Особенности инвентаризации товаров
Процесс контроля требует тщательного изучения товаров, которые хранятся на складах компании и учитываются в бухгалтерских программах. Отдельная оценка проводится для каждого местоположения и сотрудника, отвечающего за них. Кроме того, проводится проверка ТМЦ, полученных компанией на ответственное хранение.
Инвентаризационная комиссия проверяет фактическое наличие товаров. В ходе ревизии товары пересчитываются, взвешиваются или измеряются повторно.
Информацию о каждой категории товаров нужно включить в инвентаризационную ведомость ИНВ-3, если используются стандартизированные формы. В этом документе должны быть подробно указаны тип, группа, количество, артикул, сорт и другие соответствующие сведения о ТМЦ. Нельзя вносить данные в опись на основании представлений материально ответственных лиц или бухгалтерии без подтверждения.
Если осмотр одного складского помещения за один день не провести невозможно, то уже подсчитанные и проверенные предметы должны быть как-то обозначены – номерами, фотографиями или отдельными полками. В случае, если комиссия не может провести полный осмотр помещения до конца дня, оно должно быть опечатано на предстоящую ночь.
После окончания рабочего дня инвентаризационные документы должны храниться в сейфе или шкафу. Те товары, которые уже осмотрели, но не внесли в инвентаризационную опись, должны быть отмечены в отдельном документе – инвентаризационном ярлыке (типовая форма ИНВ-2).
Осмотрите тару (при ее наличии) и внесите сведения о ее наличии и предполагаемом назначении в инвентаризационные документы. Кроме того, обязательно обратите внимание на ее качество: новая, подержанная, нуждающаяся в ремонте и т. д. Если тара непригодна для использования, ревизионная комиссия составляет акт о ее списании.
Ценности, закрепленные за одним материально ответственным лицом, могут храниться в разных помещениях. Поэтому составьте список предметов, хранящихся на каждом складе. После осмотра товаров в одной комнате закройте и опечатайте ее до окончания инвентаризации, чтобы никто не смог туда проникнуть. После этого комиссия может переходить к следующему помещению.
Компания «Бизнес-легко!» поможет настроить складской учет товаров в вашей компании. Сократите сроки оформления товарных документов с нашей помощью!
Порядок проведения инвентаризаций
Компании обязаны проводить ревизию товаров перед составлением бухгалтерской отчетности. В обязательном порядке необходимо провести инвентаризацию товаров, если:
меняется материально ответственное лицо (например, кладовщик);
выявлены хищения, злоупотребления или порча товаров;
склад пострадал от стихийных бедствий, пожара или иных чрезвычайных ситуаций;
компания реорганизуется или ликвидируется и т. д.
Обязательная инвентаризация может быть плановой, когда проверка выполняется в соответствии с заранее утвержденным графиком, и внеплановой, при форс-мажорных обстоятельствах. Годовую ревизию перед составлением регламентированной отчетности всегда проводят по графику.
Также инвентаризация при смене материально ответственного лица может быть как плановой, так и внеплановой. Если ее проводят перед отпуском ответственного сотрудника, а отпуск предоставили в соответствии с графиком, то инвентаризацию планируют заранее.
Обязательная инвентаризация может быть сплошной, когда проверяют все имеющиеся на складе номенклатуры товаров, и выборочной, когда сверка остатков происходит частично (по некоторым товарным группам).
Тип проверки всегда указывается в приказе, инструкциях по инвентаризации и в соответствующих положениях учетной политики.
Выбор имущества для проверки можно делать автоматически – по заранее установленным критериям в учетной программе. Альтернативный вариант – делать выборку на основании профессионального суждения членов инвентаризационной комиссии. Например, ответственные сотрудники могут включить в перечень инвентаризируемых товаров, те ТМЦ, которые находятся на складе более одного года.
Важно отметить, что индивидуальные предприниматели по закону не обязаны проводить инвентаризацию, т. к. они не ведут обязательный бухгалтерский учет. Однако, они могут проводить ревизию товаров добровольно, в целях контроля фактического наличия товарно-материальных ценностей и управления остатками.
Организации обязаны проводить как минимум одну инвентаризацию (годовую), независимо от режима налогообложения, который они применяют.
Кроме обязательной ревизии, компании вправе проводить сверку остатков в добровольном порядке. Инициативная инвентаризация может быть плановой или вне графика, а также различаться по объему – можно инвентаризировать все имеющиеся товары или только некоторые группы ТМЦ.
Добровольные инвентаризации нужны для дополнительного промежуточного контроля за материальными ценностями компании. При этом порядок их проведения, сроки и перечень проверяемого имущества устанавливаются руководством компании.
Для упрощения сверки остатков на складах – обратитесь в компанию «Бизнес-легко!», мы поможем настроить складской учет в вашей компании
Этапы инвентаризации товаров
Проверку фактического наличия товаров в компании выполняют в три этапа: подготовка к ревизии, основной этап (проверка), фиксация результатов. На каждом из перечисленных этапов оформляются соответствующие документы.
При этом можно использовать унифицированные формы либо самостоятельно разработанные шаблоны документов (предварительно утвердив их в учетной политике).
