Автоматизация учета

Поможет ли внедрение 1С — зарабатывать больше

Запрос «наша компания выросла в прошлом году, и собирается расти в этом — если мы 1С внедрим, поможет ли нам это вырасти еще быстрее?» — достаточно частый на рынке автоматизации. Рост компании и автоматизация — в чем связь и есть ли зависимость? Какому растущему бизнесу нужна автоматизация, а какому нет? Поможет она вам, или помешает? Давайте разбираться.
Поможет ли внедрение 1С — зарабатывать больше
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Нужна ли автоматизация, если нет проблем

В предыдущей статье нашего блога мы говорили о негативных признаках того, что пора автоматизировать бизнес — низкая эффективность и непрозрачность процессов, отсутствие технологии выполнения работ, неэффективность «лоскутной автоматизации». Возможно, кто-то из читателей, проанализировав ситуацию в своей компании, определил, что описанные проблемы свойственны и для их организации тоже.

А что если проблем нет? Все хорошо, компания быстро растет, заказов все больше, денег все больше, клиентов все больше. Получается, при росте бизнеса не нужно думать про автоматизацию? Ведь любой проект — это затраты времени и денег, риски и сложности. Стоит ли все это начинать?

Проект наведения порядка и внедрения 1С не нужен, если:

  • в компании уже внедрена учетная система;

  • она покрывает все бизнес-процессы (шаги основного бизнес-процесса выполняются в системе, сотрудники работают в ней);

  • система прозрачная — руководство может делать отчеты, понимает, как пользоваться получаемыми данными;

  • данные актуальные, оперативные, им можно доверять.

В другом случае, когда компания растет, но при этом в ней нет единой информационной системы, очевидно что автоматизация необходима.

Отсутствие единой системы если еще не стало, то через какое-то время станет ограничением, которое либо остановит рост напрямую, либо помешает ему.

Получается, даже тем растущим компаниям, где не наблюдаются проблемы с прозрачностью и эффективностью процессов, не стоит «расслабляться». Им важно отслеживать, чтобы их бизнес был автоматизирован на достойном уровне, соответствующем его текущим размерам, скорости и динамике роста.

Нужна ли автоматизация в стартапе

Под стартапом мы будем понимать компанию, которая находится в стадии супербыстрого роста. Такие компании еще не определились точно с бизнес-моделью, структурой управления, каналами закупок и продаж, иногда даже с продуктом. Они быстро переключается между продуктами, услугами, пробует разные направления — еще вчера они продавали памперсы, сегодня продают люстры, вчера у них было 5 человек, сегодня наняли 20, завтра уволили всех снова.

Стартап — это компания, которая находится в состоянии динамичного изменения. Как правило, в первый год или в первые несколько лет собственники нащупывают нишу, узнают, откуда к ним идут деньги и клиенты, и начинают усиленно работать.

В этой стадии какая-то автоматизация, конечно, нужна. Однако мы не стали бы рекомендовать владельцам бизнеса делать серьезный проект обследования процессов и внедрения комплексной информационной системы.

Во-первых, проектэто длительное мероприятие на несколько месяцев, а иногда и годы.

Во-вторых, обследование, выявление и описание процессов предполагает наличие в компании постоянных процессов, которых в стартапе нет.

В таком бизнесе процессы не сформированы до конца и меняются быстро. За то время, пока будет идти полноценный проект автоматизации с обследованием, моделью, реализацией, компания может поменяться кардинально, вплоть до того, что в ней могут появиться новые отделы, сотрудники, руководители, продукты, направления деятельности.

Классический проект автоматизации будет полезен тому бизнесу, который уже стабилизировался, в котором собственник понял, чем заниматься. Он просто будет невозможен в стартапе.

Поэтому мы рекомендуем такой компании обратить свое внимание на «лоскутную автоматизацию». Например, есть задача автоматизировать продажи. В этом случае в качестве инструмента стоит взять любую подходящую CRM-систему: Битрикс24, AmoCRM или другие. Для автоматизации бухгалтерского учета можно использовать онлайн-бухгалтерию. Для других задач — Excel, например, а также различные онлайн-сервисы.

