ЭДО

Идеальная электронная транспортная накладная. Выбираем лучшее решение для обмена

Многие операторы ЭДО предлагают перейти на электронные транспортные накладные (ЭТрН). В итоге участникам рынка приходится выбирать между несколькими решениями для обмена ЭТрН. На какое из них ориентироваться? Как бухгалтеру определиться с форматом электронной транспортной накладной, если уже сейчас надо отказываться от бумажной?
Идеальная электронная транспортная накладная. Выбираем лучшее решение для обмена

Сегодня многие операторы ЭДО предлагают перейти на электронные транспортные накладные (ЭТрН). Формат документа и порядок обмена обсуждают во множестве логистических сообществ и рабочих групп. Недавно о начале собственного эксперимента по внедрению ЭТрН и путевого листа объявили в Минтрансе РФ, цель – «налаживание взаимодействия между бизнесом и госорганами».

В итоге участникам рынка приходится выбирать между несколькими решениями для обмена ЭТрН. На какое из них ориентироваться? Как бухгалтеру определиться с форматом электронной транспортной накладной, если уже сейчас надо отказываться от бумажной?

Идеальная транспортная накладная должна:

  •  соответствовать законодательству;
  •  удовлетворять потребности бизнеса;
  •  реально использоваться в компаниях.

Требования законодательства

Легитимность использования ЭТрН основывается на следующих нормативно-правовых актах:

1.  Федеральный закон № 402 «О бухгалтерском учете». В пункте 5 статьи 9 говорится о том, что первичный документ можно составить в электронном виде и подписать электронной подписью.

Некоторые «эксперты» утверждают, что транспортная накладная якобы не относится к первичным документам. Эта позиция необоснованна.

Первичными учётными являются документы, отражающие факт хозяйственной жизни и содержащие все необходимые реквизиты:

  •    наименование и дату составления документа;
  •    название компании;
  •    содержание факта хозяйственной деятельности;
  •    натуральное или денежное измерение (рубли, штуки и т.п.);
  •    должности сотрудников, совершивших операцию и ответственных за неё (за оформление события), их подписи, Ф.И.О. или иные данные, которые позволяют их идентифицировать.

Транспортная накладная содержит все перечисленные реквизиты первичного документа и может быть составлена в электронном виде.

Более того, предприятия могут сами устанавливать формы первичных документов. Такова позиция Минфина РФ и ФНС.

2.  Федеральный закон № 63 «Об электронной подписи». Чтобы документ обладал юридической значимостью, электронная подпись должна быть легитимна, то есть сформирована в соответствии с требованиями закона.

Если ваш оператор ЭДО говорит о применении простой электронной подписи (ПЭП) при подписании транспортной накладной, обратите внимание на соблюдение статей 5 и 9 ФЗ № 63.

В своей практике я сталкивался с неоднозначными реализациями ПЭП. Например, под простой подписью могут подразумевать использование записей логов системы. Такие отметки, как правило, скрыты от пользователей, поскольку предназначены для ИТ-специалистов. В этом случае вызывает сомнение удовлетворение требований пункта 1 статьи 9 – ПЭП должна содержаться в документе или в нём необходимо указывать информацию о лице, которое его подписало. К сожалению, разработчики такого решения не комментируют, каким образом в самой накладной фиксируется факт, что документ подписан конкретным лицом с помощью простой электронной подписи.

В идеальной ЭТрН сведения о подписанте и факте подписания содержатся в документе, а электронная подпись представлена отдельным файлом.

3.  Постановление Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом» (далее – «Правила перевозки»). В данном документе описаны процесс транспортировки товара, участники и условия оформления транспортной накладной.

Год назад одна из инициативных рабочих групп, в которой обсуждался регламент обмена ЭТрН, выступала с предложением не использовать электронную подпись водителя при погрузке транспортного средства. Вместо этого предлагали осуществлять автоматическое визирование документов от имени транспортной компании. Но проблема заключается в том, что так называемое «автоподписание» целесообразно использовать для исходящих документов, подготовленных и согласованных к отправке. Здесь же подписант (перевозчик) не сможет контролировать операции, в ходе которых он должен взять на себя ответственность за груз.

Предложение было продиктовано благими намерениями избавить водителя от необходимости работать с электронным документом, были якобы и причины – сложности с техническим оснащением. То есть эксперты подставили транспортные компании, но решили технические проблемы. Радикальный выход.

В идеальной ЭТрН соблюдаются требования к «Правилам перевозки». Водитель, как полноценный участник транспортировки, может использовать ПЭП для подписания 6 и 7 разделов электронной транспортной накладной. Для этого ему достаточно иметь смартфон с доступом к чат-боту или кнопочный телефон для отправки СМС. А ещё лучше, если у него будет установлено мобильное приложение для подписания ЭТрН.

Да, мы часто слышим возражения руководителей: «У водителей нет смартфонов, они не умеют пользоваться чатами…». Но поверьте, мы сильно недооцениваем наших работников. И это показывает практика внедрения электронных транспортных накладных. Водители всё умеют, и ещё не было случая, чтобы они не справились с подписанием электронного документа через чат-бот. А если хотите убедиться в этом, то поспрашивайте своих сотрудников о том, как часто они используют мессенджеры для общения друг с другом и близкими?

Потребности бизнеса

Даже легитимная ЭТрН может быть нежизнеспособной, если она оторвана от реальности. В практике случаются переадресации, смена транспортного средства и водителя. Такие незапланированные события предусмотрены «Правилами перевозки» и должны быть реализованы в электронной транспортной накладной.

На самом деле обстоятельства переадресации и другие изменения при электронном документообороте отметить проще. Чего не скажешь о бумаге, которая в такие моменты находится у водителя на руках.

Грузоотправитель добавляет новую информацию к ЭТрН: и фиксирует её своей электронной подписью. Все участники документооборота, вплоть до шофера, сразу получают уведомление. Это позволяет не только отразить факты в документе, но и сократить риски хищений груза в результате смены адреса выгрузки. Подробнее об этом вы можете прочитать в статье «Электронный документооборот против мошенников». В электронном виде удобно отметить другие обстоятельства, например, смену машины или водителя, что будет полезно при кросс-докинге.

При рассмотрении предложений от операторов ЭДО учтите возможности изменения условий доставки. И обратите внимание на то, как они реализованы в предлагаемых ими технических решениях. Важно, чтобы вы могли подписать электронной подписью любые изменения.

Отдельно стоит отметить экспедиторские перевозки. Сейчас создалась такая ситуация, когда нормативно-правовые акты не согласованы между собой – «Правила перевозок» никак не предусматривают возможности использования транспортной экспедиции, утвержденной Федеральным законом № 87 «О транспортно-экспедиционной деятельности» от 30.06.2003. Рекомендую почитать об этом статью Алисы Муратовой «Пробелы в законодательстве: что мешает экспедиторам использовать электронный документооборот?».

Что же делать? Надо ориентироваться на текущую практику и положиться на экспертность разработчика, который подготовил решение ЭТрН. Как правило, при оформлении документов можно отразить участие экспедитора и отношение грузовладельца к транспортировке. Просто делается это у всех по-разному – из-за пробелов законодательства. Здесь применим индивидуальный подход.

Главное – учитывать, что госорганы в лице ФНС хотят видеть всю цепочку доставки и всех участников, включая посредников. То есть условия оказания транспортной услуги должны быть прозрачными.

Обращайтесь к тем экспертам, которые знают потребности рынка, чьё решение уже реально используется.

Только живая ЭТрН

Электронная транспортная накладная – довольно сложный программный продукт, и далеко не все готовы вкладываться в его разработку с заделом на будущее. Очень часто мы слышим, как ИТ-компании предлагают использовать своё решение для обмена ЭТрН. Однако его либо ещё нет, либо на деле они не хотят внедрять именно сейчас и именно в вашей компании.

Своим текущим абонентам такие операторы ЭДО озвучивают сроки реализации решения. Но делается это в основном, чтобы клиенты не ушли к другому провайдеру. Новым абонентам только показывают презентации. А дальше сроки переносятся, детали уточняются… И пока одни используют электронные накладные и получают от этого выгоду, другие ждут.

Обратите внимание на тех операторов ЭДО, чья ЭТрН существует не на картинках – уже «работает» у реальных клиентов, в том числе их перевозчиков. Только такие ИТ-компании могут предложить вам действующее решение сейчас. Они уже знают большинство проблем и потребностей участников грузоперевозки. Если вы ориентируетесь на крупных грузополучателей, то приглядитесь к внедрениям Wildberries и «ВкусВилл». Эти ритейлеры уже используют электронные перевозочные документы. Причём доставку осуществляют как собственным, так и привлечённым транспортом, а часть отгрузок проводят со складов экспедиторов.

Совет напоследок

Чтобы сделать правильный выбор, необходимо учитывать все перечисленные факторы. Но и этого может быть недостаточно. Советую работать с теми операторами, которые учитывают потребности всех участников перевозки, а не только избранных – делают это не на словах, а на деле. Пусть демонстрируют свои разработки. Требуйте проведения тестовых обменов с реальными участниками. Тогда вы поймете, насколько вам подходит электронная транспортная накладная. Всё-таки работать с ней потом придётся именно вам.

Если вам понравилась эта статья, подписывайтесь на наш блог и аккаунты в соцсетях.

  • Facebook: всё-всё-всё, что происходит вокруг и около ЭДО, публикуется здесь.
  • Instagram: закулисная жизнь экспертов Synerdocs — фотки с конференций, вебинаров.
  • А еще один раз в месяц мы рассылаем дайджест со всеми последними новостями из мира ЭДО — подписывайтесь и вы.

 Автор: Александр Валеев, бизнес-аналитик Synerdocs

Начать дискуссию