Общий порядок сдачи
Российское налоговое законодательство регламентирует предоставление 6-НДФЛ для всех налоговых агентов: компаний и ИП. Если у компании есть обособленные подразделения (ОП), то отчет нужно предоставить по головной организации и отдельно по каждому ОП, которое выплачивает зарплату сотрудникам и/или подрядчикам-физлицам.
Если ИП или организация не начисляет и не выплачивает денежные доходы физическим лицам, то отчитываться по форме 6-НДФЛ не требуется. По собственной инициативе налоговый агент может сдать нулевой расчет, ИФНС обязана его принять.
Если доходы начислялись и выплачивались в течение календарного года единожды (например, в апреле), то сдавать отчет 6-НДФЛ за предшествующие периоды не нужно (в примере – за I квартал). Однако за полугодие, девять месяцев и за год необходимо сформировать расчет и направить в ИФНС.
Важно отметить, что налоговая инспекция имеет право заблокировать расчетный счет компании или ИП, если своевременно не получит отчет. Для снижения рисков блокировки денежных средств можно проинформировать ИФНС о том, что вы не являетесь налоговым агентом. Рекомендуется уведомить налоговиков, если организация (предприниматель) не предоставляет нулевой расчет. Сообщение в инспекцию составляется в свободной форме, утвержденного бланка нет.
Отчет может быть предоставлен в ИФНС как в бумажной, так и в электронной форме. Форма сдачи будет зависеть от числа сотрудников в компании: если их более 10 – 6-НДФЛ можно сдать только электронной форме (бумажный вариант налоговая служба не примет и будет считать, что вы отчет не предоставили).
Если сотрудников 10 или менее – расчет можно сдать в любой доступной форме (и бумажной, и электронной), при этом выбор остается за организацией (предпринимателем).
Возможны различные варианты: например, за первый квартал сдать в бумажном виде (лично принести расчет в инспекцию), а за полугодие представить в электронном виде.
При этом электронный отчет сдавать проще, т.к. онлайн-сервисы дают больше возможностей для корректного заполнения. Это достигается за счет автоматизации, контроля и реализации дополнительного функционала по заполнению.
Бумажные отчеты создают сложности как при составлении, так и при хранении. Для упрощения документооборота – доверьте архивную обработку и хранение налоговых, бухгалтерских, кадровых и прочих документов сервису Делис Архив.
Сроки представления отчета
Отчет за 2022 год должен быть сдан в вашу инспекцию до 27 февраля 2023 года. Изменение срока представления отчета связано с унификацией сроков сдачи налоговой отчетности. Начиная с текущего года налоговые расчеты необходимо направлять до 25 апреля, 25 июля и 25 октября. Итоговый годовой отчет нужно сдать в инспекцию до 26 февраля следующего года (25 февраля 2024 года – выходной день).
При этом продолжает действовать правило переноса сроков из-за выходных, праздничных или нерабочих дней (объявляемых по указу Президента): дата представления отчета переносится на ближайший рабочий день.
Например, это правило применяется для финального отчета за 2022 год – вместо 25 февраля, который выпадает на субботу, сдать 6-НДФЛ необходимо до 27 числа включительно, т. е. в течение дня этот отчет можно сформировать и сдать.
Если компания находится в процессе реорганизации расчет необходимо сдавать за период с 1 января года, в котором осуществляется реорганизация, до даты прекращения деятельности. 6-НДФЛ в этой ситуации заполняется и сдается в инспекцию в общем порядке. Ликвидируемая организация обязана отчитаться самостоятельно, до момента ликвидации.
В какую ИФНС сдавать 6-НДФЛ
Организации предоставляют расчет в ИФНС по своему местонахождению.
Если у компании есть ОП, они могут сдать расчет в ИФНС по месту своего нахождения или по месту нахождения головной организации, а также по месту нахождения одного из подразделений, при условии что все находятся в одном муниципалитете.
6-НДФЛ необходимо составлять отдельно по каждому ОП, даже если они состоят на учете в одной ИФНС. При этом не имеет значения, кто перечисляет доходы сотрудникам – головная организация или ОП. Отчетность, предоставляемая отдельными подразделениями компаний, позволяет отслеживать данные о выплатах в адрес физлиц и корректности начисления НДФЛ.
