Прогресс шагает семимильными шагами. А бизнес, как отъявленный пенсионер-консерватор, все не готов сдавать позиции. Бережно прижимая к груди пудовые папки и глотая пыль в заваленных бумагами офисах, суровые российские предприниматели пытаются выжить в новом цифровом мире.
Развеем предрассудки и расскажем, почему ЭДО — это полезно, экономично, эффективно, а по ряду причин — еще и жизненно необходимо.
Миф № 1. Бумага надежнее: вот подпись, вот печать
Да, бумажный документ привычнее, но он требует всесторонней проверки. Вдруг недобросовестные клиенты подменили листы, подчистили пару цифр. А проверка многостраничного контракта, который сбросили клиенту файлом, а получили распечатанным и подписанным по почте? Это же придется каждую запятую проверять. Кроме того обычную печать просто подделать, а подпись — и подавно.
Документ, подписанный электронной подписью изменить невозможно. Любая попытка замены приведет к тому, что файл документа не будет соответствовать файлу подписи.
Например: компания подписала договор ЭЦП со своей стороны и отправила его партнеру. А тот решил подправить невыгодные для себя условия. Внес изменения, сохранил, подписал и отправил обратно. Но в результате неправомерных действий изначальная подпись отправителя «сломалась», то есть перестала соответствовать документу, ведь он стал другим.
Реальность: ЭДО сводит к нулю риск подделки документов.
Миф № 2. Бумаги всегда под рукой, а в этих базах — черт ногу сломит, вдруг что-то пропадет
Бумажные документы часто теряются. Подшили не в ту папку, положили не на ту полку, завалили на столе свежей стопкой текучки, оставили в такси — ситуаций множество, и все они до боли знакомы каждому специалисту по «бумажкам».
А если нагрянула проверка, или требование из налоговой о документах по сделкам пришло? Сколько бумаг нужно собрать, отсканировать, заархивировать. Аврал на предприятии обеспечен. Объемы документации даже на малом предприятии часто таковы, что для бумаг отдельный офис нужен. Ну а если случился форс-мажор: залив, пожар — тут уж все пропало, так пропало.
С ЭДО утеря документов исключена. Все входящие и исходящие автоматически сохраняются на серверах оператора. Данные четко структурированы. Это позволяет легко найти и посмотреть любые сведения.
Цифровой архив можно хранить на удаленном сервере или в облаке. Экономия пространства налицо. И никакие чрезвычайные обстоятельства не станут для бизнеса помехой или катастрофой.
Реальность: ЭДО обеспечивает надежность хранения, снижает человеческий фактор, ускоряет работу и освобождает производственные площади.
Миф № 3. Бумаги никто посторонний не увидит, а электронные данные своруют и продадут на сторону
Зачастую любой посетитель офиса может наблюдать хаотичные стопки бумаг, разбросанных по рабочим столам. Какая уж тут секретность. А кража клиентской базы при увольнении работников — головная боль любого бизнеса.
Тем не менее, владельцы предприятий считают, что стоит подключить ЭДО и информация о жизнедеятельности бизнеса разлетится по всему интернету. Конечно, это не так.
Все операторы работают по защищенным протоколам. Попасть в систему клиент может либо по логину и паролю, либо по сертификату ЭЦП. Пароли клиентов операторы хранят в защищенном хранилище, а ключи сертификатов есть только у самих клиентов. За сохранность данных по закону отвечают операторы. Поэтому, если сам пользователь не кому не передаст данные для доступа в систему — его документы надежно защищены.
Реальность: ЭДО надежно защищает бизнес от кражи данных.
Миф № 4. Настроить ЭДО с контрагентами нереально, все через разные конторы работают
Каждый пользователь выбирает оператора исходя из собственных предпочтений. И у разных компаний и партнеры по ЭДО могут быть разными. Что ж теперь, заставлять партнера менять оператора или похоронить идею ЭДО на корню?
Конечно, нет. На помощь приходит роуминг. Сегодня многие операторы уже спокойно взаимодействуют между собой и их количество постоянно растет.
ЭДО БухСофт позволяет легко настроить обмен документами с контрагентами через разных операторов. Пользователь видит, с каким оператором работает его контрагент и может направить ему приглашение к обмену документами в пару кликов.
Реальность: обмен документами через разных операторов — уже не проблема.
Миф № 5. С ума сошли, это ж дорого, а у нас и так бизнес на ладан дышит!
