Самый простой вариант, конечно, довериться подрядчику, который умеет выявлять и описывать процессы и постоянно делает это в рамках своих проектов. Возможно, по какой-то причине вы хотите сделать это самостоятельно. Попробуем дать вам чек–лист, последовательность действий.
Первое — формируем рабочую группу. Совершенно точно в нее должны попасть руководители подразделений, ключевые сотрудники. Например, те, кто долго работает на своем месте и предан компании.
За годы работы мы выработали правило, что к формированию рабочей группы необходимо подходить аккуратно. Допустим, есть руководитель, который должен войти в рабочую группу, и нам заранее известно, что он сопротивляется проекту. Поэтому с его включением важно быть предельно аккуратными.
Неплохим решением в этом случае будет присоединение к группе его заместителя или помощника, способного нам помогать на протяжении проекта. От него мы на самом деле сможем получать информацию, а руководитель будет присутствовать в рабочей группе формально.
Как правило, в рабочую группу входят 5–7 человек, если компания небольшая. Если же клиент достаточно крупный, например, это холдинг, то можно сформировать несколько рабочих групп.
Делать одну рабочую группу, состоящую из 50 или 100 человек, нецелесообразно, поскольку управлять ей будет сложно.
Второе — определяем границы проекта.
Желательно, чтобы в границы проекта попало как можно больше бизнес-процессов. Но иногда проще и лучше все же ограничить область наведения порядка. Например, сначала систематизировать работу на одном участке, а затем на другом. Сначала на производстве, а потом в торговле. Сначала центральный офис, а затем филиалы.
Третье — готовим график интервью.
График интервью строится исходя из того, чтобы пройти все процессы по очереди с ключевыми людьми, которые в них участвуют.
Есть смысл взять максимально длинную цепочку создания добавленной стоимости, и идти по ней последовательными интервью с отделами. Например, «закупки», «склад», «продажи», «доставка», «расчет финансового результата».
Только не забудьте, что продажи — это не только процесс продажи, но и обработка претензий покупателей, возвраты и так далее.
Не забудьте про согласованные отпуска. Проводить интервью по блоку продаж, в отсутствие РОПа — так себе идея.
При подготовке плана, реально оцените, как часто вы и сотрудники можете встречаться. Может быть, раз в день, а может и раз в неделю. Исходя из этого, график интервью может растянуться на многие месяцы.
Четвертое — проводим интервью по всем бизнес-процессам, входящим в границы проекта.
Постарайтесь проводить выявляющие интервью. Не задавайте сотрудникам вопросы в таком формате, как «что вы делаете», «как работаете». Поскольку в этом случае человек может рассказать все что угодно, при этом опустив важные детали из нехороших побуждений или потому что просто забыл.
Напротив, выявляйте процессы при помощи интервью с точечными вопросами. Например:
Расскажите, откуда появляются новые клиенты в компании?
Может ли новый клиент позвонить в компанию?
Если он позвонил, то кто ответит на телефонный звонок?
Что дальше делает тот, кто принял звонок?
Где будет зафиксирована информация о телефонном звонке?
Кто и когда проверит, что этот клиент новый, и его еще нет в базе, он ни за кем не закреплен? Как это будет проверено?
Кто будет дальше менеджером этого нового клиента?
И так далее. Вот такие точечные вопросы входят в наши интервью, вам советуем подготовиться по каждому блоку заранее, чтобы не придумывать вопросы на ходу.
В работе мы используем готовые по всем процессам опросники. Но также перед каждым интервью их дорабатываем и улучшаем, исходя из специфики бизнеса заказчика.
Внедрение программ 1С:Предприятие
Для нас внедрение – это не продажа лицензий. Внедрить 1С, это значит сделать так, чтобы система работала у вас в компании, и решала задачи как рядовых пользователей, так и собственников
Пятое — формируем схему бизнес-процессов на основе собранной информации.
Сначала на верхнем уровне опишите такие крупные процессы, как закупка, продажа, производство, поступление товаров на склад, проведение инвентаризации и прочие. Затем они уточняются, детализируются до маленьких шагов с учетом ответственных и ролей.
Не выбирайте сложную нотацию описания, в которой придется отдельно разбираться. Выберите простые схемы — кубики и стрелочки. Главное тут суть, результат.
Если вы взялись описывать процессы самостоятельно, возможно они не будут укладываться в логику 1С продуктов. Но вы уже найдете разрывы, неоднозначные места, перегруженные или недогруженные роли, и сможете устранить эти проблемы в бизнесе. Если, конечно, выполните все шаги правильно.
Если вы прочитали шаги, и поняли, что сделать их будет сложно, и в результате вы не уверены, есть вариант — найм в штат специалиста по бизнес-процессам. Иногда это дает хорошие результаты.
Если аналитик внутри компании постоянно поддерживает бизнес-процессы актуальными, то это идеальная картина. Тогда мы, как внедренцы 1С, берем описанные процессы и делаем автоматизацию. Но так бывает достаточно редко.
Даже если внутри компании есть описание бизнес-процессов, чаще всего оно не совпадает с реальностью. А это значит, что нам, внедренцам, надо начинать свою работу с самого сначала, то есть с обследования.
Иногда процессы описывают в ходе внедрения систем менеджмента качества (ISO 9001). Закономерный вопрос от клиента — если у нас есть сертификат ISO, описанные процессы можно использовать для автоматизации и обойтись без обследования?
К сожалению, мы нередко наблюдаем ситуацию, когда СМК внедряется формально. Это значит, что в компании готовится комплект документов, благополучно проходится сертификация, но на практике организация работает не по описанным в бумажках процессам.
В таком случае внедрение СМК никак не может заменить описание бизнес-процессов и не несет пользы в подготовке к автоматизации. Если же СМК внедрена по-настоящему, этап обследования можно попробовать пропустить и сразу перейти к автоматизации.
Однако мы в своей практике сталкивались с такими случаями, что даже при качественно внедренной СМК на этапе обследования нам удавалось находить разрывы в процессах. Поэтому самым оптимальным решением было бы и иметь СМК, и сделать описание процессов перед автоматизацией бизнеса.
Описывать ли процессы, с учетом будущего программного продукта для автоматизации
Мы относимся к тому типу бизнес-консультантов, кто описывает процессы под внедрение конкретного вида программного продукта, под 1С.
Любой консультант Корада Консалтинг имеет в голове модель функционирования основных конфигураций 1С. Проектируя бизнес-процессы, он не будет рисовать то, что потом невозможно или сложно и дорого реализовать.
Поскольку на этом этапе совместно с заказчиком можно определить, как бизнес-процесс должен работать, и рассмотреть различные варианты. Например, договориться об упрощениях, изменениях или улучшениях, чтобы в дальнейшем использовать типовой программный продукт 1С.
Получается, когда мы со своим заказчиком прорабатываем бизнес-процессы, мы думаем о том, как их потом автоматизировать при помощи 1С. По возможности недорого и с использованием типовых программных продуктов. Такой подход нам кажется оптимальным для тех случаев, когда после описания бизнес-процессов планируется автоматизация.
В этой статье мы с вами поговорили про первый шаг в работе по перестроению бизнеса — выявление и описание процессов. Теперь вы знаете какой специалист вам нужен в штате, если вы хотите описывать процессы своими силами, и представляете себе объем работы, которая предстоит. Возможно, все-таки лучше выбрать профессионалов, заплатить им и требовать от них результата.
Внедрение программ 1С:Предприятие
Для нас внедрение – это не продажа лицензий. Внедрить 1С, это значит сделать так, чтобы система работала у вас в компании, и решала задачи как рядовых пользователей, так и собственников
Реклама: ООО «Корада», ИНН 7703733460, erid: LjN8KYsCV
Начать дискуссию