Учет в организациях общепита

Оптимизация закупок в заведении общепита

Что будет, если наладить процесс закупок? Вы не сможете контролировать запасы, будете переплачивать поставщикам, а какие-то блюда постоянно будут в стоп-листе. Этому не обрадуется ни один бухгалтер, поэтому давайте разбираться, на что обратить внимание, чтобы закупки приносили вам максимум пользы.

Анализируем текущую ситуацию

Прежде чем приступить к оптимизации закупок, конечно же, нужно провести анализ текущей ситуации. Что делать:

  • оцените объем и частоту закупок;

  • проанализируйте затраты на закупки;

  • определите ключевых поставщиков;

  • оцените надежность поставщиков;

  • проанализируйте частоту недостач и излишков на складе.

В учетных системах, как правило, есть информация о том, что, где и сколько стоит. Если в накладной есть расхождения цен, система выделит эту информацию. Отчет о закупках можно найти в разделе УС с настраиваемыми отчетами. Там содержится следующая информация:

  • поставщик;

  • группа товаров и сам товар;

  • количество накладных;

  • сумма с НДС и без;

  • объем средней закупки.

В разных системах отчеты отличаются. Кроме того, их можно настраивать, чтобы получить больше информации: например, отфильтровать по складам или выделить цветом отклонения цен.

Планируем закупки

Планирование закупок — один из самых важных этапов. И тут в первую очередь необходимо спрогнозировать спрос на основе исторических данных, сезонности и ваших маркетинговых акций. Другими словами, закупки будут отличаться от месяца к месяцу, и за этим нужно следить.

Установите минимальные и максимальные уровни запасов для каждой категории продуктов. Это позволит избежать дефицита и излишков на складе.

Теперь можно приступать к созданию плана закупок. Зная, сколько продукции у вас есть и сколько вам может понадобиться, и учитывая все отклонения, вы можете выстроить оптимальный план.

Когда план готов, составьте график регулярных заказов у поставщиков. Это необходимо, чтобы не искать каждый раз, что и у кого заказывать: просто регулярно обращаться в одни и те же места, при этом иногда корректируя заказы.

Выбираем поставщиков

Не менее важный этап — вдумчивый выбор поставщиков и налаживание с ними эффективных отношений. Оценивайте поставщиков по соотношению важных для вас факторов:

  • цена;

  • качество;

  • надежность;

  • условия оплаты;

  • отзывы и т. д.

Не забудьте регулярно пересматривать условия договоров и при необходимости обновлять их.

Автоматизируем заказы

Конечно, автоматизация закупок значительно упрощает процесс. Она позволит вам тратить гораздо меньше времени на учет запасов, формирование заказов и анализ данных.

В DocsInBox можно установить график заказов, который избавит вас от отказов от поставщиков и переносов сроков. Система сама спрогнозирует нужный объем заказов. Более того, в едином интерфейсе вы сможете отправить заказ всем поставщикам по всем номенклатурам. А еще:

  • многоуровневое подтверждение не даст заказать ключевые позиции без подтверждения;

  • матрица товаров обновляется автоматически;

  • цены поставщиков всегда актуальны, не нужно ничего запрашивать.

Так выглядят заказы в DocsInBox

Что еще нужно сделать

  1. Оптимизируйте склад. Сделайте пространство удобным, подпишите полки, следите за сроком годности продуктов и регулярно проводите инвентаризации.

  2. Обучите сотрудников работать с товарами и закупками. Пусть каждый, кто работает в вашем ресторане, понимает, как строится этот процесс и за чем следит каждый сотрудник.

  3. Не забывайте про регулярный анализ данных. Ведите отчетность по закупкам, оценивайте эффект от каждого действия, проводите аудиты и следите за удовлетворенностью гостей. 

DocsInBox будет еженедельно отправлять вам на почту отчет о закупках, чтобы вам было проще их контролировать.

Да, оптимизация закупок — это большая работа и постоянное внимание к деталям. Но ее результат — это снижение затрат, повышение качества процессов и продукции, а значит, увеличение прибыли и удовлетворенность гостей.

