В нашем блоге на Клерке мы уже рассказывали про изменения документов, связанных новым этапом внедрения онлайн-касс. Тогда мы затронули вопросы о подтверждении расходов и оформлении новых БСО. См. «Как с 1 июля 2019 года оформлять бланки строгой отчетности».
Сегодня рассмотрим связанный вопрос – как подтверждать расходы на проезд в командировке с 01.07.2019?
Главный вопрос из бухгалтерии
Вопросы поступают от бухгалтеров: как с 1 июля 2019 года подтверждать расходы на проезд, если работник едет в командировку. Прежде можно было приложить к авансовому отчету маршрут/квитанции электронного авиабилета и контрольные купоны железнодорожного билета. Этого было достаточно (п. 2 приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134, п. 2 приложения к приказу Минтранса от 21.08.2012 № 322).
Теперь есть сомнения:
- подойдут ли эти документы после 1 июля 2019 года?;
- придерется ли к ним налоговая?;
- какой комплект документов теперь считается «правильным»?.
Приведем наши комментарии на этот счет.
Как с 1 июля подтверждать проезд на Ж/Д транспорте
Если работник покупает ж/д билеты через Интернет, то ему высылается электронный билет, а также кассовый чек на e-mail. Также эти документы появляются в личном кабинете на сайте rzd.ru. Эти документы работнику следует распечатать и передать в бухгалтерию (приложить к авансовому отчету).
Если же работник купил билеты непосредственно в ж/д кассе, то ему нужно получить:
- либо кассовый чек вместе с билетом;
- либо билет, в котором в числе прочих реквизитов должен быть QR-код.
Выдают ли уже такие документы в кассах? Мы обратились в официальную группу РЖД в Фейсбуке. Там в режиме чата ответили – да, выдают. Раз так, то этих документов для бухгалтерии достаточно.
Обобщим вывод о подтверждении Ж/Д проезда в таблице (с учетом того, что с 1 июля 2019 года также есть новые требования к реквизитам чеков от ККТ).
Самолет, такси, каршеринг с 1 июля
Аналогичные вопросы могут возникать в связи с подтверждением авиаперелета, такси или каршерингом. Мы подготовили небольшую таблицу, которая поможет разобраться с тем, какие документы нужны для бухгалтерии в качестве приложения в авансовому отчету.
Поддержите нас - подпишитесь на наш блог на Клерке :) И заходите на наш сайт!
Комментарии
27Такси и онлайн чеки это смешно, все что за территорией города нет чеков и уж тем более онлайн! Что в этом случае делать, не пешком же ходить командировочному по просторам нашей Родины
Квитанция это тоже "экзотика"?)
да "за территорией города" вообще жизни то нет ))
Я не устаю удивляться: почему контроль за исполнением обязанности по применению ККТ возлагается на МОЛ и командированных сотрудников? А если нет там кассы, билет дали без чека, что - не брать в расходы? Или перед покупкой спрашивать, применяете ли вы ККТ? Это же бред и абсурд! Расход возникает вне связи с применением ККТ. Принимать нужно ЛЮБЫЕ подтверждающие документы.
Вообще мы с Вами согласны! Сотрудник не может "влиять" на строннних продавцов и выдавать "за них" правильные документы. Большая проблема в том, что потом при проверках это мало кого будет волновать. Мы считаем, что это действительно проблема.
Есть вариант "промежуточный" - принять авансовый отчёт как основание для списания выданных сотруднику средств, но не принимать спорные позиции в качестве расходов в целях налогообложения. Ну если Вы хотите, чтобы всё было "комар-носа-не-подточит". Хотя такого уровня всё равно не добиться никогда, вспомните, например, как правильно приходовать и списывать канцелярку :D
В утешение могу сказать - думаете, какой-нибудь проверяльщик будет копаться в этих копеечных бумажонках, мятых-расправленных-уроненных в грязь и т.п.?? правильный ответ - нет, не будет :) пару лет назад проверяли одних моих упрощёнщиков. Мы, как порядочные, притараканили в налоговую несколько коробок с документами - думаете, их кто-нибудь читал?? (точно знаю, что нет, я волосок положила :D) Открыли одну коробку с самого верха, нашли, что некая крупная оптовая фирма, поставляя продукцию за нал, имеет с проверяемыми только "рамочный" договор, заключаемый 1 раз в год, а объём покупок у них был порядка 900 тыр за год. Других поставщиков смотреть не стали :) хотя по ним та же самая картина :))) не получится у небольшого покупателя выкручивать руки гиганту и требовать договор на каждую покупку на 10-20 тыр :))) Вызвали директора, сказали "ну сам пойми - у нас план". влепили штраф 50 тыр и отпустили с миром :)))))
Кстати, самое-то интересное, что как раз та фирма, "из-за" которой моих клиентов штрафанули, вошла в положение, и теперь они ВСЕМ покупателям за нал вместе с КАЖДОЙ УПД привозят листочек с надписью "договор", - не придерёшься. Ну правильно, если бы налоговая не план выполняла, а в самом деле задалась бы целью кого-нибудь по-крупному выпотрошить, - то она бы и до этих поставщиков добралась, они же формально тоже нарушали. Мало того, они были готовы нам дать эти листочки "договоры" задним числом! Мы с директором посоветовались и решили - не надо лишней работы, 50 тыр не такая большая плата за спокойствие в течение нескольких последующих лет :) А вот некоторых других поставщиков пришлось сменить - мы всем разослали письма с описанием этой ситуации и даже с подготовленным листочком "договора", кто-то пошёл навстречу..... а кто-то, как я и писала, - нет :(
Где ж вы таких "крупных" поставщиков берете? Нормальные крупные оптовики всегда выдают разовый договор уже лет -дцать как.
Крупные - ну относительно крупные, в своём сегменте рынка. Например, фирма, про которую я писала, - около 500 сотрудников, 4 с лишним млрд в год выручки - не Газпром, конечно, но и средняя сумма покупки не настолько велика :) Но вот как-то они не сталкивались с такой ситуацией, видимо.
Потому что расходы должны быть документально подтверждены. А что есть документ, написано в законе о бух учёте.
Но Вы согласны с тем, что работник не всегда может влиять на "правильность" документов?
В большинстве случаев работники "стесняются" попросить документы, а что, не свои же деньги тратят. Я не беру в расчёт такие случаи, где безлюдная местность и т.п.
Вполне логично, так как нарушают те, кто чеки ККТ не выдает. Новый Закон о ККТ вроде говорит об обязанности выдавать чеки ККТ при любом телодвижении, а не о запрете принимать в расходы документы, подтверждающие расход, но не сдобренные чеком ККТ. Или я упустила этот момент и есть нормативный документ, не позволяющий включать в расходы доки без ККТ?