На этапе, где компания меняется постоянно, лучше всего подбирать такие вот маленькие и простые решения для автоматизации, которые можно быстро включить и отключить. Не понравилось или не подошло, а может, стало уже ненужным, пока настраивалось? Не беда. Просто перестали делать небольшие ежемесячные оплаты за использование облачных решений.

Полноценное внедрение всегда подразумевает большие инвестиции, как времени, так и денег. И даже если в стартапе есть финансовые возможности, то делать классический проект автоматизации бессмысленно. За то время, пока решение будет внедряться, оно устареет и не будет уже подходить бизнесу. Пользоваться им будет избыточно тяжело.

Поэтому, повторим, мы бы не рекомендовали компании, находящейся в стадии «давай–давай», входить в большую автоматизацию, даже если на нее есть деньги. Стартапу лучше пробовать автоматизироваться такими маленькими «кусочками».

Когда же процессы и продукты станут понятными, а компания перейдет из стадии «давай–давай» в стадию юности или зрелости, тогда можно заходить на проект автоматизации, в рамках которого сделать описание устоявшихся бизнес-процессов. Далее под них подобрать подходящий программный продукт, внедрить его полностью, тем самым отказаться от старых «лоскутов» — различных инструментов и отдельных учетных систем.

Как рост бизнеса влияет на потребности в автоматизации

Для того, чтобы понять какая автоматизация учета и управления нужна растущей компании, и почему вообще она становится актуальна, давайте разберем причины роста. Мы можем судить о них, основываясь на примере тех компаний, с которыми работаем и довольно хорошо знакомы.

Из нашей практики одна из причин ускорения роста — продукт стал более востребованным. Например, в связи с введением санкций, импортозамещением, или в связи с развитием отрасли в целом.

В определенной ситуации то, что производит компания, становится более актуальным, чем ранее. Тогда продажи начинают расти не потому, что увеличивается команда менеджеров по продажам, а потому, что рынок сам начинает стремительно расти, «всасывая в себя» все, что на нем есть.

Еще одна причина роста — это в компании сделано правильное управленческое решение. Например, строительство завода, переезд на другой склад, найм новых руководителей или глобальное обучение, которое помогло построить отдел продаж или усилить производство. То есть это какие-то внутренние перестроения компании, которые привели к ускорению роста.

Получается, что для стремительного роста есть две причины — внешняя, связанная с изменением обстановки извне, и внутренняя, подразумевающая трансформации внутри бизнеса.

Внедрение программ 1С:Предприятие

Для нас внедрение — это не продажа лицензий. Внедрить 1С, это значит сделать так, чтобы система работала у вас в компании, и решала задачи как рядовых пользователей, так и собственников

При чем тут внедрение 1С

Рост компании может потребовать автоматизацию. Для этого есть несколько причин. Рассказываем.

  • Первоенужен точный финансовый учет.

Ранее, когда компания имела меньший оборот средств, для нее был не столь важен точный финансовый учет. В понятие «финансовый учет» мы вкладываем не просто понимание того, сколько денег лежит на расчетных счетах, а понимание того, что не все деньги на расчетных счетах являются нашей прибылью.

На этапе, когда компания маленькая, ошибка в знании того, что есть прибыль, а что нет, каков размер налогов к оплате и просроченной дебиторской задолженности, не очень страшна. Все потому, что суммы небольшие.

Когда же компания растет агрессивно, при этом пользуясь кредитными деньгами, точное понимание того, что происходит с финансами, становится очень важно.

Если для маленького бизнеса цена ошибки может быть — кассовый разрыв в 100 000 рублей, то в среднем или большом — это кассовый разрыв в десятки миллионов.

В первом случае о закрытии задолженности можно договориться с таким же маленьким поставщиком, как и сама компания, а во втором это будет сделать сложнее.

  • Второенужен быстрый финансовый учет.

У микробизнеса и малого бизнеса финансовый учет есть только в бухгалтерии, которая учитывает уже произошедшие факты. Причем очень часто эти факты отражаются не оперативно из-за определенных сроков закрытия периода. Даже если у вас идеальная бухгалтерия, то все равно сделанные в положенные сроки отчеты не помогут вам принимать оперативные решения.

Например, сегодня, 1 марта, вам нужно решить, как распоряжаться деньгами в текущем месяце на основании результатов февраля — что и в каком объеме закупать, с кого требовать просроченную дебиторскую задолженность и так далее.

В этом вам может помочь только оперативное получение необходимой информации, которое бухгалтерия не обеспечит.

  • Третьевозникает необходимость организовать большее количество людей.

При быстром росте компании, как правило, часто увеличивается штатная численность. А это значит, что у собственников и руководителей возникает задача организовывать работу новых сотрудников, давать им рабочие места. И здесь под рабочим местом мы имеем в виду не столы и стулья, а рабочее место в информационной системе. Ранее выход нового сотрудника был редким мероприятием, поэтому процедуры, в которой коллеги с большим опытом показывали новичку, откуда какие документы взять, куда и что писать, вполне хватало.

Сейчас, когда люди приходят в компанию в большом количестве, такой способ работы и передачи знаний становится сильным ограничением.

В случае, когда сотрудник получает рабочее место в информационное системе, сильно снижается вероятность совершения ошибок по неопытности.

Например, работая в 1С, он уже не может выставить счета клиентам по неправильным ценам, дать неверные скидки, ему не нужно обращаться к общим папкам на диске. Все, что ему необходимо для работы, есть на его рабочем месте в информационной системе. Таким образом, рост численности сотрудников усиливает потребность в качественной автоматизации.

  • Четвертоестановится слишком много работы.

Быстрый рост подразумевает появление большего количества договоров, контрактов, закупок, отгрузок, выполненных услуг. Чем больше становится действий, которые необходимо делать, тем важнее, чтобы они обрабатывались в информационной системе и были прозрачными.

При стремительном росте исчезает такая опция как ручной труд и ручное перенесение данных. Это становится делать очень тяжело, поскольку объемы работы значительно увеличиваются.

Когда компания растет, нагрузка на людей возрастает, что приводит к появлению потребности в автоматизации процессов.

  • Пятоевозникает необходимость навести порядок.

Мы помним, что правильный проект внедрения информационной системы включает в себя в первую очередь консалтинг. То есть выявление процессов, поиск разрывов, регламентацию работы. Все это для компании, находящейся в стадии роста, очень важно.

Даже без учетной системы консалтинг позволит навести порядок в процессах, делах, действиях. Он как витамины и пищевые добавки, которые необходимо принимать в период серьезных тренировок в спортзале, чтобы организм был здоровым и рос.

Поможет ли внедрение 1С расти еще быстрее

1С — это инструмент, который вместе с консалтингом позволит наладить внесение данных в единую систему и получение их с помощью системы отчетности руководителями разного уровня. В большинстве случаев внедрение 1С само по себе не поможет компании расти быстрее.

Конечно, есть отдельные виды бизнеса, в которых реально полностью автоматизировать большую часть процессов, тем самым сделав их быстрыми и дешевыми с точки зрения трудозатрат. В этом случае внедрение информационной системы позволит компании ускориться в росте. Но это скорее исключение из правил.

И тем не менее внедрение информационной системы дает платформу для бизнеса, обеспечивающую все, о чем мы писали: прозрачность, управляемость, быструю и корректную отчетность, на основании которых можно принимать решения. Это платформа, от которой можно отталкиваться и расти дальше.

Здесь скорее наоборот, если автоматизацию не делать, то на каком-то этапе развитие бизнеса затормозится. Без внедрения информационной системы потеряется прозрачность учета, и это станет «бутылочным горлышком» в росте.

Не найм людей, не продажи, не выполнение работ, в какой-то момент именно административная часть, которая включает в себя систему автоматизации, станет «узким местом» и остановит рост. И, к сожалению, когда это произойдет, быстро расшить это «бутылочное горлышко» не получится.

Бизнес, столкнувшись с такими проблемами, обратится к проекту автоматизации, потратит много времени и сил на избавление от этого «узкого места». В этот период в любом случае компания замедлится в своем росте. Поэтому 1С помогает не быстрее расти, а помогает не замедлиться на пути роста, дает бизнесу такую платформу, от которой реально отталкиваться и дальше развиваться.

Внедрение программ 1С:Предприятие

Для нас внедрение — это не продажа лицензий. Внедрить 1С, это значит сделать так, чтобы система работала у вас в компании, и решала задачи как рядовых пользователей, так и собственников

Реклама: ООО «Корада», ИНН 7703733460, erid: LjN8KQwKz

Комментарии

3
  • Жанна

    Вопрос к авторам: какую абстрактную компанию и в какой области они себе представляли, когда писали эту статью, которая имеет сотрудников, что-то продаёт и даже развивается, но при этом не имеет совсем никаких средств автоматизации?

    делать классический проект автоматизации

    разве существует некий классический универсальный проект автоматизации? В оптовой торговле процесс автоматизации один, в розничной - совсем другой, в строительстве третий, в производстве четвертый и т.д.

    Для кого предназначена эта статья из общих фраз? Для руководителей? Тогда было бы гораздо лучше, если бы речь шла более предметно, какие конкретно процессы и участки можно автоматизировать, например, в магазине или в производстве.

    А так получилось слишком много воды, а в такой статье нужны именно конкретные идеи, способные заинтересовать собственника или руководителя.

    Ну и странности:

    если мы 1С внедрим, поможет ли нам это вырасти еще быстрее?

    очень сомневаюь, что такая формулировка возможна от лица руководителя, если он не полный иди.от. 1с по умолчанию (именно в таком её наименовании) - программа для бухгалтера, и ни один руководитель даже во сне не предположит, что использование программы для бухгалтера поможет расти бизнесу.

    Для автоматизации бухгалтерского учета можно использовать онлайн-бухгалтерию.

    а до этого бухгалтер в тетрадке считал? Есть множество вариантов, в т.ч. условно-бесплатных.

    Если уж чем можно обосноватьь ведение учета именно в 1с - то более простойй интеграцией с другими программами от 1с.

    Даже если у вас идеальная бухгалтерия, то все равно сделанные в положенные сроки отчеты не помогут вам принимать оперативные решения.

    почему??

    Например, работая в 1С, он уже не может выставить счета клиентам по неправильным ценам, дать неверные скидки

    почему вы так думаете? Накосячить можно и в программе 😅

    И потом переделывать еще сложнее )

    • abojarshinov

      Добрый день.

      очень сомневаюь, что такая формулировка возможна от лица руководителя, если он не полный иди.от. 1с по умолчанию (именно в таком её наименовании) - программа для бухгалтера, и ни один руководитель даже во сне не предположит, что использование программы для бухгалтера поможет расти бизнесу.

      1С "по умолчанию", на мой взгляд, перестала быть "программой для бухгалтера" 10 лет назад или около того. По крайней мере сама 1С, и вся партнерская сеть, активно борется с этим стереотипом.

      1С - это управление торговлей, и управление нашей фирмой. 1С - это КА и ERP. 1С - это Управление холдингом, и Документооборот. 1С - это битфинанс, Управление проектами, и Управление Автотранспортом. В конце концов, это CRM.

      И поэтому собственник, обращающийся за внедрением 1С - конечно ожидает что ее внедрение поможет бизнесу. А не бухгалтеру )

      Остальные вопросы исходят из тезиса, что 1С - это бухгалтерия, и крутятся вокруг бухгалтера. А бухгалтер - не главное действующее лицо при автоматизации управления и учета.

      • Жанна

        потому что тупо "1С" называют то, на чем работает бухгалтер.

        Другие решения имеют самостоятельные названия, и руководитель будет искать программу "торговую" или "для производства", или для общепита", а более продвинутые будут вообще использовать более сложные формулировки, а не называть всё одним словом "1С". Именно это я и пыталась сказать.