Маркировка пива в «Честном знаке»

В 2024 году ввели новые правила отчётности о реализации пива. Кеги являются маркированной продукцией, поэтому при каждом действии нужно будет передавать информацию в «Честный знак»

Забирайте бесплатный гайд, чтобы отчитываться о реализации пива без ошибок

Заполните форму, вышлем гайд на e-mail:

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «ДОКСИНБОКС», ИНН: 7802193688, erid: 2W5zFGsyGoz

🔍 Узнайте то, чего нет в интернете!

💼 Главбух на УСН
Экспертные лайфхаки и методы, проверенные практикой.
💰 Цена: 4 200 ₽ 15 950 ₽
Подробнее

📊 ОСНО: налоговая отчетность
Тонкости отчетности от ведущих специалистов.
💰 Цена: 4 200 ₽ 15 990 ₽
Подробнее

🎓 Профессия бухгалтер с нуля
Секреты профессионалов для старта карьеры.
💰 Цена: 4 899 ₽ 19 900 ₽
Подробнее

🚀 Знания, которые вы не "нагуглите"! Начните обучение сейчас!

Каталог курсов

Начать дискуссию


❤️Хотите получить бесплатный онлайн-билет на VII Всероссийскую бухгалтерскую конференцию «БухВесна-2025»? Участвуйте в розыгрыше

Приближается День всех влюбленных, и «Клерк» начинает дарить подарки! Разыгрываем онлайн-билет на VII Всероссийскую бухгалтерскую конференцию «БухВесна-2025». Чтобы участвовать, подпишитесь на Telegram-канал конференции.

❤️Хотите получить бесплатный онлайн-билет на VII Всероссийскую бухгалтерскую конференцию «БухВесна-2025»? Участвуйте в розыгрыше
Инвестиции

Итоги 43 месяцев инвестиций. 5,947 млн рублей

1 февраля, значит пора парафинить сноуборд и подводить итоги января. Ежемесячно я пишу отчёт о том, что произошло с моими инвестициями. Напоминаю: я начал копить на квартиру в Сочи в июле 2021. 43 месяца позади. Погнали!

Итоги 43 месяцев инвестиций. 5,947 млн рублей
ФСБУ Запасы

Закрепление запасов за ответственными лицами

У каждой аварии всегда есть имя, фамилия и должность. Из выступления Народного комиссара путей сообщения СССР Кагановича Л. М. на коллегии НКПС в феврале 1935 года.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Обучение для бухгалтеров

Завтра старт обучения на всех курсах «Клерка»! Покупайте обновленные курсы со скидкой и присоединяйтесь к учебе

Завтра, 1 февраля, начинается обучение на всех курсах повышения квалификации и профпереподготовки «Клерка». Успейте купить обновленные курсы по прежней стоимости и присоединиться к учебе! Поторопитесь — в понедельник повышаем цены.

Завтра старт обучения на всех курсах «Клерка»! Покупайте обновленные курсы со скидкой и присоединяйтесь к учебе

Контрагенты требуют от упрощенцев подтверждения, что они на НДС. 🤦‍♂️«Ночной бухгалтер» № 1861

Одни бухгалтеры требуют от других подтвердить правомерность применения НДС по пониженным ставкам, да и в целом обосновать, почему их контрагент на УСН точно на НДС. Между тем способа подтверждения не существует.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
Маркетплейсы

Значок «Оригинальный товар». Как его получить для маркетплейсов?

Маркетплейс (Wildberries, Ozon) на своих площадках могут повысить рейтинг своих клиентов основными значками.

Акт получен от одного контрагента, а счет-фактура — от другого

Здравствуйте!

Возник вопрос по учёту НДС в программе 1С. Мы заключили договор с ООО «Автодор-Платные дороги» на использование платных участков дорог для проезда автомобилей...

Читать полностью

Эксперт:

Екатерина Дьяченко

Екатерина Дьяченко
Эксперт

Здравствуйте!

