Как правильно составить акт выполненных работ для самозанятых

Нужен ли акт выполненных работ при сотрудничестве с самозанятым

Акт подтверждает, что исполнитель выполнил работы по договору в полном объёме и в указанные сроки. Подписывая акт, заказчик выражает своё согласие с объёмом и качеством работ, а также фиксирует их приёмку.

Но у сотрудничающих сторон часто возникает вопрос, обязательно ли составлять акт выполненных работ? 

Каждый расчёт с самозанятым должен подтверждаться чеком. Об этом прямо говорится в законе от 27.11.2018 № 422-ФЗ. С точки зрения права у самозанятого нет обязанности формировать акт.

ФНС в своём письме подтверждает, что чек — это обязательный документ при сотрудничестве с самозанятым, а акт может выступать дополнительным документом для учёта расходов заказчика в конкретном периоде, например, если исполнителю выплачивается аванс. Выплату самозанятому нужно отнести на дату, которая указана в акте, а не в чеке на предоплату.

Пример:

Заказчик перечислил самозанятому аванс за ремонтные работы в январе и получил на сумму выплаты чек. Исполнитель закончил ремонт помещения в марте. 

Выплату самозанятому нужно отнести к расходам в день, когда завершились работы — на дату подписания акта.

Акт выполненных работ можно составлять и в других случаях.

Когда и для чего нужен акт

В первую очередь акт важен заказчику. С его помощью заказчик может:

• Подтвердить отсутствие трудовых отношений с исполнителем — в акте можно детально расшифровать состав работ, их стоимость, указать конкретные сроки их выполнения.

Пример:

• Переоценить стоимость основного средства, если самозанятый выполнил строительные или ремонтные работы, в результате которых актив стал стоить больше. Такая процедура происходит именно на основании акта выполненных работ.

Пример:

Самозанятый установил сигнализацию и навигационное оборудование в автомобиль компании-заказчика. Стоимость дооборудования увеличила первоначальную стоимость автомобиля. Бухгалтерия провела дооценку на основании акта выполненных работ.

• Помочь бухгалтеру определить статью затрат, куда включить оплату работ исполнителю. Акт содержит подробные сведения по выполненным работам, которых нет в чеке.

Пример:

Исполнитель провел уборку производственного цеха заказчика. Заказчик применяет упрощённый налоговый режим. 

В чеке указано: «Уборка помещения по договору № 7 от 10.03.2023». Этой информации мало, чтобы отнести затраты на конкретную статью расходов. 

В акте работа расписана подробно — «Уборка производственного цеха площадью 115 кв. м. для ООО «Лидер» по договору № 7 от 10.03.2023.» Так бухгалтеру понятно, что затраты на уборку можно отнести к материальным расходам согласно ст. 254 НК, которые уменьшают налоговую базу при УСН.   

• Зафиксировать претензии, чтобы иметь законные основания для отказа в оплате некачественно выполненных работ. Этот документ станет основанием для обращения в суд, чтобы урегулировать разногласия с исполнителем.

Пример:

«Услуги по укомплектованию коробок по договору № 24 от 15.03.2023 выполнены в неполном объёме. По условиям договора исполнитель должен был укомплектовать 115 коробок. По факту укомплектовано 97 коробок».

Акт выполненных работ нужен и самозанятому. Подписанный акт подтверждает, что заказчик не имеет претензий по выполненным работам и обязуется их оплатить. В случае, если исполнитель оплату не получит, такой документ послужит доказательством в суде.

Чтобы акт выполненных работ имел юридическую силу, его нужно правильно оформить.

Какие сведения нужно включить в акт

Акт выполненных работ не имеет утверждённой формы, поэтому документ можно сформировать произвольно, включив в него необходимые реквизиты:

• Наименование документа.

• Номер и дату акта.

• Наименование сторон — заказчика и исполнителя.

• Реквизиты договора, по которому выполнялись работы.

• Подробный перечень работ и их стоимость.

• Сроки выполнения работ.

• Общую стоимость работ.

• Информацию об отсутствии или наличии претензий по качеству и объёму работ.

• Подписи сторон — заказчика и исполнителя.

Что делать в таком случае заказчику?

Как составить акт выполненных работ

Заказчик должен внимательно изучить акт, представленный самозанятым, проверить его на наличие ошибок.

Если составление акта вызывает у исполнителя сложности, то заказчик может сформировать его сам, а самозанятый подпишет готовый документ. Но это станет дополнительной нагрузкой для бухгалтерии заказчика, особенно, если компания сотрудничает с большим количеством внештатных исполнителей.

Своевременно и правильно оформить закрывающие документы помогают специальные электронные площадки.

Цифровая HR платформа автоматически формирует электронный акт после того, как исполнитель подтвердит в мобильном приложении, что задание выполнено. С этого момента акт выполненных работ ожидает подписания в личном кабинете заказчика. Документ подписывается нажатием одной кнопки. 

Сформированный платформой акт включает все необходимые реквизиты первичного документа и не содержит ошибок. Заказчик с уверенностью может использовать такой документ в учёте для отражения расходов. При этом снижается нагрузка на бухгалтерию компании. Бухгалтеру не придется вручную формировать акт на каждого исполнителя.

Платформа гарантирует безопасные массовые выплаты самозанятым. При этом заказчик автоматически получает чеки на суммы выплат в рамках информационного обмена с ФНС, так как Цифровая HR платформа — это официальный партнёр налоговой службы.

Также в личном кабинете приложения заказчику доступна прозрачная отчетность и аналитика.

Получите бесплатный чек-лист — узнайте как правильно заключить договор

Снизьте риски при работе с самозанятыми

Минимизируйте риски при работе с исполнителями

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «ПРОЕКТ», ИНН 7733354684, erid: LjN8KRF3b