Автоматизация учета

«Когда зарплата?» Как МЭДО помог менеджерам трубного завода получать зарплату быстрее

Компании, которые обмениваются бумажными документами с контрагентами, знают, сколько головной боли это приносит. Сначала нужно подготовить документы у себя, потом отправить их курьером или почтой и ждать, пока их доставят. А потом бывает и так, что документы не возвращают, и приходится проходить весь путь заново. С такой проблемой к нам обратилась Валерия Шентова. Рассказываем, как при помощи СБИС мы помогли наладить документооборот. 
«Когда зарплата?» Как МЭДО помог менеджерам трубного завода получать зарплату быстрее
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Привет, я Геннадий — менеджер по работе с клиентами компании «Бизнес легко». Мы внедряем системы и сервисы, которые помогают вести бизнес проще и легче.

Одно из наших направлений — международный электронный документооборот (МЭДО). Мы помогаем делать так, чтобы обмениваться документами с другими странами было просто и быстро. О том, как это работает, рассказываем на примере кейса нашей клиентки Валерии. 

С какими проблемами обратился клиент

Валерия — ведущий специалист по работе с поставщиками Королёвского трубного завода. Завод производит металлопродукцию и отправляет ее на экспорт в страны СНГ.

Для того чтобы все было в порядке с юридической точки зрения, Валерии приходилось оформлять документы на каждую поставку, согласовывать их с бухгалтерией и отправлять контрагентам в бумажном виде. Часто утверждение и подпись таких документов затягивались, а иногда их не возвращали обратно. 

Была и другая проблема: менеджеры трубного завода получали зарплату только после того, как компания получала подписанные акты от контрагентов.

Из-за того, сколько времени занимал процесс от формирования документа до получения его обратно, зарплата менеджеров задерживалась. От этого страдали сотрудники и ухудшалась общая работа компании. 

Нужно было решение, которое ускорит работу с документами между Королёвским трубным заводом и контрагентами из СНГ. 

Какое решение мы предложили

Чтобы помочь Валерии наладить документооборот, мы предложили установить сервис СБИС для международного электронного документооборота (МЭДО). 

Вот что мы сделали: 

1. Заполнили анкеты с клиентом и контрагентом.

Валерия и компания, с которой было необходимо наладить документооборот, заполнили две простых анкеты. В них нужно было указать ИНН компаний, адреса, контактные данные.

2. Передали данные разработчикам.

Разработчики создали личные кабинеты в СБИС, чтобы компании могли обмениваться документами удаленно.

3. Оформили цифровые подписи.

Для того чтобы Валерия и компания-контрагент могли не только получать, но и подписывать документы, оформили цифровые подписи. Неквалифицированную для контрагента и квалифицированную для заказчика. 

Сколько времени заняла настройка МЭДО? 

«Мы уже работали с Королёвским трубным заводом — настраивали для них внутренний электронный документооборот. Поэтому вся настройка заняла около семи дней. 

Но иногда внедрение МЭДО затягивается, и процесс может занять до полугода. Это связано с тем, что многие страны только знакомятся с ЭДО и внедряют его в свой бизнес. Поэтому со многими приходится связываться лично, обговаривать технические особенности и согласовывать внедрение новых решений. Поэтому не всегда процесс проходит быстро», — Геннадий, менеджер по работе с клиентами в компании «Бизнес легко».

Сколько все стоило для клиента

Мы все настроили, подключили, научили предпринимателя и сотрудников работать с системой — все обошлось в 35 000 рублей. Вот что вошло в стоимость. 

Лицензия на год

20 000 рублей

Настройка интеграции

15 000 рублей

Оформление цифровых подписей для клиента и контрагента

Бесплатно

Итог

Сейчас мы продолжаем работу с Валерией: помогаем настроить МЭДО под задачи бизнеса и обучаем персонал работе с системой. Однако первые результаты видны уже сейчас.

Если раньше подписание документов затягивалось и контрагенты их не возвращали — сейчас от оформления до получения документов обратно проходит всего несколько дней. Благодаря этому менеджеры стали получать зарплату раньше — ждать, пока компания получит документы, не нужно.

Если у вас возникают сложности с обменом документами с другими странами — обращайтесь в «Бизнес легко». Мы расскажем о преимуществах нашей системы, настроим ее под ваши бизнес-цели и будем на связи 24/7 — наша служба поддержки работает круглосуточно и без выходных. 

А какие сложности возникают у вас при работе с контрагентами из других стран?

Международный документооборот

В СБИС возможно обмениваться электронной документацией с иностранными партнерами

Реклама: ООО «БИЗНЕС ЛЕГКО», ИНН: 9724022968, erid: LjN8K8QUN

Начать дискуссию