Предприниматели сдают 6-НДФЛ по месту жительства и месту ведения бизнеса в зависимости от системы налогообложения.
ИП, применяющие ОСНО и УСН, сдают расчеты в ИФНС по месту жительства. За сотрудников ИП на патенте сдавать отчет необходимо по месту ведения деятельности – это ИФНС, куда ИП подавал заявление на патент и встал на учет в качестве плательщика.
При совмещении УСН и патента отчет надо будет сдавать в две инспекции:
за сотрудников, занятых в деятельности на упрощенке, – в инспекцию по месту жительства;
за сотрудников по патентной деятельности – по месту ведения бизнеса.
Если компания (ИП) поменяла адрес регистрации, то за отчетный период придется сдавать в инспекцию по новому месту учета два расчета 6-НДФЛ: со старыми ОКТМО (за период с начала года до переезда) и с новыми ОКТМО (за периоды после регистрации на новом месте). Во всех отчетах, сдаваемых после смены адреса, необходимо указывать новый КПП. Расчет за следующий отчетный период формируется в обычном порядке по новым реквизитам.
Подписывайтесь на канал «Бумажный мир Делис Архив»
Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты. Без спама, рекламы или ложной информации.
Как заполнить 6-НДФЛ за 2022 год
Расчет за 2022 год должен быть направлен в соответствующую инспекцию по форме, утвержденной приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ с учетом изменений, которые внес приказ ФНС от 28.09.2021 № ЕД-7-11/845@.
С отчетности за первый квартал 2023 года будет действовать новая форма расчета. Перед формированием отчетности за первый квартал 2023 года обязательно отслеживайте изменения в отчетных формах, т. к. в последнее время в отчеты, в том числе 6-НДФЛ, часто вносятся изменения.
При этом важно понимать: сдать расчет по устаревшей форме равноценно его не представлению: компанию или предпринимателя за это будет ждать штраф и даже блокировка расчетного счета.
Каждый год 6-НДФЛ рассчитывается нарастающим итогом, то есть данные бухгалтерского учета должны быть собраны начиная с 1 января 2022 года. Все страницы отчета должны быть пронумерованы по порядку: 001, 002, 003 и т. д.
Поля с итоговыми суммами должны быть заполнены в обязательном порядке. Если какая-либо информация отсутствует – проставьте ноль.
В 6-НДФЛ нет места для отрицательных чисел, так как это будет нарушением правил заполнения формы. В соответствии с российским законодательством не существует понятия отрицательного дохода или налога. Для вычетов при исчислении налогов существует отдельное поле, в которое вносятся только положительные суммы.
Чтобы правильно составить отчетность, необходимо иметь под рукой отчеты за предыдущие периоды. Упростите доступ к документам и оптимизируйте хранение отчетов – воспользуйтесь услугами Делис Архив.
Титульный лист
На титульном листе отчета заполняются общие сведения о компании: краткое наименование налогового агента, его ИНН и КПП. При оформлении расчета за ОП – указывайте КПП обособленного подразделения.
Дополнительно на первом листе заполняется номер корректировки (для первичного отчета указывается «0–»), отчетный период (код годового периода –34), календарный год (2022), а также – код налогового органа, в который предоставляется отчет (он состоит за четырех цифр: первые две – код региона, оставшиеся – код ИФНС).
Отчет, который формируется при реорганизации и ликвидации компании, заполняется типовым образом, по общим правилам. Единственное исключение из этого алгоритма – на титульном листе в обязательном порядке необходимо заполнить специализированные поля, в которых указываются форма реорганизации и реквизиты новой компании. Эти поля необходимо заполнять как при реорганизации компании целиком, так и отдельных обособленных подразделений.
Как заполнить Раздел 1
В этой части отчета заполняется информация об НДФЛ, удержанном налоговым агентом за последние три месяца отчетного периода. Для итогового расчета за 2022 год заполняйте сведения за октябрь, ноябрь и декабрь. Дополнительно в этом разделе указываются данные о налоге, возвращенном за указанный период. Сведения по налогу детализируются в разрезе КБК и по крайним срокам уплаты его в бюджет.
Необходимо упорядочить удержанный налог по дате уплаты в бюджет. В поле 021 следует записать дату перечисления НДФЛ, а в поле 022 – удержанную в этот день сумму. Дата должна соответствовать требованиям налогового законодательства: как правило, это день после получения дохода (с учетом переноса на выходные, праздничные и нерабочие дни).
По строке 020 введите сумму удержанных налогов за период в три месяца. Она должна соответствовать значению, вычисленному из всех сумм, записанных в строках 022.
Поля 030–032 заполняются данными о том, какая сумма налога была возвращена физическому лицу. Необходимо указать дату, когда был осуществлен перевод денежных средств сотруднику (строка 031), и какая сумма была перечислена (строка 032). Кроме того, укажите общую сумму НДФЛ, которая была возвращена за последний квартал.
Как заполнить Раздел 2
Этот раздел расчета предназначен для подсчета общего дохода, начисленных и удержанных налогов. Как и в предыдущей части, данные формируются нарастающим итогом. Для каждой налоговой ставки и КБК должен быть заполнен отдельный раздел 2. В случаях, когда НДФЛ со всего дохода исчисляется по ставке 13% (независимо от критерия расчета) и направляется на один КБК, такой доход должен быть заполнен на одной странице раздела 2.
В поле 110 следует отразить общую сумму дохода, выплаченную физлицам, без учета вычетов. Из общей суммы доходов, указанных по строке 110, необходимо выделить дивиденды, выданные работнику (строка 111), заработную плату, премии и другие выплаты (строка 112), поступления по ГПХ-контрактам (строка 113), выплаты высококвалифицированному персоналу (строка 115).
В поле 120 вводится общее количество лиц, получивших налогооблагаемый доход в соответствующем диапазоне ставок в течение отчетного периода. Количество квалифицированного персонала указывается в поле 121. В случаях, когда работник уволился, а затем был вновь принят на работу, это должно быть отражено только один раз.
Строка 130 используется для выражения совокупного вычета по каждому сотруднику. В эту сумму входят все вычеты, которые уменьшают зарплату сотрудника при расчете суммы налога на доходы физических лиц (стандартные, имущественные и прочие). Кроме того, в этой строке указываются суммы, которые уменьшают налоговую базу (если доход освобожден от налогообложения в пределах 4 000 рублей).
Сумма налога, зафиксированная в поле 140, отражает размер налога исходя из ставки, указанной в поле 100, нарастающим итогом с начала года. Этот показатель можно определить путем суммирования всех величин НДФЛ, начисленных на доходы всех сотрудников. Поле 141 должно включать любой НДФЛ, начисленный на дивиденды, выплаченные работникам с 1 января, а поле 142 должно показывать любой НДФЛ, причитающийся с доходов высококвалифицированных работников.
Ответственность
Несоблюдение сроков представления расчета или допущение ошибок при его заполнении влечет за собой финансовые санкции.
За непредставление в срок будет применен штраф в размере 1 000 рублей за каждый месяц. Этот период будет определяться со дня, когда отчет должен был быть представлен, до дня его фактической сдачи в Федеральную налоговую службу.
Если установленный законом срок подачи отчета закончился, инспекторы могут запретить совершать операции по расчетному счету организации. Вследствие невыполнения требований компания может столкнуться с дальнейшими санкциями.
При выявлении ошибок в 6-НДФЛ взимается штраф в размере 500 рублей. Этот штраф относится ко всему расчетному документу, а не к каждому отдельному неверному пункту. Однако если ошибки будут исправлены до того, как инспектор их обнаружит, то никакой ответственности нести не придется.
Если организация выполнит все требования по доначислению НДФЛ и штрафов до подачи уточненного расчета 6-НДФЛ, штраф не будет начислен. Очень важно сделать это до того, как инспекция составит отчет по камеральной проверке. Инспекторы могут взыскать штраф за любые ошибки в расчете 6-НДФЛ. Это может быть завышение или занижение дохода, неправильная дата в поле 021 и другие ошибки.
Цифровая обработка документов от компании Делис Архив – электронный архив, с помощью которого можно существенно сократить время на поиск документов и затраты на их хранение.
Оцифровка документации позволяет отказаться от бумажных оригиналов и предотвратить возможные потери документов (например, от пожаров и других форс-мажоров).
Современный архив бухгалтерии
Безопасный документооборот, хранение, архивная обработка, уничтожение документов.
Оставьте заявку, чтобы получить консультацию.
Реклама: ООО «ДЕЛИС АРХИВ», ИНН: 7718709131
Начать дискуссию