Как составить акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Пошаговая инструкция

Порядок уничтожения документов

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения — это важный этап работы архива организации, который строго регламентирован законом. Нарушение этого процесса, ошибки и неточности приведут к последствиям в виде штрафов и даже уголовной ответственности.

Время хранения и уничтожения документов компании регламентировано:

• приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;

• законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Минимальный срок хранения налоговой и первичной бухгалтерской документации составляет 5 лет.

Существует общий алгоритм по уничтожению документов с истекшим сроком хранения. Порядок включает несколько этапов в рамках которых нужно:

• Создать экспертную комиссию, состав которой утверждает руководитель. 

• Отобрать документы для утилизации и провести их экспертную оценку. Подготовить акт о выделении к уничтожению документов. 

• Рассмотреть акт и сформировать протокол заседания комиссии.

• Провести утилизацию документов.

• Составить акт, в котором зафиксировать факт физического уничтожения документов. 

Утилизацию документов с истекшим сроком хранения можно оформить и одним актом. Но такой порядок необходимо закрепить в локально-нормативных актах компании.

Как составить акт на уничтожение документов

До того как произойдет утилизация документов, составляется акт о выделении к уничтожению документов. По факту ликвидации документов формируется второй акт.

Можно воспользоваться формой акта, которая утверждена приказом Минкультуры от 07.09.2015 № 526, или разработать форму самостоятельно. Но оба акта должны содержать необходимые реквизиты.

Акт о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения

Главный принцип, на который нужно ориентироваться при составлении акта — внесение только достоверных сведений, отсутствие ошибок и помарок.

Подписывайтесь на канал «Бумажный мир Делис Архив»

Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты. Без спама, рекламы или ложной информации

Подписаться

Поэтому при составлении акта нужно придерживаться таких правил:

• В верхней части документа нужно указать организационную форму и название компании. Здесь же указывается дата и город составления.

• Обязательно пропишите ФИО руководителя компании, который утверждает акт.

• В качестве названия документа укажите «Акт о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения».

• Далее укажите основание для проведения ликвидации документов — перечень типовых управленческих документов, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

• Подробно пропишите сведения о документах, которые подлежат уничтожению. Эти данные удобнее представить в таблице. Здесь указывается:

  • заголовок дела и типы документов, которые включаются в эту группу;

  • годы оформления документов;

  • количество дел;

  • в графе «Примечание» можно указать причину ликвидации документов — «Окончание срока хранения».

• Ниже табличной части укажите общее количество документов, которые отобрали к уничтожению: сначала пропишите количество цифрами, а потом прописью. Укажите, за какие годы уничтожаете документы.

• Перечислите состав экспертной комиссии, с указанием ФИО и должности каждого сотрудника. В этой части документа все члены комиссии проставят подписи.

Пример Акта о выделении на уничтожение документов с истекшим сроком хранения:

Акт о фактическом уничтожении документов с истекшим сроком хранения

Этот документ фиксирует сам факт ликвидации документов с истекшим сроком хранения. За основу можно взять форму предыдущего акта и дополнить его информацией:

• Укажите общий перечень уничтоженных документов.

• Пропишите общее количество ликвидированных документов: цифрами и прописью.

• Пропишите способ, с помощью которого ликвидировали документы. Вариантов может быть несколько — применение шредера, сжигание документов, договор со сторонней организацией.

Пример Акта о фактическом уничтожении документов с истекшим сроком хранения:

Как оформить акт при уничтожении документов специализированной компанией

Если утилизация документов происходит силами специальной организации, укажите в акте реквизиты документов об оказании услуг.

Специалисты компании помогут:

1. Выбрать оптимальное решение для организации процесса ликвидации документов.

2. Отобрать подлежащие уничтожению документы с истекшим сроком хранения.

3. Подготовить акт о выделении дел на уничтожение с истекшим сроком хранения.

4. Организовать погрузку, разгрузку и транспортировку документов до цеха уничтожения или ликвидировать документы в офисе заказчика. Участие заказчика будет минимальным — нужно только предоставить доступ в архив.

5. Провести ликвидацию документов в соответствии с требованиями нормативных актов.

6. Обеспечить соблюдение требований законодательства по экологии.

7. Подготовить все подтверждающие документы.

Ликвидация документов с Делис Архив — это четко организованный процесс с соблюдением всех требований по конфиденциальности и безопасности. 

Специалисты Делис Архив выберут к уничтожению только те документы, срок хранения которых истек в соответствии с законом. И проверяющие органы не смогут обвинить компанию в преждевременном уничтожении документов, за которую руководителю грозит штраф — 3000 руб. При повторном нарушении штраф увеличивается.

А если преждевременно уничтожить налоговую или бухгалтерскую документацию, то последует штраф на должностное лицо по ст. 15.11 КоАП:

• 5 000 — 10 000 руб. — за первое нарушение;

• 10 000 — 20 000 руб. или дисквалификация до двух лет, если нарушения повторятся.

Делис Архив обеспечит выгодное и надежное уничтожение любых объемов юридически значимых документов компании. Оставьте заявку на уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

Бесплатная памятка: «Как бухгалтеру правильно хранить документы»

Узнайте, какие документы можно переводить в электронный формат

Получите полезную памятку по срокам хранения бухгалтерских и кадровых документов

Заполните форму ниже — направим памятку вам на почту:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Получить бесплатно

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «ДЕЛИС АРХИВ», ИНН: 7718709131, erid: LjN8KMsKL