Учет в организациях общепита

Как провести аудит складского учета, чтобы система работала

Бывает так, что учет нужно начинать с нуля. А бывает так, что можно провести аудит, привести все в порядок и пользоваться удобной системой. Вместе с Юлией Левицкой, создателем школы для бухгалтеров-калькуляторов, разбираемся, как проводить аудит складского учета в заведениях общественного питания.

Кто, когда и зачем проводит аудит товарно-складского учета

  • Кто: аутсорсинговая компания, главный бухгалтер, бухгалтер-калькулятор, владелец, управляющий.

  • Когда: регулярно (от раза в месяц до раза в полгода), например, перед инвентаризацией.

  • Зачем: чтобы контролировать корректность ведения базы ТСУ.

Минимальные данные для проведения аудита

  1. Концепция: все места и способы реализации — ресторан, доставка, банкеты, кейтеринг, буфет, торговля на вынос и т. д.

  2. Есть ли в настоящее время бухгалтер-калькулятор? Если нет, то как долго?

  3. Логистика закупок: сколько раз в неделю/месяц происходят поставки продукции?

  4. Работа со списаниями: кормят ли персонал? Как происходит списание продуктов для питания сотрудников? Как списывают товары на порчу и другие основания? Как часто и в каком виде производство передает данные в бухгалтерию?

  5. Распечатанный бланк последней инвентаризации, сданной руководству.

  6. Какие реальные физические склады существуют на предприятии?

  7. Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) 1С по счету выручки за анализируемый период.

Три ключа корректной базы ТСУ

  • приходы;

  • списания (реализация, сливы, проработки, порча и т. д.);

  • инвентаризация.

Весь алгоритм аудита ТСУ построен на проверке этих трех пунктов.

Шаг 1. Номенклатура

  • Просмотрите номенклатуру на предмет ошибок.

  • Убедитесь, что названия присвоены всем товарам по единой схеме.

  • Проверьте, чтобы техкарты всех блюд были созданы корректно.

  • Добавьте фактическую себестоимость товарам, у которых есть только оценочная себестоимость.

  • Убедитесь, что все услуги заведены именно как «Услуга», а не «Товар».

  • Просмотрите общий вид ветки товаров — она должна быть логичной и прозрачной.

Шаг 2. Количество и суммы документов

  • Если предприятие предоставляет сотрудникам питание каждый день, то списания продуктов на эту категорию должны быть отражены за каждый день — минимум 30 актов списания за месяц. Не должно быть общих актов списания за неделю, месяц и т. д. То же самое касается всех регулярных статей списания.

  • Приходные накладные не должны иметь больших разрывов в датах. Необходимо сверить сумму приходов в складской программе в сумму приходов в 1С. То же самое касается выручки: выручка в системе ТСУ должна быть согласована с выручкой в 1С.

  • Все накладные должны быть проведены, поскольку все неактивные документы программа считает черновиками.

Шаг 3. Закупочные цены и себестоимость

  • Проверьте наличие резких скачков закупочных цен. Если такие скачки есть, это может говорить о неправильно внесенных данных из приходной накладной или некорректной системе закупок на предприятии.

  • Найдите скачки себестоимости (блюд, заготовок, модификаторов и продуктов). Сильные изменения, как правило, говорят о некорректно отредактированных технологических картах или об изменении закупочных цен ингредиентов. 

Возможно, блюда, по которым есть сильные изменения в себестоимости, претерпели изменения внутри периода — увеличился или уменьшился выход готовой порции, изменились ингредиенты или процент отхода. В таких случаях скачки себестоимости считаются органичными и естественными.

Шаг 4. Инвентаризация. Отрицательные остатки и оборотная ведомость

  • В распечатанном бланке последней инвентаризации проверьте итоговые суммы излишков и недостач. Информация должна сходиться с данными в учетной системе. Сумма фактических товарных остатков должна сходиться с суммой товарного остатка в ведомости остатков, оборотной ведомости и товарном отчете на дату инвентаризации.

  • Посмотрите, в каком состоянии отрицательные остатки. Постройте оборотную ведомость за анализируемый период. Сравните сумму товарного остатка на начало периода и на конец. Если в конце периода товарный остаток резко вырос или уменьшился, то посмотрите по оборотам, за счет чего увеличилась или уменьшились суммы приходов, списаний, реализованной себестоимости и т. д. Этот отчет лучше смотреть в динамике, то есть сравнивать товарный остаток и обороты за последние 6 месяцев.

Мы рады, если материал оказался полезным и помог вам научиться проводить эффективный и качественный аудит складского учета в ресторане. Больше полезных материалов в нашем блоге.

Маркировка пива в «Честном знаке»

В 2024 году ввели новые правила отчётности о реализации пива. Кеги являются маркированной продукцией, поэтому при каждом действии нужно будет передавать информацию в «Честный знак»

Забирайте бесплатный гайд, чтобы отчитываться о реализации пива без ошибок

Заполните форму, вышлем гайд на e-mail:

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «ДОКСИНБОКС», ИНН: 7802193688, erid: 2W5zFGhrUS4

Начать дискуссию