Для бухгалтерского и налогового учета важно подтвердить расходы на командировку первичными документами. Если документы, приложенные к авансовому отчету, не отвечают признакам из ст. 9 закона № 402-ФЗ, для бухгалтера они будут бесполезны.
В законе нет единого перечня документов, которые подтверждают произведенные расходы. Это значит, что для этого подойдут любые первичные документы, которые подтвердят, что услуга оплачена и сотрудник ей воспользовался.
Далее рассмотрим детальнее, какие есть распространенные виды командировочных расходов и какие документы нужно получить у сотрудника, чтобы учесть эти расходы.
Расходы на проезд
В первую очередь, работодатель несет расходы на проезд сотрудника к месту командировки и обратно. Нужно документально подтвердить расходы на приобретение билетов и тот факт, что сотрудник фактически воспользовался транспортом.
Например, расходы на приобретение ж/д и авиабилетов подтверждают:
бумажный билет и багажная квитанция;
контрольный купон электронного билета, где указана его стоимость (письмо Минфина от 14.03.2023 № 03-03-07/21149);
маршрутная квитанция электронного билета, где указана стоимость перелета (письмо Минфина от 09.01.2024 № 03-03-05/217).
Но этих документов будет недостаточно. Чтобы подтвердить, что сотрудник использовал билеты по назначению, дополнительно нужно сохранить один из документов:
посадочный талон, в котором проставлен штамп о прохождении досмотра в аэропорту (письмо Минфина от 20.01.2022 № 03-03-07/3198);
справку авиаперевозчика, в которой есть необходимая информация (письмо Минфина от 28.02.2020 № 03-03-06/1/14640).
Обратите внимание: если документы составлены на иностранном языке, их нужно перевести (письмо Минфина от 20.01.2021 № 03-03-06/1/2476).
От вокзала или аэропорта до гостиницы сотрудник добирается на общественном транспорте или такси. В первом случае потребуется предоставить проездной билет, во втором — чек (кассовый или оформленный по закону № 422-ФЗ).
Если же до места командировки сотрудник добирался на автомобиле, ему нужно приложить к авансовому отчету путевой лист и чеки об оплате ГСМ.
Бухгалтерское обслуживание под ключ
Для юридических и физических лиц
Расходы на проживание
Чтобы подтвердить такие расходы, нужно руководствоваться той же логикой, что и в случае с проездом. Если сотрудник остановился в отеле, ему нужно запросить кассовый чек или документ на бланке строгой отчетности (п. 26 Правил, утв. постановлением Правительства от 18.11.2020 № 1853).
Когда в командировке арендуют квартиру, помимо документов, подтверждающих оплату, важно сохранить сам договор с арендодателем.
«Бизнес-Легко!» — профессиональное комплексное бухгалтерское обслуживание вашего бизнеса. Команда опытных специалистов обеспечит надежное и эффективное управление финансами, а также соблюдение всех законодательных требований. Поможем оформить авансовые отчеты, подготовить и сдать отчетность в контролирующие органы, законно оптимизировать налоговые платежи и избежать штрафов, проконсультируем по вопросам бухгалтерского и налогового законодательства.
Прочие расходы
Командированный сотрудник несет и другие расходы. Например, оплачивает услуги связи, получение загранпаспорта, оформление визы. В таких нестандартных ситуациях работодатель также возмещает такие затраты, а затем отражает их в учете. В каждом отдельном случае подтвердить их можно по-разному: чеками, квитанциями и другими документами. Главное, чтобы они соответствовали требованиям к первичной документации.
Например, если сотруднику в заграничной командировке потребовалось обменять иностранную валюту, ему нужно подтвердить курс конвертации рублей в эту валюту. Для этого можно представить справку банка о ее приобретении (письмо Минфина от 19.08.2022 № 07-01-09/81220).
За суточные сотруднику отчитываться не нужно, поскольку они компенсируют траты, вызванные проживанием вне дома. Размер суточных закрепляют в локальных актах работодателя, а сотрудник тратит их так, как захочет.
Как представить подтверждающие документы
В течение трех рабочих дней после того, как сотрудник вернулся из командировки, он представляет все подтверждающие документы вместе с авансовым отчетом. Отчет нужен, чтобы бухгалтерия могла списать подотчетные суммы на расходы, а сотрудник — получить сумму перерасхода или сдать в кассу излишки средств, выданных подотчет.
Обычно используют форму отчета АО-1. Сначала отчет заполняет сотрудник и указывает в нем потраченные суммы, а также реквизиты подтверждающих документов. Эти документы необходимо пронумеровать в порядке, в котором они указаны в отчете, и прикрепить их к нему.
Затем отчет принимает бухгалтер, который выдает сотруднику расписку о том, что отчет получен. Ему нужно проверить все сведения и заполнить графы о суммах, принятых к учету, а также указать дебет счета и субсчет, на который списывают понесенные затраты. После проверки авансовый отчет обязательно утверждает руководитель организации.
На основании авансового отчета и приложенных к нему документов бухгалтер сможет отразить командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете.
Компания «Бизнес-Легко!» организует налоговый учет и бухгалтерское обслуживание вашего бизнеса. Вам не потребуется изучать, каким требованиям должны отвечать первичные документы и какие документы оформить в командировке. Наши специалисты окажут комплексные консультации и помогут автоматизировать работу вашего бизнеса.
Бухгалтерское обслуживание под ключ
Для юридических и физических лиц
Реклама: ООО «БИЗНЕС ЛЕГКО», ИНН: 9724022968, erid: LjN8K5o7P
Начать дискуссию