Подготовка к ревизии
Перед началом ревизионных мероприятий составляется приказ по форме ИНВ-22 или по шаблону, разработанному на самом предприятии. Документ содержит детали проверки, ее объем, процесс и график проведения. Если речь идет о большом количестве товаров, можно проводить инвентаризацию для каждого склада или другого хранилища отдельно, поэтому для каждого склада могут быть созданы отдельные приказы.
Руководитель организации подписывает приказ о проведении ревизии и передает его председателю инвентаризационной комиссии. Для учета и контроля за проведением инвентаризации сведения о приказе заносятся в журнал ИНВ-23. Журнал необходим, когда инвентаризации подлежат несколько складов, так как он помогает организовать и консолидировать все связанные с ревизией данные.
Перед проведением проверки товаров у каждого лица, ответственного за эти ценности, берется расписка, которая подтверждает, что все входящие и исходящие документы, а также описи были переданы для отражения в бухгалтерском учете.
Перед проведением инвентаризации необходимо учитывать отпуска и отсутствие материально ответственных лиц по другим причинам. Они обязаны присутствовать при проверке лично. В противном случае итоги ревизии могут признать недействительными, и если будет выявлена недостача, взыскать ее с сотрудника не получится.
Упростите себе работу — перейдите на КЭДО
Поможет чек-лист с понятными инструкциями.
Забирайте бесплатный чек-лист — переходите на КЭДО безболезненно
Основной этап инвентаризации
Фактическое наличие и количество товаров проверяется путем осмотра, измерения и подсчета на основе финансовых отчетов. Акты инвентаризации отражают реальное состояние и количество товаров. Документы должны быть составлены как минимум в двух экземплярах.
Для инвентаризации товаров используются типовые формы ИНВ-3 (для любых запасов) или ИНВ-4 (для отгруженных товаров). В качестве альтернативы организация может разработать свои документы с учетом особенностей активов, в которых будут представлены все существенные детали.
Опись можно заполнять ручным или машинным способом, но не должно быть никаких помарок или подчисток. Если были допущены ошибки, то эти записи должны быть зачеркнуты и над ними должна быть указана правильная информация. Все исправления нужно заверить всеми членами инвентаризационной комиссии, а также всеми материально ответственным лицом.
Необходимо записывать названия и количество проверяемых предметов, используя терминологию и единицы измерения, применяемые в бухгалтерском учете.
Не оставляйте пустых мест в унифицированных формах. Если таковые имеются, поставьте прочерки. Дополнительно сделайте отметку на последней странице описи, подтверждающую, что все товары были подсчитаны и определены итоги. Это должно быть заверено всеми, кто принимал участие в ревизии.
Завершение инвентаризации
Окончание контрольно-ревизионных мероприятий зависит от расхождений, которые выявлены между фактической информацией о товарах и данными бухгалтерского учета. Если сведения не совпадают – создаются сличительные ведомости. Эти документы формируются отдельно для товаров в собственности и отдельно для товаров, не попавших на баланс (например, переданного на хранение, комиссионного и т. д.).
Действия, предпринимаемые для учета любой недостачи, зависят от ее причины. Это могут быть естественные причины, ошибка, допущенная лицом, ответственным за сохранность товаров, или действие непреодолимой силы.
Информацию из сличительных ведомостей сводят в один регистр, что позволяет легче представить результаты инвентаризации. Для объединения данных используют типовую форму ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией».
В ведомости результатов отражают показатели инвентаризации различных видов товаров. Чтобы установить, по каким объектам инвентаризация выявлен избыток или недостача, предусмотрите колонки, обозначающие номер и название счета. Также может быть полезно включить другие колонки, например, название номенклатуры.
Если данные бухгалтерского учета и инвентаризации отличаются, руководство должно решить, что делать с расхождениями. Инвентаризационная комиссия должна представить руководителю отчет о результатах инвентаризации, включая инвентаризационные ведомости. По результатам рассмотрения документов оформляют приказ о дальнейших действиях.
Ответственность за ошибки в инвентаризации
Если инвентаризация товаров была проведена не по правилам либо оформлена с ошибками, то ее результаты могут быть признаны недостоверными. Выявить эти ошибки могут, например, в рамках аудиторской проверки.
По общему правилу ИФНС не имеет права оштрафовать компанию за непроведение инвентаризации, т. к. законодательно не предусмотрена ответственность за этот вид нарушений. Проводить такие проверки в интересах самой организации. Так можно проверить достоверность данных о своем имуществе и обязательствах.
Без регулярных инвентаризаций имущества и обязательств бухгалтерская отчетность в какой-то момент может не соответствовать фактическому положению дел. И вот за это штрафы уже будут грозить как самой организации, так и ее ответственным сотрудникам.
Чтобы исключить налоговые и аудиторские риски – автоматизируйте бухгалтерский учет вместе с компанией «Бизнес-легко!» провайдером сервиса СБИС. Учет любых бухгалтерских операций – в программе уже настроены схемы учета и шаблоны.
Упростите себе работу — перейдите на КЭДО
Поможет чек-лист с понятными инструкциями.
Начать дискуссию