Сегодня многие операторы ЭДО предлагают перейти на электронные транспортные накладные (ЭТрН). Формат документа и порядок обмена обсуждают во множестве логистических сообществ и рабочих групп. Недавно о начале собственного эксперимента по внедрению ЭТрН и путевого листа объявили в Минтрансе РФ, цель – «налаживание взаимодействия между бизнесом и госорганами».
В итоге участникам рынка приходится выбирать между несколькими решениями для обмена ЭТрН. На какое из них ориентироваться? Как бухгалтеру определиться с форматом электронной транспортной накладной, если уже сейчас надо отказываться от бумажной?
Идеальная транспортная накладная должна:
- соответствовать законодательству;
- удовлетворять потребности бизнеса;
- реально использоваться в компаниях.
Требования законодательства
Легитимность использования ЭТрН основывается на следующих нормативно-правовых актах:
1. Федеральный закон № 402 «О бухгалтерском учете». В пункте 5 статьи 9 говорится о том, что первичный документ можно составить в электронном виде и подписать электронной подписью.
Некоторые «эксперты» утверждают, что транспортная накладная якобы не относится к первичным документам. Эта позиция необоснованна.
Первичными учётными являются документы, отражающие факт хозяйственной жизни и содержащие все необходимые реквизиты:
- наименование и дату составления документа;
- название компании;
- содержание факта хозяйственной деятельности;
- натуральное или денежное измерение (рубли, штуки и т.п.);
- должности сотрудников, совершивших операцию и ответственных за неё (за оформление события), их подписи, Ф.И.О. или иные данные, которые позволяют их идентифицировать.
Транспортная накладная содержит все перечисленные реквизиты первичного документа и может быть составлена в электронном виде.
Более того, предприятия могут сами устанавливать формы первичных документов. Такова позиция Минфина РФ и ФНС.
2. Федеральный закон № 63 «Об электронной подписи». Чтобы документ обладал юридической значимостью, электронная подпись должна быть легитимна, то есть сформирована в соответствии с требованиями закона.
Если ваш оператор ЭДО говорит о применении простой электронной подписи (ПЭП) при подписании транспортной накладной, обратите внимание на соблюдение статей 5 и 9 ФЗ № 63.
В своей практике я сталкивался с неоднозначными реализациями ПЭП. Например, под простой подписью могут подразумевать использование записей логов системы. Такие отметки, как правило, скрыты от пользователей, поскольку предназначены для ИТ-специалистов. В этом случае вызывает сомнение удовлетворение требований пункта 1 статьи 9 – ПЭП должна содержаться в документе или в нём необходимо указывать информацию о лице, которое его подписало. К сожалению, разработчики такого решения не комментируют, каким образом в самой накладной фиксируется факт, что документ подписан конкретным лицом с помощью простой электронной подписи.
В идеальной ЭТрН сведения о подписанте и факте подписания содержатся в документе, а электронная подпись представлена отдельным файлом.
3. Постановление Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом» (далее – «Правила перевозки»). В данном документе описаны процесс транспортировки товара, участники и условия оформления транспортной накладной.
Год назад одна из инициативных рабочих групп, в которой обсуждался регламент обмена ЭТрН, выступала с предложением не использовать электронную подпись водителя при погрузке транспортного средства. Вместо этого предлагали осуществлять автоматическое визирование документов от имени транспортной компании. Но проблема заключается в том, что так называемое «автоподписание» целесообразно использовать для исходящих документов, подготовленных и согласованных к отправке. Здесь же подписант (перевозчик) не сможет контролировать операции, в ходе которых он должен взять на себя ответственность за груз.
Предложение было продиктовано благими намерениями избавить водителя от необходимости работать с электронным документом, были якобы и причины – сложности с техническим оснащением. То есть эксперты подставили транспортные компании, но решили технические проблемы. Радикальный выход.
В идеальной ЭТрН соблюдаются требования к «Правилам перевозки». Водитель, как полноценный участник транспортировки, может использовать ПЭП для подписания 6 и 7 разделов электронной транспортной накладной. Для этого ему достаточно иметь смартфон с доступом к чат-боту или кнопочный телефон для отправки СМС. А ещё лучше, если у него будет установлено мобильное приложение для подписания ЭТрН.
Да, мы часто слышим возражения руководителей: «У водителей нет смартфонов, они не умеют пользоваться чатами…». Но поверьте, мы сильно недооцениваем наших работников. И это показывает практика внедрения электронных транспортных накладных. Водители всё умеют, и ещё не было случая, чтобы они не справились с подписанием электронного документа через чат-бот. А если хотите убедиться в этом, то поспрашивайте своих сотрудников о том, как часто они используют мессенджеры для общения друг с другом и близкими?
Потребности бизнеса
Даже легитимная ЭТрН может быть нежизнеспособной, если она оторвана от реальности. В практике случаются переадресации, смена транспортного средства и водителя. Такие незапланированные события предусмотрены «Правилами перевозки» и должны быть реализованы в электронной транспортной накладной.
На самом деле обстоятельства переадресации и другие изменения при электронном документообороте отметить проще. Чего не скажешь о бумаге, которая в такие моменты находится у водителя на руках.
Грузоотправитель добавляет новую информацию к ЭТрН: и фиксирует её своей электронной подписью. Все участники документооборота, вплоть до шофера, сразу получают уведомление. Это позволяет не только отразить факты в документе, но и сократить риски хищений груза в результате смены адреса выгрузки. Подробнее об этом вы можете прочитать в статье «Электронный документооборот против мошенников». В электронном виде удобно отметить другие обстоятельства, например, смену машины или водителя, что будет полезно при кросс-докинге.
При рассмотрении предложений от операторов ЭДО учтите возможности изменения условий доставки. И обратите внимание на то, как они реализованы в предлагаемых ими технических решениях. Важно, чтобы вы могли подписать электронной подписью любые изменения.
Отдельно стоит отметить экспедиторские перевозки. Сейчас создалась такая ситуация, когда нормативно-правовые акты не согласованы между собой – «Правила перевозок» никак не предусматривают возможности использования транспортной экспедиции, утвержденной Федеральным законом № 87 «О транспортно-экспедиционной деятельности» от 30.06.2003. Рекомендую почитать об этом статью Алисы Муратовой «Пробелы в законодательстве: что мешает экспедиторам использовать электронный документооборот?».
Что же делать? Надо ориентироваться на текущую практику и положиться на экспертность разработчика, который подготовил решение ЭТрН. Как правило, при оформлении документов можно отразить участие экспедитора и отношение грузовладельца к транспортировке. Просто делается это у всех по-разному – из-за пробелов законодательства. Здесь применим индивидуальный подход.
Главное – учитывать, что госорганы в лице ФНС хотят видеть всю цепочку доставки и всех участников, включая посредников. То есть условия оказания транспортной услуги должны быть прозрачными.
Обращайтесь к тем экспертам, которые знают потребности рынка, чьё решение уже реально используется.
Только живая ЭТрН
Электронная транспортная накладная – довольно сложный программный продукт, и далеко не все готовы вкладываться в его разработку с заделом на будущее. Очень часто мы слышим, как ИТ-компании предлагают использовать своё решение для обмена ЭТрН. Однако его либо ещё нет, либо на деле они не хотят внедрять именно сейчас и именно в вашей компании.
Своим текущим абонентам такие операторы ЭДО озвучивают сроки реализации решения. Но делается это в основном, чтобы клиенты не ушли к другому провайдеру. Новым абонентам только показывают презентации. А дальше сроки переносятся, детали уточняются… И пока одни используют электронные накладные и получают от этого выгоду, другие ждут.
Обратите внимание на тех операторов ЭДО, чья ЭТрН существует не на картинках – уже «работает» у реальных клиентов, в том числе их перевозчиков. Только такие ИТ-компании могут предложить вам действующее решение сейчас. Они уже знают большинство проблем и потребностей участников грузоперевозки. Если вы ориентируетесь на крупных грузополучателей, то приглядитесь к внедрениям Wildberries и «ВкусВилл». Эти ритейлеры уже используют электронные перевозочные документы. Причём доставку осуществляют как собственным, так и привлечённым транспортом, а часть отгрузок проводят со складов экспедиторов.
Совет напоследок
Чтобы сделать правильный выбор, необходимо учитывать все перечисленные факторы. Но и этого может быть недостаточно. Советую работать с теми операторами, которые учитывают потребности всех участников перевозки, а не только избранных – делают это не на словах, а на деле. Пусть демонстрируют свои разработки. Требуйте проведения тестовых обменов с реальными участниками. Тогда вы поймете, насколько вам подходит электронная транспортная накладная. Всё-таки работать с ней потом придётся именно вам.
Если вам понравилась эта статья, подписывайтесь на наш блог и аккаунты в соцсетях.
- Facebook: всё-всё-всё, что происходит вокруг и около ЭДО, публикуется здесь.
- Instagram: закулисная жизнь экспертов Synerdocs — фотки с конференций, вебинаров.
- А еще один раз в месяц мы рассылаем дайджест со всеми последними новостями из мира ЭДО — подписывайтесь и вы.
Автор: Александр Валеев, бизнес-аналитик Synerdocs
Начать дискуссию