Кто, когда и зачем проводит аудит товарно-складского учета
Кто: аутсорсинговая компания, главный бухгалтер, бухгалтер-калькулятор, владелец, управляющий.
Когда: регулярно (от раза в месяц до раза в полгода), например, перед инвентаризацией.
Зачем: чтобы контролировать корректность ведения базы ТСУ.
Минимальные данные для проведения аудита
Концепция: все места и способы реализации — ресторан, доставка, банкеты, кейтеринг, буфет, торговля на вынос и т. д.
Есть ли в настоящее время бухгалтер-калькулятор? Если нет, то как долго?
Логистика закупок: сколько раз в неделю/месяц происходят поставки продукции?
Работа со списаниями: кормят ли персонал? Как происходит списание продуктов для питания сотрудников? Как списывают товары на порчу и другие основания? Как часто и в каком виде производство передает данные в бухгалтерию?
Распечатанный бланк последней инвентаризации, сданной руководству.
Какие реальные физические склады существуют на предприятии?
Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) 1С по счету выручки за анализируемый период.
Три ключа корректной базы ТСУ
приходы;
списания (реализация, сливы, проработки, порча и т. д.);
инвентаризация.
Весь алгоритм аудита ТСУ построен на проверке этих трех пунктов.
Шаг 1. Номенклатура
Просмотрите номенклатуру на предмет ошибок.
Убедитесь, что названия присвоены всем товарам по единой схеме.
Проверьте, чтобы техкарты всех блюд были созданы корректно.
Добавьте фактическую себестоимость товарам, у которых есть только оценочная себестоимость.
Убедитесь, что все услуги заведены именно как «Услуга», а не «Товар».
Просмотрите общий вид ветки товаров — она должна быть логичной и прозрачной.
Шаг 2. Количество и суммы документов
Если предприятие предоставляет сотрудникам питание каждый день, то списания продуктов на эту категорию должны быть отражены за каждый день — минимум 30 актов списания за месяц. Не должно быть общих актов списания за неделю, месяц и т. д. То же самое касается всех регулярных статей списания.
Приходные накладные не должны иметь больших разрывов в датах. Необходимо сверить сумму приходов в складской программе в сумму приходов в 1С. То же самое касается выручки: выручка в системе ТСУ должна быть согласована с выручкой в 1С.
Все накладные должны быть проведены, поскольку все неактивные документы программа считает черновиками.
Шаг 3. Закупочные цены и себестоимость
Проверьте наличие резких скачков закупочных цен. Если такие скачки есть, это может говорить о неправильно внесенных данных из приходной накладной или некорректной системе закупок на предприятии.
Найдите скачки себестоимости (блюд, заготовок, модификаторов и продуктов). Сильные изменения, как правило, говорят о некорректно отредактированных технологических картах или об изменении закупочных цен ингредиентов.
Возможно, блюда, по которым есть сильные изменения в себестоимости, претерпели изменения внутри периода — увеличился или уменьшился выход готовой порции, изменились ингредиенты или процент отхода. В таких случаях скачки себестоимости считаются органичными и естественными.
Шаг 4. Инвентаризация. Отрицательные остатки и оборотная ведомость
В распечатанном бланке последней инвентаризации проверьте итоговые суммы излишков и недостач. Информация должна сходиться с данными в учетной системе. Сумма фактических товарных остатков должна сходиться с суммой товарного остатка в ведомости остатков, оборотной ведомости и товарном отчете на дату инвентаризации.
Посмотрите, в каком состоянии отрицательные остатки. Постройте оборотную ведомость за анализируемый период. Сравните сумму товарного остатка на начало периода и на конец. Если в конце периода товарный остаток резко вырос или уменьшился, то посмотрите по оборотам, за счет чего увеличилась или уменьшились суммы приходов, списаний, реализованной себестоимости и т. д. Этот отчет лучше смотреть в динамике, то есть сравнивать товарный остаток и обороты за последние 6 месяцев.
Мы рады, если материал оказался полезным и помог вам научиться проводить эффективный и качественный аудит складского учета в ресторане. Больше полезных материалов в нашем блоге.
Маркировка пива в «Честном знаке»
В 2024 году ввели новые правила отчётности о реализации пива. Кеги являются маркированной продукцией, поэтому при каждом действии нужно будет передавать информацию в «Честный знак»
Забирайте бесплатный гайд, чтобы отчитываться о реализации пива без ошибок
Реклама: ООО «ДОКСИНБОКС», ИНН: 7802193688, erid: 2W5zFGhrUS4
Начать дискуссию