Что такое график документооборота в бухгалтерии и зачем он нужен
График документооборота — это внутренний локальный нормативный акт компании, который определяет порядок движения документов между подразделениями (от составления до полного их исполнения), сроки обработки и ответственных лиц.
С внедрением ЭДО количество бумажных экземпляров сократилось, но маршруты остались прежними, поэтому структуризация процессов все равно актуальна.
В бухгалтерии упорядочения требует:
Первичная документация — договоры, счета, накладные.
Регистры бухучета — оборотно-сальдовые ведомости, инвентарные карточки.
Оправдательные документы — кассовые чеки, квитанции об оплате и т.д.
Для оптимизации обмена документами внутри компании, налаживания взаимодействий между подразделениями, контроля сроков обработки документов и отчетности необходимо упорядочивать первичные и оправдательные документы.
Универсального перечня нет, каждая организация сама разрабатывает актуальный для нее список бухгалтерской и налоговой документации и схему ее перемещения.
График документооборота — необязательный локальный акт. Однако его наличие значительно упрощает жизнь компании.
Например, следование определенному плану позволяет:
оптимизировать бумажную рутину;
распределить обязанности между сотрудниками;
регулировать соблюдение учетной политики;
не нарушать сроки, строго установленные законом, например, для сдачи отчетности или хранения архива;
экономить время бухгалтера на решение других задач;
контролировать перемещение важных данных внутри компании;
в целом, повысить качество работы с документами.
При составлении Графика опирайтесь на федстандарт ФСБУ 27/2021, в нем прописаны основные требования к ведению бухучета в коммерческих и бюджетных организациях.
Делегируйте разработку локальных актов и оптимизацию внутренних бизнес-процессов профессионалам консалтинга. Компания DAS Group оказывает комплексные услуги для предпринимателей.
Пошаговый план составления графика
Если в вашей компании еще нет Графика документооборота бухгалтерии, или его внедрение не возымело успеха на практике, используйте нашу инструкцию. Действуйте пошагово, чтобы не пропустить ни одну важную деталь.
Для начала нужно найти ответы на следующие вопросы:
Как на предприятии организован учет регистров?
Кто занимается первичкой, и как быстро она обрабатывается?
Что представляет из себя цикл движения бухгалтерских и налоговых документов: от создания до отправки в архив?
В каком виде (бумажном или электронном) и как долго хранится архив?
Подготовительный этап позволит понять, с какой стороны подступиться к задаче, и оценить масштаб проблемы. После — можно приступать к основной работе.
Получите бесплатно запись вебинара «Как организовать информационную безопасность в компании»
Не становитесь жертвой кибератак и не позволяйте злоумышленникам получить доступ к вашим конфиденциальным данным
Узнайте как безопасно выстроить ключевые бизнес-процессы и как настроить систему информационной безопасности
Шаг 1. Составьте перечень документов, которые проходят через бухгалтерию
Старайтесь сделать его максимально подробным. Вспомните, что редко используется и обычно ускользает от внимания: служебные записки по итогам командировки, отчеты о рекламных акциях и т.п.
Когда перечень готов, пропишите маршрут для каждого документа. У первички он будет примерно такой:
Создание/получение от контрагента → учет → обработка → передача в архив
Важно зафиксировать и сроки перемещения, а также ответственных лиц: кто от кого получает, кто проверяет, согласовывает, кому передает далее и как хранит.
Схема движения товарной накладной:
Форма: ТОРГ-12, утвержденная постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 года № 132.
Кто создает/ обрабатывает — бухгалтер по работе с первичной документацией.
Кто подписывает — директор, бухгалтер, кладовщик или иное лицо, которое отпускает груза со склада.
Срок хранения — 5 лет (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).
Место хранения — бумажный архив, в тематических папках, в соответствии с номенклатурой организации.
Шаг 2. Выберите ответственных лиц
Закрепите за каждым участком работы конкретное должностное лицо, иначе путаница в исполнении графика неминуема, а ответственность будет перекладываться с одного сотрудника на другого.
Помимо самих бухгалтеров, с документами взаимодействуют работники других подразделений:
бумаги по отпускным персонала готовит сотрудник отдела кадров;
накладные и УПД — работник склада;
договоры и приложения к ним — юрист;
отчеты по рекламным мероприятиям — маркетолог и т.д.
Шаг 3. Определите сроки
В Графике нужно зафиксировать следующие временные рамки:
срок предоставления документа в бухгалтерию после создания/ получения от контрагента;
срок проверки и обработки бухгалтером — внесения в реестр, учетную программу например;
срок архивации (передачи в архив) и хранения.
Некоторые из них установлены законодательно, другие — определяет сама компания. Если позволяет ситуация, лучше заложить еще пару дней сверх дедлайна, чтобы у сотрудника была возможность перепроверить документ на наличие ошибок.
Шаг 4. Оформите данные в таблицу
Структура Графика документооборота в бухучете и его наполнение может разниться. Унифицированной формы нет, каждая компания разрабатывает ее самостоятельно под свой зарос. Можно комбинировать текстовые вставки с таблицами, графическими схемами, рисунками для наглядности информации.
Непосредственно график обычно оформляется в виде таблицы, где в каждой строке прописывают наименование документа, а в столбцах — этапы маршрута, сроки, ответственных лиц, количество экземпляров и т.п.
Образец:
Наименование документа | Этап 1. Создание. | Этап 2. Предоставления в бухгалтерию | Этап 3. Обработка в бухгалтерии | Этап 4. Хранение |
Кто создает (ответственное лицо) | Кто передает | Кто обрабатывает | Срок передачи в Архив, Ответственный за передачу | |
Кто утверждает | Кто принимает | Срок для учета | Форма и место хранения | |
Срок сдачи | Срок хранения документа в Архиве |
Список документов в Графике можно структурировать по группам по какому-либо признаку: по отделу создания, сроку хранения или типу: первичка, оправдательные документы, регистры бухучета. В таком случае будет проще найти нужный маршрут.
Шаг 5. Утвердите График документооборота в бухгалтерском учете
Как и любой локальный акт компании, График документооборота требует утверждения руководителем. На первой странице директор проставляет визу:
«Утверждаю», дату и подпись.
Затем издается приказ, а все причастные сотрудники ознакамливаются с ним под роспись.
График может быть оформлен отдельным документом, либо входить в состав иного локального нормативного акта, например, Положения о документообороте в компании или Учетной политике.
Можно ли наказать сотрудника за несоблюдение графика документооборота
На основании ст. 192 ТК, работодатель может применить дисциплинарное взыскание к злостному нарушителю маршрутов или сроков документооборота. Например, если работник постоянно срывает дедлайн сдачи первички в бухгалтерию, то уместно вынести ему предупреждение или выговор.
А наказать «рублем» получится, только если условие о депремировании закреплено в соответствующем ЛНА компании (письмо Роструда от 18.12.2014 № 3251-6-1).
Комплексные консалтинговые услуги для бизнеса — DAS Group. Решение вопросов налогообложения, бухучета, финансов, юридического сопровождения и кадрового делопроизводства — любой сложности.
DAS group | консалтинг для бизнеса
Выстраиваем и совершенствуем бизнес-процессы, задавая вектор улучшений и снижая риски
Реклама: ООО «ДАС ГРУП», ИНН 5405083068, erid: LjN8JwNPJ
Начать дискуссию