Период пандемии и массовой удаленки показал, что самое время наладить электронный документооборот с контрагентами. Лишь малая часть бухгалтеров не имели проблем с первичкой от контрагентов в 2020 году. На примере бухгалтерской программы БухСофт, мы решили пошагово показать положительные стороны ЭДО с контрагентом и как его наладить в организации.
Электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами — это современная удобная альтернатива обычным бумажным документам, которые используются для любого вида бизнес-деятельности.
Безусловные плюсы перехода на ЭДО:
- Обмен документами и отслеживание статуса подписания документов контрагентами в режиме реального времени, без затрат на канцелярию и логистику.
- Документы хранятся в программе, а значит нет затрат на содержание архива, экономия пространства, защита от утери или порчи.
- Доступ к документам везде, где есть интернет.
- Передача электронных документов в налоговые органы при сдаче отчетности и ответов на требования.
- Быстрее можно найти документ в архиве.
- Своевременный и оперативный обмен документами с контрагентами.
Кстати! для пользователей бухгалтерской программы БухСофт и сервиса БухСофт Отчетность ЭДО уже подключено и входит в любой тариф программы БухСофт.
При этом, все входящие для клиентов бесплатно. Для тарифа Комфорт — 1 000 исходящих документов идет в подарок. А в тарифе Старт исходящие стоят всего 2 рубля за документ. Это самая низкая стоимость на рынке.
Почему стоит выбрать БухСофт?
В бухгалтерской программе БухСофт есть ряд преимуществ. В тарифе Комфорт клиенты сразу получают доступ к дополнительным премиум-опциям:
- Помощь экспертов по бухгалтерским, кадровым и юридическим вопросам.
- Усиленная ЭЦП, которая позволяет отправлять ЭДО и отчеты во все инспекции и фонды.
- ЭДО - входящие бесплатно, исходящие - 1000 документов в подарок.
- Справочная база: нормативка, формы документов и разъяснения.
- Интеграция со Сбером.
- Все блоки программы: бухгалтерия, зарплата и кадры, отчетность
До того, как оплатить программу — можно заказать бесплатный доступ к программе. Персональный менеджер покажет весь функционал.
После оплаты код доступа к программе БухСофт приходит на следующий день. С настройкой и переносом данных помогает эксперт программы.
Как наладить электронный документооборот?
В бухгалтерской программе БухСофт наладить документооборот просто. Усиленная ЭЦП позволяет обмениваться электронными документами всем клиентам БухСофт. Если ваши контрагенты уже используют ЭДО, для этого достаточно добавить ИНН контрагента и программа покажет, с какими спецоператорами он работает и предложит пригласить его к обмену документами.
Если у вас, и вашего контрагента разные спецоператоры, обмен приглашениями может занять некоторое время, чтобы установить роуминг между компаниями. В программе БухСофт есть удобная функция —автоматический прием приглашений, который позволяет сэкономить время и не отслеживать, когда придет приглашение.
Когда приглашение принято, можно начинать обмениваться документами с контрагентом.
Обмен документами в БухСофт
Организация формирует файл, заверенный электронной подписью, и отправляет его через оператора. Оператор проверяет электронную подпись и формат документа. Если документ требует двусторонней подписи, получатель визирует его своей электронной подписью. Когда контрагент подпишет документ и вернет его, программа проставит отметку об этом.
В БухСофт используются зеленые и красные цвета. Зеленый покажет, что контрагент подписал документ, а красный — отказался от подписи (см. рисунок ниже). Созвонитесь с покупателем, урегулируйте разногласия и заново выставите документ. Когда документы подпишут обе стороны, в него невозможно внести изменения.
Все документы и приглашения объединены в единый список, а чтобы не потеряться в большом перечне сообщений - воспользуйтесь удобными фильтрами и поиском.
Подключайтесь к ЭДО, это выгодно, безопасно и современно, а с БухСофт еще и удобно.
Удобный учет для малого бизнеса
Сдача отчетности, ЭДО с контрагентами, экспертная поддержка
Автоматизируйте с умом!
Начать дискуссию