Делис Архив
Уничтожение документов

Как составить акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Пошаговая инструкция

Документы компании с истекшим сроком хранения нельзя просто взять и выкинуть. Есть определенный порядок ликвидации документов, и для его соблюдения необходимо составить акт об уничтожении. Расскажем, как это сделать.
Как составить акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Пошаговая инструкция
Иллюстрация: freepik/freepik

Порядок уничтожения документов

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения — это важный этап работы архива организации, который строго регламентирован законом. Нарушение этого процесса, ошибки и неточности приведут к последствиям в виде штрафов и даже уголовной ответственности.

Прежде чем перейти к уничтожению документов, сначала необходимо сверить фактические сроки хранения документов бухгалтерской и хозяйственной деятельности компании с периодами, которые установил закон. 

Время хранения и уничтожения документов компании регламентировано:

Порядок уничтожения бухгалтерских документов имеет свои особенности и прописан в законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также налоговым кодексом.

Минимальный срок хранения налоговой и первичной бухгалтерской документации составляет 5 лет.

Существует общий алгоритм по уничтожению документов с истекшим сроком хранения. Порядок включает несколько этапов в рамках которых нужно:

  • Создать экспертную комиссию, состав которой утверждает руководитель. 

  • Отобрать документы для утилизации и провести их экспертную оценку. Подготовить акт о выделении к уничтожению документов. 

  • Рассмотреть акт и сформировать протокол заседания комиссии.

  • Провести утилизацию документов.

  • Составить акт, в котором зафиксировать факт физического уничтожения документов. 

Утилизацию документов с истекшим сроком хранения можно оформить и одним актом. Но такой порядок необходимо закрепить в локально-нормативных актах компании.

Предлагаем вам услуги по архивной обработке документов и хранение документов вне офиса. Освободите офисные площади, храните документы вне офиса и получайте полный доступ к документам через электронный архив компании. Экономьте на арендных площадях и времени на поиски. Конфиденциально качественно, без рисков с и полным удаленным доступом к архиву организации.

Как составить акт на уничтожение документов

До того как произойдет утилизация документов, составляется акт о выделении к уничтожению документов. По факту ликвидации документов формируется второй акт.

Таким образом утилизация документов с истекшим сроком хранения требует составления двух актов.

Можно воспользоваться формой акта, которая утверждена приказом Минкультуры от 07.09.2015 № 526, или разработать форму самостоятельно. Но оба акта должны содержать необходимые реквизиты.

Акт о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения

Главный принцип, на который нужно ориентироваться при составлении акта — внесение только достоверных сведений, отсутствие ошибок и помарок.

Если документ составлен неправильно, то проверяющие могут признать его недействительным. А это значит, что ликвидация документов прошла без оформления. 

Подписывайтесь на канал «Бумажный мир Делис Архив»

Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты. Без спама, рекламы или ложной информации

Поэтому при составлении акта нужно придерживаться таких правил:

  • В верхней части документа нужно указать организационную форму и название компании. Здесь же указывается дата и город составления.

  • Обязательно пропишите ФИО руководителя компании, который утверждает акт.

  • В качестве названия документа укажите «Акт о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения».

  • Далее укажите основание для проведения ликвидации документов — перечень типовых управленческих документов, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

  • Подробно пропишите сведения о документах, которые подлежат уничтожению. Эти данные удобнее представить в таблице. Здесь указывается:

    • заголовок дела и типы документов, которые включаются в эту группу;

    • годы оформления документов;

    • количество дел;

    • в графе «Примечание» можно указать причину ликвидации документов — «Окончание срока хранения».

  • Ниже табличной части укажите общее количество документов, которые отобрали к уничтожению: сначала пропишите количество цифрами, а потом прописью. Укажите, за какие годы уничтожаете документы.

  • Перечислите состав экспертной комиссии, с указанием ФИО и должности каждого сотрудника. В этой части документа все члены комиссии проставят подписи.

Пример Акта о выделении на уничтожение документов с истекшим сроком хранения:

Архивная обработка документов и хранение документов вне офиса. Экономим ваши средства, гарантируем безопасность, собственная логистика, архивные хранилища класса А+, доступ к документам 24/7 посредством электронного архива.

Акт о фактическом уничтожении документов с истекшим сроком хранения

Этот документ фиксирует сам факт ликвидации документов с истекшим сроком хранения. За основу можно взять форму предыдущего акта и дополнить его информацией:

  • Укажите общий перечень уничтоженных документов.

  • Пропишите общее количество ликвидированных документов: цифрами и прописью.

  • Пропишите способ, с помощью которого ликвидировали документы. Вариантов может быть несколько — применение шредера, сжигание документов, договор со сторонней организацией.

Пример Акта о фактическом уничтожении документов с истекшим сроком хранения:

Как оформить акт при уничтожении документов специализированной компанией

Если утилизация документов происходит силами специальной организации, укажите в акте реквизиты документов об оказании услуг.

Доверьте уничтожение документов Делис Архив — это выгодный и быстрый способ освободить архив от документов с истекшим сроком хранения.

Специалисты компании помогут:

  1. Выбрать оптимальное решение для организации процесса ликвидации документов.

  2. Отобрать подлежащие уничтожению документы с истекшим сроком хранения.

  3. Подготовить акт о выделении дел на уничтожение с истекшим сроком хранения.

  4. Организовать погрузку, разгрузку и транспортировку документов до цеха уничтожения или ликвидировать документы в офисе заказчика. Участие заказчика будет минимальным — нужно только предоставить доступ в архив.

  5. Провести ликвидацию документов в соответствии с требованиями нормативных актов.

  6. Обеспечить соблюдение требований законодательства по экологии.

  7. Подготовить все подтверждающие документы.

Ликвидация документов с Делис Архив — это четко организованный процесс с соблюдением всех требований по конфиденциальности и безопасности. 

Специалисты Делис Архив выберут к уничтожению только те документы, срок хранения которых истек в соответствии с законом. И проверяющие органы не смогут обвинить компанию в преждевременном уничтожении документов, за которую руководителю грозит штраф — 3000 руб. При повторном нарушении штраф увеличивается.

А если преждевременно уничтожить налоговую или бухгалтерскую документацию, то последует штраф на должностное лицо по ст. 15.11 КоАП:

  • 5 000 — 10 000 руб. — за первое нарушение;

  • 10 000 — 20 000 руб. или дисквалификация до двух лет, если нарушения повторятся.

Делис Архив обеспечит выгодное и надежное уничтожение любых объемов юридически значимых документов компании. Оставьте заявку на уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

Бесплатная памятка: «Как бухгалтеру правильно хранить документы»

Узнайте, какие документы можно переводить в электронный формат

Получите полезную памятку по срокам хранения бухгалтерских и кадровых документов

Заполните форму ниже — направим памятку вам на почту:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «ДЕЛИС АРХИВ», ИНН: 7718709131, erid: LjN8KMsKL

Начать дискуссию