Анализируем текущую ситуацию
Прежде чем приступить к оптимизации закупок, конечно же, нужно провести анализ текущей ситуации. Что делать:
оцените объем и частоту закупок;
проанализируйте затраты на закупки;
определите ключевых поставщиков;
оцените надежность поставщиков;
проанализируйте частоту недостач и излишков на складе.
В учетных системах, как правило, есть информация о том, что, где и сколько стоит. Если в накладной есть расхождения цен, система выделит эту информацию. Отчет о закупках можно найти в разделе УС с настраиваемыми отчетами. Там содержится следующая информация:
поставщик;
группа товаров и сам товар;
количество накладных;
сумма с НДС и без;
объем средней закупки.
В разных системах отчеты отличаются. Кроме того, их можно настраивать, чтобы получить больше информации: например, отфильтровать по складам или выделить цветом отклонения цен.
Планируем закупки
Планирование закупок — один из самых важных этапов. И тут в первую очередь необходимо спрогнозировать спрос на основе исторических данных, сезонности и ваших маркетинговых акций. Другими словами, закупки будут отличаться от месяца к месяцу, и за этим нужно следить.
Установите минимальные и максимальные уровни запасов для каждой категории продуктов. Это позволит избежать дефицита и излишков на складе.
Теперь можно приступать к созданию плана закупок. Зная, сколько продукции у вас есть и сколько вам может понадобиться, и учитывая все отклонения, вы можете выстроить оптимальный план.
Когда план готов, составьте график регулярных заказов у поставщиков. Это необходимо, чтобы не искать каждый раз, что и у кого заказывать: просто регулярно обращаться в одни и те же места, при этом иногда корректируя заказы.
Выбираем поставщиков
Не менее важный этап — вдумчивый выбор поставщиков и налаживание с ними эффективных отношений. Оценивайте поставщиков по соотношению важных для вас факторов:
цена;
качество;
надежность;
условия оплаты;
отзывы и т. д.
Не забудьте регулярно пересматривать условия договоров и при необходимости обновлять их.
Автоматизируем заказы
Конечно, автоматизация закупок значительно упрощает процесс. Она позволит вам тратить гораздо меньше времени на учет запасов, формирование заказов и анализ данных.
В DocsInBox можно установить график заказов, который избавит вас от отказов от поставщиков и переносов сроков. Система сама спрогнозирует нужный объем заказов. Более того, в едином интерфейсе вы сможете отправить заказ всем поставщикам по всем номенклатурам. А еще:
многоуровневое подтверждение не даст заказать ключевые позиции без подтверждения;
матрица товаров обновляется автоматически;
цены поставщиков всегда актуальны, не нужно ничего запрашивать.
Что еще нужно сделать
Оптимизируйте склад. Сделайте пространство удобным, подпишите полки, следите за сроком годности продуктов и регулярно проводите инвентаризации.
Обучите сотрудников работать с товарами и закупками. Пусть каждый, кто работает в вашем ресторане, понимает, как строится этот процесс и за чем следит каждый сотрудник.
Не забывайте про регулярный анализ данных. Ведите отчетность по закупкам, оценивайте эффект от каждого действия, проводите аудиты и следите за удовлетворенностью гостей.
DocsInBox будет еженедельно отправлять вам на почту отчет о закупках, чтобы вам было проще их контролировать.
Да, оптимизация закупок — это большая работа и постоянное внимание к деталям. Но ее результат — это снижение затрат, повышение качества процессов и продукции, а значит, увеличение прибыли и удовлетворенность гостей.
Маркировка пива в «Честном знаке»
В 2024 году ввели новые правила отчётности о реализации пива. Кеги являются маркированной продукцией, поэтому при каждом действии нужно будет передавать информацию в «Честный знак»
Забирайте бесплатный гайд, чтобы отчитываться о реализации пива без ошибок
Реклама: ООО «ДОКСИНБОКС», ИНН: 7802193688, erid: 2W5zFGsyGoz
Начать дискуссию