Электронные транспортные накладные (ЭТрН): сроки внедрения и кто обязан перейти

Что такое ЭТрН

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — абсолютный аналог бумажной транспортной накладной.

В электронной транспортной накладной 4 основных пункта:

• Информация о грузоотправителе: о водителе, объеме груза, деталях грузоперевозки и ее этапах.

• Данные о приемке груза перевозчиком.

• Данные о грузе от получателя, его характеристиках.

• Информация о факте передачи груза получателем перевозчику.

Если все проходит по плану, то заполняются эти 4 пункта. Если же в условиях транспортировки есть изменения, например, поменялся водитель, место выгрузки, сроки, то заполняются дополнительные титулы.

Когда будет внедрен обязательный электронный обмен перевозочными документами

ЭДО в перевозках уже начал действовать с 1 сентября 2022 года, но пока переход на электронные документы добровольный.

Сейчас для электронного обмена доступно 6 видов документов:

1. Транспортная накладная.

2. Сопроводительная ведомость.

3. Заказ-наряд.

4. Договор фрахтования.

5. Путевой лист.

6. Заказы (заявки).

Кому следует перейти на ЭТрН

Электронную транспортную накладную, как и бумажный вариант, могут использовать все участники грузоперевозок:

• грузоотправители — оптовые компании, поставщики и производители;

• транспортные, логистические и экспедиторские компании;

• грузополучатели — розничные компании, торговые сети.

Передача информации в систему происходит через операторов электронного документооборота, которые соответствуют требованиям Минтранса.

Получите бесплатный чек-лист по ЭТрН

Узнаете, как можно быстро перейти на ЭТрН

Заполните форму ниже и нажмите кнопку «Получить бесплатно»

Пришлём чек-лист на ваш e-mail

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Получить бесплатно!

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Как настроить передачу электронных перевозочных документов

Что нужно для работы с ЭТрН:

• Оформить квалифицированную электронную подпись для ответственных лиц, которые будут подписывать документы от лица компаний — кладовщики, менеджеры, диспетчеры. Водители-экспедиторы могут подписывать ЭТрН простой электронной подписью. Но такой документ обязательно нужно заверить квалифицированной электронной подписью перевозчика.

• Заключить договор с оператором ЭДО, через которого электронные документы будут поступать в систему мониторинга.

• Заключить соглашения с контрагентами о возможности обмена электронными документами.

• Приобрести необходимую технику: экспедиторам потребуется смартфон или планшет с возможностью установки мобильного приложения, грузополучателю и грузоотправителю — планшет или компьютер с выходом в личный кабинет ЭДО.

Почему стоит переходить на ЭТрН

Электронный обмен транспортными накладными имеет такие преимущества:

• Сокращение расходов: 

  • на бумагу — больше не нужно распечатывать документы; 

  • на доставку файлов — подписанный компанией документ будет доступен контрагенту мгновенно.

• Сохранность документов — все хранится в облачном хранилище и больше не потеряется при транспортировке или передаче от одного участника цепочки поставки к другому.

• Быстрый доступ к документам — при необходимости не нужно больше перекладывать документы в архивах, в личном кабинете есть удобная сортировка и поиск.

• Отслеживание состояния груза — бизнес может наблюдать, как передвигается груз от поставщика к получателю.

• Скорость расчетов — теперь не нужно ждать, пока водитель вернется и предоставит документы отправителю, подпись и изменения в документах от всех участников цепочки видны сразу. А значит можно произвести расчеты и перейти к оформлению следующих поставок.

Сервис Электронная транспортная накладная (ЭТрН) от «Бизнес Легко» имеет преимущества для каждого участника процесса — отправителя и получателя грузов:

• Гибкая интеграция — встраивается в любую учетную систему или можно работать в СБИС.

• Экономия до 70% — сократит расходы на бумагу и доставку документов.

• Быстрый поиск накладных — автоматический учет в облаке или на сервере компании, удобная сортировка по фильтрам.

• Сохранность документов — водитель точно не потеряет и не испортит экземпляры накладных.

• Прозрачность на всех этапах — изменения в документе видят все участники, а фотофиксация поможет отследить состояние груза.

Сервис поможет перевозчикам:

• Ускорить взаиморасчеты — получение оплаты сразу после завершения перевозки.

• Отслеживать состояние груза — фото повреждений и комментарии ответственных.

• Удаленно контролировать доставки — актуальные статусы накладных и водителей по GPS.

В специальном приложении для водителей предусмотрены такие возможности:

• Указаны все доставки на день — маршруты, время приезда и адреса.

• Путевые листы в смартфоне — можно вести учет расходов на топливо.

• Режим работы офлайн — подписать накладные можно даже без интернета.

• Связь с офисом — оставить комментарий или задать вопрос по доставке можно в чате, по аудио и видеозвонку.

• Мотивация водителя — загружать расчетные листки и следить за выплатами можно в личном кабинете.

Сейчас применение электронной ЭТрН не обязательно, но многие компании уже успешно работают с таким форматом документа и пользуются удобными функциями сервиса. Лучше не ждать полного внедрения и штрафов за неисполнение законодательства — начните пользоваться ЭТрН уже сейчас и настройте бизнес-процессы без спешки!

Получите бесплатный чек-лист по ЭТрН

Узнаете, как можно быстро перейти на ЭТрН

Заполните форму ниже и нажмите кнопку «Получить бесплатно»

Пришлём чек-лист на ваш e-mail

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Получить бесплатно!

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «БИЗНЕС ЛЕГКО», ИНН: 9724022968, erid: LjN8KVzDs