

Если доход в виде материальной помощи не превышает норматив налогообложения, то рассчитывать и удерживать НДФЛ не требуется. Соответственно, при полной уверенности, что выплаты сотруднику за календарный год не превысят 4 тысячи рублей, сумму помощи можно не отражать в форме 6-НДФЛ.

Одновременно с этим, выплату можно показать в расчете, чтобы в дальнейшем правильно рассчитывать налог, если в течение года будут дополнительные выплаты, частично освобожденные от налогообложения.

Сумма материальной помощи в любой форме, которая не превышает лимит, в 6-НДФЛ отражается только в разделе 2: указывается сумма выплаты сотруднику (стр. 110) и сумма налогового вычета (стр. 130).

В случае превышения необлагаемого налогом лимита алгоритм заполнения следующий:

1. В разделе 1 указывается сумма налога, удерживаемая за материальную помощь (стр. 020).
2. В разделе 2 заполняется общая сумма выплаченной помощи (стр. 110), сумма вычетов (стр. 130), сумма исчисленного (стр. 140) и удержанного (стр. 160) НДФЛ.

Сервис дает возможность:

• значительно сэкономить время на поиск документов;
• сократить необходимость использования бумажных оригиналов;
• предотвратить вероятность утраты документов;
• автоматизировать обмен данными между различными информационными системами клиента.

Современный архив бухгалтерии

Безопасный документооборот, хранение, архивная обработка, уничтожение документов.

Оставьте заявку, чтобы получить консультацию.

Впишите свои контактные данные в форме ниже, мы с вами свяжемся:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение