Ситуация стандартная: достаточно подготовить ответ и направить его инспектору. Сложность только одна — сделать это нужно максимально быстро, иначе ждут штрафы и риск попасть в план выездных проверок.
Расскажем, как электронная архивация документов способна облегчить задачу бухгалтеру.
Как составить ответ на требование ФНС: сроки и формат
Налоговики обычно просят что-то доплатить в бюджет, предоставить пояснения и документы.
Момент, когда письменное требование считается полученным, определяется по-разному и зависит от способа вручения сообщения адресату (п.1 ст. 93, п. 4 ст. 31 НК).
Способ отправки | Момент, с которого отсчитывается срок для ответа |
по почте России заказным письмом | шестой день с даты отправки |
через кабинет налогоплательщика | следующий рабочий день после размещения |
по ТКС через оператора ЭДО | Дата, указанная в квитанции о приеме сообщения (письмо ФНС от 05.10.2020 № СД-4-2/16167@). При этом у получателя есть профит по срокам — 6 рабочих дней даны для подготовки этой самой квитанции. |
при личном вручении под роспись | дата получения письма в руки директором или его представителем |
через МФЦ | следующий рабочий день после получения в МФЦ |
Срок ответа на требование обычно составляет 5 или 10 рабочих дней (см. ст. 88, 93 и 93.1 НК). Внимательно изучите сообщение инспектора, в тексте ФНС обязательно указывает конкретный период времени для представления документов или пояснений.
Если бухгалтерия не укладывается в назначенную дату, можно ходатайствовать об отсрочке. Уважительной причиной служит, например, длительный больничный или командировка руководителя, большой объем документации, который технически невозможно подготовить в короткие сроки.
Наличие электронного архива бухгалтерской документации значительно упрощает эту задачу, любой документ всегда под рукой — заранее отсканирован и обработан.
«Вытащить» и переслать его налоговикам можно в пару кликов, даже без особого отрыва от основной работы.
Плюс: не придется писать ходатайств о продлении срока, переживать об угрозе штрафных санкций, ведь удовлетворение ходатайств — это право, а не обязанность ФНС.
Архивную обработку и систематизированное хранение документов в электронном виде обеспечивает Делис Архив. Среди клиентов сервиса: Почта России, НПФ «Лукойл-Гарант», банки, крупнейшие российские заводы и страховые компании.
Подписывайтесь на канал «Бумажный мир Делис Архив»
Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты. Без спама, рекламы или ложной информации
Как правильно отвечать налоговой
Если ФНС требует дать пояснения, отвечать необходимо письменно.
Унифицированный формат утвержден только для ответа в рамках камеральной проверки декларации по НДС, в остальных случаях сообщение составляется в свободной форме.
Пояснения могут быть переданы в налоговую лично, по почте или ТКС. Важно зафиксировать момент предоставления документа: квитанция оператора ЭДО или штамп инспектора будут служить доказательством соблюдения компанией сроков.
На требование предоставить документы налогоплательщику необходимо изготовить копии бумажных оригиналов и заверить их постранично подписью руководителя или уполномоченного представителя, печатью организации, штампом «копия верна».
Многостраничные документы прошиваются и скрепляются еще раз подписью и печатью в месте сшивки (см. приложение 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@).
Однако отметим, что сегодня налогоплательщики уже крайне редко взаимодействуют с инспекцией лично или посредством отправки писем по Почте России. Все общение с госорганами перешло в цифровой формат, это значительно удобнее и быстрее для всех участников.
Если ответ на требование ФНС отправляется через ЭДО, к письму можно прикрепить любые электронные документы — скан-копии или составленные в электронном виде изначально, если они заверены электронной подписью.
Как электронный архив поможет оперативно ответить на требование ФНС
Электронный архив предприятия – это организованная в облачном сервисе или программе ЭДО система хранения документов: первичных, бухгалтерских, кадровых, финансовых, юридических, технических и т. д.
Такое хранилище выполняет функцию не только надежного, конфиденциального сбережения данных, но и позволяет удобно и быстро ее находить, обрабатывать, и в целом, автоматизирует бизнес-процессы компании.
Для ответа на требования налоговиков, передачи им пояснений и дополнительных документов компания строго ограничена во времени. В общем случае есть только 5-10 рабочих дней для того, чтобы отработать полностью весь запрос: найти нужные оригиналы, снять копии, сделать скан, подписать документы. При этом объемы зачастую являются внушительными даже для крупного отдела бухгалтерии.
Упростить задачу, сократить время и ресурсы, затрачиваемые налогоплательщиком для ответа на требования ФНС, может электронный архив.
Это своего рода цифровая «библиотека» всей бухгалтерской документации компании. К информации сохраняется удаленный оперативный доступ, и при необходимости ее можно легко выгрузить и переслать налоговикам.
В случае же изъятия подлинников, останется возможность пользоваться электронными копиями, что позволит поддерживать коммерческую деятельность без простоя.
Услуги электронной архивации бухгалтерских документов оказывает Делис Архив. Сервис аккумулирует бумажные акты от контрагентов, самостоятельно оценивает полноту и качество их оформления, проверяет реквизиты, сканирует и загружает четкие копии в электронный архив.
Поиск по реквизитам занимает не больше 1 минуты, а запрос налоговой инспекции можно исполнить всего в несколько кликов.
Бесплатная памятка: «Как бухгалтеру правильно хранить документы»
Узнайте, какие документы можно переводить в электронный формат
Получите полезную памятку по срокам хранения бухгалтерских и кадровых документов
Заполните форму ниже — направим памятку вам на почту:
Реклама: ООО «ДЕЛИС АРХИВ», ИНН: 7718709131, erid: LjN8KUYyC
Начать дискуссию