Прикинем, какие затраты несет компания с бумажным документооборотом:
- бумага, папки, оснастки для печатей и прочая канцелярия;
- расходные материалы: картриджи, тонеры, краски;
- ремонт и обслуживание печатающей техники;
- содержание помещений для хранения документации;
- почтовая отправка корреспонденции или услуги курьеров;
- затраты времени персонала на работу с бумагами: распечатка, согласование, подшивка и т. д.
На изготовление, подписание и передачу одного бумажного комплекта документов среднее предприятие тратит 200 — 300 рублей. А сколько таких комплектов набегает за год? Поверьте, сумма выйдет немалая.
Электронный документооборот обходится на несколько порядков дешевле.
Например: Тариф Комфорт от компании БухСофт обойдется всего в 9 937 рублей в год. Причем в тариф входит не только ЭДО, но еще и отчетность в госорганы, проверка контрагентов, электронные трудовые книжки, анализ риска проверок и блокировки счета. А на тарифе Старт отправка одного документа через ЭДО стоит всего 2 рубля — это самая низкая цена на рынке.
Реальность: ЭДО существенно снижает затраты бизнеса.
Когда без ЭДО не обойтись?
Для многих бизнесов уже сегодня ЭДО — это насущная необходимость. Так когда без него не обойтись?
1.Сдача отчетности в госорганы.
С текущего года ФНС не принимает бухгалтерскую отчетность на бумаге. И все действующие ООО уже подключили электронную отчетность. А декларации по НДС уже много лет сдают исключительно электронным способом. Плюс многие отчеты запрещено сдавать на бумаге, если количество персонала превышает определенное количество человек.
Например: если численность работников превышает 10 человек — форму 6-НДФЛ можно сдать только электронно.
Поэтому создавая новое ООО, нужно сразу продумать и выбрать подходящего оператора. Также следует поступить и будущему ИП, который планирует работать на общем режиме или планирует принять на работу больше 10 человек.
В компании БухСофт каждый клиент может получить помощь специалиста. Бухгалтер-эксперт по налогам и отчетности поможет найти ошибки и сдать отчет.
2.Участие в госзакупках.
С 1 апреля 2021 года ЭДО стал обязательным для всех участников контрактной системы.
3.Продажа маркированного товара.
Продавцы и покупатели маркированного товара обязаны взаимодействовать через ЭДО. Никаких исключений не предусмотрено.
Читайте подробный материал об ЭДО и маркировке.
Кроме того с 1 июля 2021 года полноценно заработает система прослеживаемости некоторых товаров на территории РФ (например: детские коляски, автокресла, стиральные машины). Количественный учет движения прослеживаемого товара также будет осуществляться только через ЭДО.
И напоследок: о концепции ФНС
У налоговиков уже есть планы на внедрение повсеместного обязательного ЭДО. И даже документ они специальный разработали. Он называется Концепция развития ЭДО в хозяйственной деятельности (утверждена решением президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию 25.12.2020).
Цель налоговики поставили амбициозную:
- за 2021 год полностью доработать нормативную базу;
- с 2022 года способствовать наращиванию темпов внедрения ЭДО между организациями и ИП на 20 % в год;
- до конца 2024 года перевести в электронную форму 95 % счетов-фактур и 70 % товарных и транспортных накладных, оформляемых коммерческими структурами.
Первые шаги уже сделаны. Например: с 01.07.2021 ФНС планирует запустить раздачу бесплатных электронно-цифровых подписей для коммерческих организаций и ИП.
Поэтому заверяем самых отъявленных скептиков — обязательное ЭДО не за горами, скоро все там будем. Сейчас самое время пробовать, внедрять и обкатывать схему электронного документооборота на своем предприятии, чтобы к моменту окончательного перехода на «цифру» быть во всеоружии.
Удобный учет для бухгалтера
Все, что нужно бизнесу - бухгалтерия, кадры, зарплата, сдача отчетности, ЭДО и экспертная поддержка
Хотите попробовать?
Оставьте ваши контакты, наш менеджер расскажет, как подключиться и попробовать программу бесплатно:
Комментарии
3Интересно у кого какой опыт по хранению документов ЭДО? ведь сроки увеличили. Не можем для себя найти правильного решения
Согласна с получением и отправкой стало более понятно, а что с хранением ен очень - некоторые говорять переподписывать надо, кто-то из операторов утверждает - налажено автоматическое переподписывание. Зачем переподписывать так и не могу понять
И мне про сроки расскажите! Без этого ЭДО и ЭЦП в туалет скоро нельзя будет сходить