Розничная сеть «Подружка» (ООО «Табер Трейд») – это более 230 мультибрендовых магазинов косметики, парфюмерии и полезных мелочей в разных регионах России. Кроме фирменных магазинов, компания развивает продажи через интернет-магазин.
Контрагентов много, документов много – как улучшить работу?
Компания «Табер Трейд» имеет множество отделений по всей стране, а специфика работы торговой сети подразумевает взаимодействие с сотнями поставщиков товаров. Количество документов огромное, и минимизировать издержки помог переход на электронное взаимодействие с контрагентами через сервисы обмена.
В «Табер Трейд» подключились сразу к нескольким сервисам обмена, так как контрагенты работают с разными решениями. Учитывая высокий трафик документооборота и особенности обработки первичной документации, потребовался серьезный пересмотр всего процесса.
Почему потребовалась оптимизация работы с первичными учетными документами (ПУД):
- компании приходится работать с несколькими сервисами обмена;
- не было единого электронного финансового архива документов;
- согласование документов затягивалось – нужен был удобный инструмент согласования;
- нацеленность руководства на централизацию бизнес-систем компании для удобства администрирования.
Решение: внедрить единую систему приема, согласования и хранения электронных финансовых документов из разных сервисов обмена.
Нетоварные первичные учетные документы – система делает, а человек контролирует
Задачи:
1. Автоматизировать работу с нетоварными первичными учетными документами, поступающими из сервисов обмена.
2. Организовать электронный финансовый архив документов.
У нетоварных сделок, связанных с арендой помещений, рекламой, хозяйственными закупками и т.д., есть важная особенность – условия каждой сделки индивидуальны. Именно поэтому работа с такими документами подразумевает дополнительные согласования и проверки.
Как это работает
- Первичный документ поступает из сервиса обмена (от контрагента) прямо в систему электронного документооборота, где автоматически связывается с договором по сделке. Все документы по договору образуют единый комплект, так легче найти всю информацию по сделке при наличии соответствующих прав доступа.
- Система электронного документооборота (СЭД) автоматически определяет ответственного за обработку менеджера – как правило, это сотрудник, который заключал сделку (ответственный за договор) или за кем закреплена организация-контрагент. В СЭД ответственному за обработку приходит задача на рассмотрение входящего ПУД – ему нужно только проверить соответствие содержания документа условиям сделки.
- После согласования ПУД ответственным задача автоматически направляется бухгалтеру. Как только документ согласуется в СЭД, он автоматически подписывается квалифицированной электронной подписью (ЭП) ответственного, документ заносится в 1С для отражения в учете, и ответ отправляется контрагенту через сервис обмена.
Документы подписывают квалифицированной ЭП, и это гарантирует их неизменность и юридическую значимость.
Товарные первичные учетные документы. Скучать по «ручному» процессу не будут
Задачи:
1. Автоматизировать работу с товарными первичными учетными документами, которые сопровождают процесс заказа-приемки товара.
2. Организовать хранение полученных файлов в едином финансовом архиве.
Документы по товарным сделкам, связанные с непосредственной деятельностью – приобретением продукции для последующей продажи, как правило, однотипны. Процессы проверки и обработки таких ПУД давно четко выстроены, однако их количество велико.
Как это работает
- Заказ на поставку отправляется через EDI-систему. Поставщик комплектует его и отправляет, а «Табер Трейд» получает уведомление об отгрузке с полным перечнем информации по товару (размер, вес, наименование, количество и т.д.).
- После приемки товара сотрудник «Табер Трейд» направляет поставщику уведомление о приемке с информацией по фактически принятому товару, это помогает сформировать корректный счет-фактуру. На основе этого уведомления в учетной системе создается проект проводки.
- После получения уведомления о приемке товара поставщик создает универсальный передаточный документ (УПД), который отправляется в «Табер Трейд» через сервис обмена.
- Пришедший в «Табер Трейд» УПД автоматически загружается в систему электронного документооборота. Также по номеру заказа УПД сверяется с проектом проводки в учетной системе. Проверяется соответствие: суммы заказа, суммы НДС, GLN (международный код, применяемый в системах электронного обмена данными и электронной коммерции).
- Если сверка прошла успешно, то СЭД автоматически подписывает документы квалифицированной ЭП утверждающего (ответственный сотрудник определяется по организации-контрагенту). После подписания документа ЭП автоматически создается проводка в учетной системе, затем УПД направляется поставщику через сервис обмена.
- Если документ в учетной системе не был найден или выявились расхождения, то в СЭД автоматически формируется задание бухгалтеру с результатом сверки. После устранения расхождений документ отправляется на повторную проверку или оформляется отказ. Ответ контрагент получает через сервис обмена.
Если проект проводки в учетной системе и УПД были составлены корректно, процесс с момента получения документа в сервисе обмена до отправки подписанного экземпляра контрагенту проходит без участия человека.
За что сказать спасибо автоматизации?
Единый финансовый архив, организованный в системе электронного документооборота, обеспечивает безопасность хранимой информации с учетом прав доступа, при этом поддерживается работа как с формализованными, так и с неформализованными документами. Также в системе Directum предусмотрены специальные сценарии подготовки к налоговым и аудиторским проверкам: финансовые отчеты организации формируются в несколько кликов, а документы выгружаются в соответствии с требованиями контролирующих органов.
За счет автоматизации процесса регистрации и отправки УПД контрагенту сократились издержки на доставку, проверку и подписание документов. Факты отправки, получения и возврата строго контролируются.
Интеграция сервисов обмена и системы электронного документооборота на базе Directum сыграла решающую роль в оптимизации внутреннего цикла согласования ПУД. На сегодняшний день «Табер Трейд» выделяет несколько ключевых преимуществ такого подхода:
- обработка товарных и нетоварных ПУД в системе подразумевает строгую маршрутизацию документов – соблюдаются все регламенты и влияние человеческого фактора снижается;
- процесс обработки ПУД по товарному документообороту возможен без участия человека, благодаря чему освобождается полезное время сотрудников;
- все финансовые документы организации хранятся в едином архиве, который облегчает поиск информации и подготовку к проверкам, обеспечивает контроль доступа к данным.
Начать дискуссию