Типичные ошибки бухгалтера розничной торговли

Розничная торговля – отрасль экономики, где работа бухгалтера максимально «отцифрована» и формализована первичными учетными документами. Тем не менее, налоговые органы и аудиторы в бухгалтерии ритейла зачастую находят одни и те же нарушения.

Безусловно, лидирующими по частоте являются нарушения, связанные с неприменением контрольно-кассовой техники (далее – ККТ), уклонением от применения системы «онлайн-кассы», использованием неисправной ККТ, попытки «перечипования» систем электронной регистрации розничных продаж, влекущие значительные штрафы (в соответствии со ст. 14.5 КоАП РФ – до 100 % выручки, оприходованной с нарушениями).

Однако помимо выполнения технических требований, встречаются и чисто «учетные» нарушения, связанные с незнанием или неверным толкованием правил учета.

Ошибка № 1. Отсутствие счетов-фактур по продажам за безналичный расчет

Продажа товаров в розничной торговле может производиться за наличный расчет и за «безнал» (с применением платежных пластиковых карт). Если организация применяет общий режим налогообложения, то от объема продаж зависит величина НДС и налога на прибыль организаций. Соответственно, как и любой плательщик НДС, магазин должен вести Книгу продаж.

Если реализация производится за наличный расчет, то в соответствии с п. 7 ст. 168 НК РФ продавец может не оформлять расчетные документы и не выставлять счет-фактуру, при условии применения ККТ и выдачи покупателю кассового чека. В книге продаж в этом случае регистрируются показатели контрольных лент, фискальных накопителей ККТ (п. 1 Правил ведения книги продаж, письмо Минфина России от 27.04.2017 № 03-01-15/25767).

Если же товары реализуются физическим лицам по безналичному расчету, то согласно письмам Минфина России от 25.01.2019 № 03-07-11/4320,  от 15.06.2015 № 03-07-14/34405 и от 01.04.2014 № 03-07-09/14382, счета-фактуры выписывать необходимо, делать это можно по группе реализаций за любой период в пределах налогового в одном экземпляре.

При этом в книге продаж целесообразно регистрировать бухгалтерскую справку-расчет, содержащую сводные данные по указанным операциям, совершенным в течение определенного периода (день, месяц, квартал).

Налоговые последствия. Это нарушение не приводит к занижению сумм НДС. Тем не менее, в соответствии с п. 1 ст. 120 НК РФ отсутствие счетов-фактур может привести к штрафу для организации в сумме 10 000 руб. А если нарушение происходило в течение нескольких кварталов – то 30 000 руб. (п. 2 ст. 120 НК РФ).

Ошибка № 2. Неправильное регулирование инвентаризационных разниц при пересортице

Единственный способ надежно определить наличие товаров в розничной торговле на определенную дату – провести инвентаризацию. Одно из наиболее часто встречающихся нарушений в этом случае – необоснованный зачет пересортицы.

Пересортицей называют зачет недостачи товара одного номенклатурного наименования излишком другого. Законным считается снижение недостачи за счет излишка только в том случае, если одновременно соблюдается ряд условий:

1. Инвентаризация проведена в соответствии с нормативными актами общего и локального характера.

Причем важно, чтобы были оформлены надлежащим образом инвентаризационная опись (ИНВ-3), сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (ИНВ-19), при отражении записей в которой важно понимать причины пересортицы. Об этом должно дать письменные объяснения материально-ответственное лицо, например, продавец (при индивидуальной материальной ответственности), или лица (работники торгового зала, коллектив торговой смены и т. п. – при коллективной материальной ответственности);

2. Выявлены излишек и недостача товаров одного вида, обладающих сходными потребительскими свойствами.

Например, нельзя зачесть недостачу конфет излишком печенья. А если в недостаче шоколадные конфеты с ликером, а в излишке шоколад с пралине? Здесь необходимо руководствоваться двумя факторами:

а) принадлежностью к одному «дочернему» коду в ОКПД 2 (Общероссийском классификаторе продукции по видам экономической деятельности). Для нашего примера: товары относятся к коду 10.82.22.130 — Конфеты шоколадные. В Классификаторе есть уточняющие коды: 10.82.22.131 – Конфеты шоколадные, содержащие алкоголь, и 10.82.22.134 – Конфеты шоколадные с марципановыми, ореховыми и пралиновыми корпусами.

Если товары в излишке и недостаче относятся к разным видам и даже подвидам, зачитывать пересортицу нельзя, так как они очевидно не обладают сходными потребительскими свойствами;

б) даже в пределах одной классификационной подгруппы необходимо руководствоваться ценой: разница в стоимости единицы товаров (например, за 1 кг) не должна быть существенной.

А вот, какое отклонение в ценах должно признаваться существенным, целесообразно установить в учетной политике организации или ином локальном нормативном документе (5 %, 10 %, 20 % – руководитель организации сам должен решить, какое отклонение в ценах уместно для пересортицы);

3. Зачет возможен за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении запасов равного количества.

Пример. В ходе инвентаризации выявлен излишек товара А 180 кг и недостача товара Б 170 кг, имеющих сходное наименование, но относящихся к разным классификационным видам товаров в соответствии с ОКПД2. Закупочная цена товара А 230 руб. за 1 кг, товара Б – 210 руб. за 1 кг. При покупке товаров НДС поставлен к вычету из бюджета.

Принято решение зачесть пересортицу, и бухгалтер составил записи:

Дт 94 Кт 41Б на сумму 35 700 руб. (выявлена недостача товара Б 170 кг по 210 руб.);

Дт 41А Кт 94 на сумму 35 700 руб. (зачтена недостача товара Б излишком товара А, зачет произведен на наименьшую стоимость из двух);

Дт 41А Кт 91-1 на сумму 3 400 руб. (отражен окончательный излишек товара А, обусловленный разницей в цене 20 руб. в расчете на 170 кг);

Дт 41А Кт 91-1 на сумму 2 300 руб. (отражен окончательный излишек 10 кг товара А по 230 руб.).

Из представленных записей корректной является только первая, так как зачет пересортицы товаров, обладающих разными потребительскими свойствами, недопустим.

Правильным было бы отразить результаты инвентаризации обособленно: недостачу взыскать с материально ответственного лица, а излишек учесть в составе доходов:

Дт 73-2 Кт 94 на сумму 35 700 руб. (отнесена недостача товара Б на материально ответственное лицо);

Дт 41А Кт 91-1 на сумму 41 400 руб. (оприходован излишек товара А 180 кг по 230 руб.).

…И здесь возникает еще одна ошибка бухгалтера розницы на ОСН: не «восстановлен» НДС по товарам, которые приобретались для использования в деятельности, облагаемой НДС, но фактически утрачены (типичная ошибка № 3).

Ошибка № 3. Не восстановлен НДС по утраченным товарам

Нормами главы 21 НК РФ принятие к вычету сумм НДС обусловлено выполнением трех основных требований:

• товары (работы, услуги) приобретены для осуществления операций, облагаемых НДС (пп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ);
• приобретенные товары (работы, услуги) оприходованы на основании соответствующих первичных учетных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ);
• у налогоплательщика имеются надлежащим образом оформленные счета-фактуры, выставленные продавцами товаров (работ, услуг) (п.п. 1, 2 ст. 169, п. 1 ст. 172 НК РФ).

В ситуации с недостачей ни одно из этих положений не оспаривается, и если бы утрата товаров была следствием объективных событий (естественная убыль, утрата потребительских свойств в результате порчи, боя, лома и т. п.), ранее поставленный к вычету НДС восстанавливать бы не было бы необходимости.

Например, такая позиция изложена в п. 10 постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.2014 № 33 «О некоторых вопросах, возникающих у арбитражных судов при рассмотрении дел, связанных с взиманием налога на добавленную стоимость».

В частности, отмечено, что при определении налоговых последствий выбытия (списания) имущества в результате наступления событий, не зависящих от воли налогоплательщика (утрата имущества по причине порчи, боя, хищения, стихийного бедствия и тому подобных событий), необходимо иметь в виду, что исходя из содержания п. 1 ст. 146 НК РФ такое выбытие не является операцией, учитываемой при формировании объекта налогообложения.

Недостача по вине материально ответственного или иного виновного лица к перечисленным событиям не относится, поэтому НДС с точки зрения снижения налоговых рисков необходимо восстановить, сделав в соответствии с п. 3 ст. 170 НК РФ запись в Книге продаж:

Дт 91-2 Кт 68ндс на сумму 7 140 руб. (восстановлен НДС по недостаче как 20 % от 35 700 руб.).

Если по решению руководителя восстановленный НДС взыскивается с материально ответственного лица (это возможно, так как сумма НДС оплачена поставщику и соответствует критериям прямого действительного ущерба), то может быть, вместо предыдущей, сделана запись:

Дт 73-2 Кт 68ндс на сумму 7 140 руб.

Вместе с тем, данная позиция является не вполне однозначной. Так, иногда арбитры признают незаконным доначисление налога в связи со списанием недостачи (Постановления АС ЦО от 24.02.2016 № по делу N А09-4959/2015, АС УО от 08.02.2016 № Ф09-203/16 по делу № А60-19040/2015 и др.).

Ошибка № 4. Некорректное отражение зачета недостачи излишком в регистрах налогового учета и налоговой декларации по налогу на прибыль организаций

Зачет пересортицы может приводить к нарушениям в налоговом учете по налогу на прибыль организаций.

В налоговом учете по налогу на прибыль организаций не предусмотрено проведение зачета излишков и недостач товаров. Для целей налогообложения прибыли пересортица рассматривается как две самостоятельные операции: оприходование одних товаров (внереализационный доход по группе операций в нашем примере у бухгалтера составил 41 400 руб.) и списание других (внереализационный расход в нашем примере составил 35 700 руб.).

При «аннулировании» пересортицы расходы не возникают, они возмещаются за счет виновников недостачи. НДС в этом случае также поставить в уменьшение налогооблагаемой прибыли будет достаточно спорным действием, поскольку операция (расход) не связана с доходообразующей, экономически оправданной деятельностью (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Тогда необходимо доначислить налог на прибыль организаций с суммы необоснованно признанных расходов (35 700 * 20 % = 7 140 руб.):

Дт 99 Кт 68 на сумму 7 140 руб.

Налоговые последствия. В соответствии со ст. 122 НК РФ описанные налоговые нарушения могут привести к штрафам в размере 20 % от сумм не начисленных и не перечисленных налогов. Кроме того, при нарушении сроков уплаты НДС и налога на прибыль организаций организация будет вынуждена также заплатить пеню, исчисленную по правилам ст. 75 НК РФ.

Полезный аудит без переплат

На вашей территории или удаленно

Оставьте заявку прямо сейчас!

Просто оставьте контакты в форме ниже, мы с вами свяжемся и ответим на вопросы:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным