Каким организациям полезен международный ЭДО
Международный ЭДО полезен компаниям:
с иностранным учредителем в совете;
с зарубежными филиалами;
филиалам зарубежных компаний;
ведущим внешнеэкономическую деятельность;
ведущим факторинговую и инвестиционную деятельность;
оказывающим транспортно-экспедиционные услуги;
из финансовой и строительной сфер и т.д.
Впервые проект трансграничного электронного документооборота был реализован в 2018 году между российской компанией «МегаФон» и компанией-нерезидентом Huawei через оператора СКБ Контур.
Преимущества МЭДО
В первую очередь, внедрение международного электронного документооборота позволяет сэкономить время и расходы на доставку документов. Если отправлять документы курьерской службой, то стоимость может варьироваться от 3–4 тысяч за документ, а срок доставки — минимум 2–3 дня. Чаще всего нужно отправлять пакет документов. Почтовая отправка может обойтись дешевле, но займет до месяца или дольше времени.
Например, для транспортно-экспедиционной компании с частыми перевозками и большим объемом документов за квартал или год сумма расходов будет значительной.
С помощью МЭДО также:
повышается безопасность документооборота — снижаются риски ошибок и штрафов;
снижается объем бумажного архива — документы создаются, отправляются и хранятся в электронном виде;
нет зависимости от сторонних сервисов доставки.
МЭДО с точки зрения законодательства
До появления закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» документы, которые подписаны электронной подписью зарубежной компании, не имели юридической силы в России, так как иностранная ЭП не признавалась юридически значимой.
После вступления в силу закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ все изменилось. Согласно статье 7:
Иностранная ЭП (квалифицированная электронная подпись, неквалифицированная, простая) отвечает требованиям российского законодательства.
Россия признает иностранную ЭП при условии, что она проверена и подтверждена аккредитованной доверенной третьей стороной (ДТС) или удостоверяющим центром, у которых есть аккредитация.
Аккредитованных ДТС в стране мало. Процедура аккредитации сложная — нужно подать заявление в Минцифры и отвечать требованиям, утвержденным статьей 18.2 закона 63-ФЗ:
В отношении юридического лица не проводится процедура ликвидации, не введена процедура банкротства, нет сведений о компании в реестрах недобросовестных поставщиков.
Минимальный размер собственных средств — не менее чем 1 млрд рублей либо 500 миллионов рублей при наличии не менее чем в трех четвертях субъектов РФ одного или более филиала ДТС.
Наличие финансового обеспечения гражданской ответственности юрлица за ущерб, причиненный третьим лицам вследствие оказания таких услуг ненадлежащего качества.
Наличие у юрлица ЭП, соответствующей требованиям, установленным федеральным органом исполнительной власти в области обеспечения безопасности.
ДТС или руководитель ДТС не относятся к удостоверяющим центрам, аккредитация которых была досрочно прекращена, в течение трех лет до подачи заявления.
С помощью программы СБИС, которую можно приобрести в компании «Бизнес-Легко!», вы сможете начать обмениваться документами с иностранными партнерами. Международный документооборот в СБИС — это надежный партнер в совершенствовании бизнес-процессов и укреплении конкурентоспособности на мировой арене.
Как начать документооборот с иностранными контрагентами
Чтобы начать обмениваться электронными документами с иностранной компанией, российской компании нужно обратиться к оператору электронного документооборота (СБИС, Диадок, SimpSign, TrustDoc и т.п.), который поддерживает взаимодействие с той страной или странами, в которых находятся иностранные контрагенты. У обеих сторон должны быть электронные подписи, отвечающие требованиям российского законодательства.
После подключения к оператору стороны (резидент, партнер-нерезидент и сервис ЭДО) подписывают трехстороннее соглашение. Это единственный бумажный документ в трех экземплярах — каждой стороне по одной.
Он выступает доказательством законности схемы МЭДО и может понадобиться при отправке документов в госорганы, например, таможню.
После заключения соглашения российская компания может обмениваться электронными документами с иностранным контрагентом.
Какими документами можно обмениваться через МЭДО
Любая компания, ведущая внешнеэкономическую деятельность, попадает под треугольник валютного контроля со стороны банков, налоговой и таможенных служб. Поэтому кроме обычных документов — договоров, актов, счет-фактур, пояснительных листов и т.п. — в рамках трансграничного электронного документооборота нужен более широкий набор документов:
документы для таможенного оформления (сертификаты, лицензии);
контракты, соглашения и спецификации для валютного контроля;
коммерческие инвойсы, содержащие информацию о сделке и т. д.
Перечень документов, которыми планируется обмениваться с помощью международного электронного документооборота, стороны указывают изначально в трехстороннем соглашении. Далее список может быть еще увеличен.
Контролирующие органы не устанавливают стандарты документов при ВЭД, поэтому через оператора они передаются в неформализованном виде. Если компании нужно формализовать документооборот, она может это сделать через платную кастомизацию или самостоятельно доработать с помощью IT-отдела.
Международный документооборот
В СБИС возможно обмениваться электронной документацией с иностранными партнерами
Вопросы и ответы
Как организовать международный электронный документооборот между российской компанией и иностранным контрагентом?
Нужно выбрать оператора электронного документооборота и обратиться к его менеджеру. Всю техническую часть, как правило, выполняют специалисты оператора. Они обращаются в ДТС для признания ЭП. От сторон нужно лишь подписание трехстороннего соглашения.
Сколько стоит трансграничный электронный документооборот?
Стоимость МЭДО зависит от количества подключаемых контрагентов-нерезидентов — примерно от 70 тыс. рублей за год, если только один иностранный партнер. В рамках трансграничного обмена можно отправлять любое количество документов. Плательщиком может выступать как резидент РФ, так и нерезидент.
С какими странами работает МЭДО?
Международный ЭДО настроен с многими странами:
Таможенного союза — Казахстан, Беларусь, Армения, Киргизия;
Европы — Бельгия, Швейцария, Швеция, Италия, Франция, Германия, Великобритания, Ирландия, Польша, Сербия, Чехия, Финляндия, Латвия, Литва, Эстония, Молдова;
Ближнего Востока — ОАЭ, Турция, Израиль, Египет;
Азии — Китай, Корея, Монголия, Сингапур;
США.
Каким образом осуществляется контроль и отслеживание полномочий нерезидента?
ЭП нерезидента может быть выпущена на конкретную организацию или физическое лицо, которое заранее подтвердило личность у нотариуса и получило доверенность на работу с КЭП.
Какие таможенные процедуры следует соблюдать при пересечении границы?
Все формальности нужно пройти заранее, отправить и подписать документы через оператора ЭДО. Например, декларация на ввоз и вывоз товара оформляется и подписывается через МЭДО еще до пересечения границы.
На первый взгляд процедура настройки международного документооборота может казаться сложной. Но всю техническую и организационную часть данного процесса чаще всего берет на себя оператор ЭДО. А процесс обмена электронными документами далее схож с внутрироссийским обменом.
В компании «Бизнес-Легко!» можно оформить электронную подпись для любых задач. Мы быстро изготовим и доставим ЭП, а также поможем с настройкой.
Международный документооборот
В СБИС возможно обмениваться электронной документацией с иностранными партнерам
Реклама: ООО «БИЗНЕС ЛЕГКО», ИНН: 9724022968, erid: LjN8KK7zR
Начать дискуссию