Наводим порядок в кадровых документах: чек-лист от БухСофт для бухгалтера, который один за всех

Можно выдохнуть после годовой отчетности и первого квартала с его обновленными отчетами, перевести фокус внимания на кадровый учет. Там опять появились изменения, а прошлогодние недоделки могут больно о себе напомнить, в т.ч. финансово. Проверьте себя по этому чек-листу и ликвидируйте слабые места.

2-НДФЛ и вычеты

Вышла новая форма 2НДФЛ, в которой ничего не поменялось. Но если возникают сложности, можете подглядеть в БухСофт, какие коды доходов и вычетов нужно использовать. Выдавать справку нужно после получения заявления от сотрудника с указанием требуемых периодов работы, а также в обязательном порядке при увольнении. Сведения за 2020 год по старой форме, за текущий 2021 — по новой, утвержденной Приказом ФНС России от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@.

Проверьте собранные ранее заявления о предоставлении стандартных вычетов на школьников и студентов. Достаточно получить одно заявление, которое и будет являться основанием для предоставления вычетов в течение нескольких лет. Школьникам до 18-ти подтверждение не нужно, а вот студенты должны доказывать свое право на вычет и приносить справку с места учебы.

ФСС и прямые выплаты

На плечи бухгалтера-кадровика ложатся полномочия общения и взаимодействия с ФСС в части оформления реестра на выплату прямых выплат за больничный или декретное пособие (новые формы ищите в приказе ФСС от 04.02.2021 № 26).

Помочь наладить контакт с фондом может отдельная понятная инструкция от БухСофт.

Перед тем, как начать принимать от работников ЭЛН вместо бумажного б/л, нужно уведомить их о наличии технической возможности и получить письменное согласие. Теперь, после того, как вам продиктуют номер ЭЛН, останется только получить «Заявление о выплате (перерасчете) пособия (оплате отпуска)», рассчитать и выплатить 3 дня за счет работодателя, в течение 5 рабочих дней отправить реестр в ФСС.

Про СЗВ-М не забудьте!

Еще раз освежим в памяти, как важно уметь отличать и заполнять всевозможные СЗВ формы для пенсионного фонда. Цена одной ошибки 500 рублей.

СЗВ-М предоставляют ежемесячно за работающих по трудовому или ГПХ договорам, исключение — самозанятые работники.

За осуществление любых кадровых изменений и перестановок нужно отчитываться по форме СЗВ-ТД.

Сформировать формы СЗВ в программе БухСофт

Держите дистанцию? Проверьте правильно ли она у вас оформлена

На дворе уже второй квартал 2021, успели адаптировать все внутренние нормативные акты под современные требования? Проверьте, что нужно было учесть.

Многие организации перевели своих сотрудников на удаленный режим режим полностью или частично, поэтому в правилах ВТР надо указать:

• Вид применяемой дистанционной работы (временная, постоянная или комбинированная);
• Порядок и установить периодичность используемой связи (мессенджеры, телефон, электронная почта);
• Условия удаленной работы (обязанности сотрудника, режим работы, размер и способы расчета компенсации за использование собственного или арендованного оборудования). Вам, как бухгалтеру, потом будет легче принять такие расходы к учету;
• Порядок обмена документами, в том числе с применением электронной подписи, а также порядок её получения и использования;
• Порядок информирования удаленного работника о локальных актах, в том числе об отпуске, увольнении и т.д;
• Для начинающих трудовую карьеру оформляется только электронная трудовая книжка.

Кроме этого оформить допсоглашение к трудовому договору с указанием адреса работы (обычно домашний адрес сотрудника).

Прием на работу

Посмотрите на список документов, требуемых для трудоустройства в 2021 году. Соискатель вместо бумажной трудовой книжки может предъявить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР. Нельзя требовать с работника документы, не указанные в статье 65 ТК РФ. То есть работодатель не должен запрашивать у нового сотрудника, например, ИНН или справку с предыдущего места работы.

Скорректировали порядок выдачи документов? В нем должно быть указано, что сотрудникам, которые отказались от бумажной трудовой книжки, будут по их заявлению или при увольнении выдаваться сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (ст. 66.1 ТК). Оформите прием на работу в программе БухСофт — закажите доступ.

Оформить прием на работу в БухСофт

Самозанятые

Расчеты с самозанятыми не входят в компетенцию кадровика, но важно проверить:

• Наличие в течение двух последних лет трудовых отношений с физлицом, которое заключает договор как самозанятый. Договора ГПХ попали под исключение и поэтому этих работников запрет не касается;
• Действует ли статус НПД в момент оплаты за услуги, если нет, то вам придется удержать НДФЛ и начислить страховые взносы;
• Нет ли в договорах каких-то намеков на трудовые отношения — строгого графика ежедневного выхода на работу, ежемесячных выплат по принципу аванс-оплата, совпадения дат выплаты зарплаты на предприятии с датами расчетов с самозанятым и т.п.

Персональные данные

Учет персональных данных опять претерпел изменения. Проверьте наличие документа — согласие на распространение персональных данных. Вы скажете, когда нам это потребуется? Когда передаете сведения третьим лицам. Например, компания отправила менеджера получить товар и выдала доверенность, в которой указала его Ф. И. О. и паспортные данные. В этом случае потребуется согласие, поскольку личные сведения о сотруднике попадут третьим лицам — поставщику.

Второй пример — компании передают персональные данные работников в банк, чтобы оформить зарплатные карты. Согласие от работников на передачу сведений брать не нужно, если в положении об оплате труда указано, что компания переводит заработок именно на банковские карты, а сотрудники с этим документом ознакомились. Если же в локальном документе компании предусмотрены варианты расчетов с сотрудниками или порядок не прописан, то сотрудники сами решают, получать зарплату через кассу или на карту. Тогда при оформлении банковских карт нужно запросить у сотрудника согласие на передачу сведений третьей стороне — банку.

В программе БухСофт вы можете автоматически подготовить пакет документов для работы с персданными сотрудников. Попробуйте прямо сейчас.

Не берите разрешение, если передаете сведения в инспекцию, фонды, военный комиссариат, приставам, в прокуратуру и другие ведомства.

Кому за...

Будьте готовы, что сотрудники старше 40 лет воспользуются возможностью пройти диспансеризацию. У вас должен быть прописан новый порядок оформления диспансеризации работника в отдельном разделе Положения об оплате труда или другом локальном акте.

С 2021 года работники «за 40» получили право проходить диспансеризацию ежегоднос сохранением среднего дневного заработка. Перед тем, как пойти проверять свое здоровье, они должны установленным в правилах способом за три дня уведомить работодателя и принести справку из медучреждения, не нарушив сроки предоставления. Иначе в табеле можно ставить прогул.

Кому повезло с кадровым учетом?

Бухгалтеры микропредприятий освобождены от полного кадрового учета, они могут применять упрощенный учет. К ним в компанию попадают и те, кто ведет учет в НКО (с численностью до 15 человек и поступлениями не более 120 млн руб). Для упрощенного кадрового учета допустимо использовать трудовые договора по типовой форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.

Если вы еще и на страже охраны труда

С 1 января вступили в силу новые 40 Приказов по охране труда, точнее 38, еще один начал действовать с 1 марта и последний о правилах по охране труда при проведении работ в метрополитене заработает с 1 сентября. Так же добавилось Постановление Правительства РФ от 18 сентября 2020 г. № 1485. В нем определяется порядок подготовки граждан к защите от ЧС. С инструктажем необходимо знакомить сотрудников в течение первого месяца работы, затем ежегодно.

В связи с новыми правилами необходимо проверить соответствие им внутренних документов компании, провести внеочередные инструктажи и другие мероприятия в соответствии со спецификой деятельности.

Мы затронули пункты кадрового учеты, вызывающие набольшее количество вопросов и ошибок. Если вы бухгалтер и кадровик в одном лице, нелегко следить за изменениями. Максимально упростить и автоматизировать ведение кадрового учета поможет БухСофт. Например, оформить прием или увольнение сотрудника очень легко, ведь БухСофт сформирует сразу весь необходимый пакет документов.

Удобный учет для бухгалтера

Все, что нужно бизнесу - бухгалтерия, кадры, зарплата, сдача отчетности, ЭДО и экспертная поддержка

Хотите попробовать?

Оставьте ваши контакты, наш менеджер расскажет, как подключиться и попробовать программу БЕСПЛАТНО:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение