Подотчет, командировки

Какие документы подтверждают командировочные расходы

Практически каждый работодатель несет затраты на командировки. Чтобы учесть такие расходы, необходимо подтвердить их документально. Разбираем, какие документы для этого понадобятся.
Какие документы подтверждают командировочные расходы
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Для бухгалтерского и налогового учета важно подтвердить расходы на командировку первичными документами. Если документы, приложенные к авансовому отчету, не отвечают признакам из ст. 9 закона № 402-ФЗ, для бухгалтера они будут бесполезны.

В законе нет единого перечня документов, которые подтверждают произведенные расходы. Это значит, что для этого подойдут любые первичные документы, которые подтвердят, что услуга оплачена и сотрудник ей воспользовался.

Далее рассмотрим детальнее, какие есть распространенные виды командировочных расходов и какие документы нужно получить у сотрудника, чтобы учесть эти расходы.

Расходы на проезд

В первую очередь, работодатель несет расходы на проезд сотрудника к месту командировки и обратно. Нужно документально подтвердить расходы на приобретение билетов и тот факт, что сотрудник фактически воспользовался транспортом.

Например, расходы на приобретение ж/д и авиабилетов подтверждают:

Но этих документов будет недостаточно. Чтобы подтвердить, что сотрудник использовал билеты по назначению, дополнительно нужно сохранить один из документов:

Обратите внимание: если документы составлены на иностранном языке, их нужно перевести (письмо Минфина от 20.01.2021 № 03-03-06/1/2476). 

От вокзала или аэропорта до гостиницы сотрудник добирается на общественном транспорте или такси. В первом случае потребуется предоставить проездной билет, во втором — чек (кассовый или оформленный по закону № 422-ФЗ).

Если же до места командировки сотрудник добирался на автомобиле, ему нужно приложить к авансовому отчету путевой лист и чеки об оплате ГСМ.

Бухгалтерское обслуживание под ключ

Для юридических и физических лиц

Расходы на проживание

Чтобы подтвердить такие расходы, нужно руководствоваться той же логикой, что и в случае с проездом. Если сотрудник остановился в отеле, ему нужно запросить кассовый чек или документ на бланке строгой отчетности (п. 26 Правил, утв. постановлением Правительства от 18.11.2020 № 1853).

Когда в командировке арендуют квартиру, помимо документов, подтверждающих оплату, важно сохранить сам договор с арендодателем.

«Бизнес-Легко!» — профессиональное комплексное бухгалтерское обслуживание вашего бизнеса. Команда опытных специалистов обеспечит надежное и эффективное управление финансами, а также соблюдение всех законодательных требований. Поможем оформить авансовые отчеты, подготовить и сдать отчетность в контролирующие органы, законно оптимизировать налоговые платежи и избежать штрафов, проконсультируем по вопросам бухгалтерского и налогового законодательства.

Прочие расходы

Командированный сотрудник несет и другие расходы. Например, оплачивает услуги связи, получение загранпаспорта, оформление визы. В таких нестандартных ситуациях работодатель также возмещает такие затраты, а затем отражает их в учете. В каждом отдельном случае подтвердить их можно по-разному: чеками, квитанциями и другими документами. Главное, чтобы они соответствовали требованиям к первичной документации.

Например, если сотруднику в заграничной командировке потребовалось обменять иностранную валюту, ему нужно подтвердить курс конвертации рублей в эту валюту. Для этого можно представить справку банка о ее приобретении (письмо Минфина от 19.08.2022 № 07-01-09/81220).

За суточные сотруднику отчитываться не нужно, поскольку они компенсируют траты, вызванные проживанием вне дома. Размер суточных закрепляют в локальных актах работодателя, а сотрудник тратит их так, как захочет.

Как представить подтверждающие документы

В течение трех рабочих дней после того, как сотрудник вернулся из командировки, он представляет все подтверждающие документы вместе с авансовым отчетом. Отчет нужен, чтобы бухгалтерия могла списать подотчетные суммы на расходы, а сотрудник — получить сумму перерасхода или сдать в кассу излишки средств, выданных подотчет.

Обычно используют форму отчета АО-1. Сначала отчет заполняет сотрудник и указывает в нем потраченные суммы, а также реквизиты подтверждающих документов. Эти документы необходимо пронумеровать в порядке, в котором они указаны в отчете, и прикрепить их к нему.

Затем отчет принимает бухгалтер, который выдает сотруднику расписку о том, что отчет получен. Ему нужно проверить все сведения и заполнить графы о суммах, принятых к учету, а также указать дебет счета и субсчет, на который списывают понесенные затраты. После проверки авансовый отчет обязательно утверждает руководитель организации.

На основании авансового отчета и приложенных к нему документов бухгалтер сможет отразить командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете.

Компания «Бизнес-Легко!» организует налоговый учет и бухгалтерское обслуживание вашего бизнеса. Вам не потребуется изучать, каким требованиям должны отвечать первичные документы и какие документы оформить в командировке. Наши специалисты окажут комплексные консультации и помогут автоматизировать работу вашего бизнеса.

Бухгалтерское обслуживание под ключ

Для юридических и физических лиц

Реклама: ООО «БИЗНЕС ЛЕГКО», ИНН: 9724022968, erid: LjN8K5o7P

Начать дискуссию