Вероятно, ООО «Автодор-Платные дороги» является агентом этих других контрагентов и скорее всего в договоре что-то об этом написано...

Читать полностью
Обзоры для бухгалтера

Боковая панель на мобильной версии и проверка контрагентов

В «Проверке контрагентов» — 30+ млн записей, добавлен новый блок «Финансы» и скоро «Связи». Боковое меню Клерка можно настроить под себя, и она наконец-то работает и на мобильных!

Боковая панель на мобильной версии и проверка контрагентов
Имущественный вычет

Получить 1,3 млн рублей после покупки квартиры. Что такое налоговый вычет?

Покупка собственного жилья — одно из важнейших событий в жизни многих людей. Во-первых, это событие для многих редкое, а во-вторых, это связано с большими затратами. А если покупка в ипотеку, то вложений будет еще больше. Но есть в этом всём светлое пятно… Государство дает возможность покупателям недвижимости компенсировать часть затрат за счет налоговых.

Получить 1,3 млн рублей после покупки квартиры. Что такое налоговый вычет?
Бухгалтеры

Пост знакомство: реальные истории из практики

Меня зовут Татьяна Сергеевна Анчугова. В своих публикациях я поделюсь с вами реальными историями из своей практики, а также раскрою секреты, которые помогут вам успешно общаться с налоговой службой.

5
НДС

НДС на УСН 2025: какую стратегию выбрать и как адаптировать свой бизнес

С начала 2025 года многие бизнесмены, использующие УСН, столкнулись с важными изменениями. Теперь они становятся плательщиками НДС, если их годовой доход за 2024 год превысит 60 миллионов рублей. Это новая реальность, которая вызывает много вопросов и требует от бизнеса тщательного подхода к бухгалтерии и налогообложению.

6-НДФЛ

Как заполнить и сдать 6-НДФЛ за 2024 год: ситуации из практики, пример заполнения

При заполнении формы 6-НДФЛ у бухгалтеров возникает немало вопросов. Расскажем, на что обратить внимание при подготовке годового расчета, какие ситуации могут возникнуть при этом, и приведем пример заполненного 6-НДФЛ.

Как заполнить и сдать 6-НДФЛ за 2024 год: ситуации из практики, пример заполнения
Налоговые изменения 2025

Как подготовиться к налоговой реформе — расскажут на конференции Контур.Экстерна

С 1 января 2025 года вступили в силу масштабные изменения в налоговом законодательстве, затронувшие почти все налоги и режимы. Чтобы помочь бухгалтерам разобраться в нововведениях, Контур.Экстерн проводит ежегодную онлайн-конференцию «Каждый бухгалтер желает знать», которая состоится 26 и 27 февраля.

Как подготовиться к налоговой реформе — расскажут на конференции Контур.Экстерна
ВЭД

Налог на прибыль и НДС при ВЭД: пять разъяснений Минфина в закладки бухгалтеру

Раздельный учет НДС, налог при переводе долга, ставка НДС при организации перевозок, работа с Китаем, выплата дохода иностранной компании -- собрали последние разъяснения Минфина для бухгатера по ВЭД.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
НДС

О внесении изменений в договоры с поставщиками, применяющими УСН, в части НДС

Нужно ли вносить изменения в договоры с поставщиками, применяющими УСН, об изменении стоимости товара с учетом НДС, подлежащего уплате с 01.01.2025?

Бухгалтеры

Что ест бухгалтер. Голосуем за пельмени

«Мясо??? В белых халатах??? Значит, лечебное!!!», — чей-то Кот.

Что ест бухгалтер. Голосуем за пельмени
Импорт

НДС 2025: новые правила для импортеров, маркетплейсов и их головной боли

Грядет 2025 год, а вместе с ним — не только новые надежды и планы, но и свежие налоговые сюрпризы. На этот раз под раздачу попал импорт товаров из стран Евразийского экономического союза (ЕАЭС) и продажа иностранных товаров через российские маркетплейсы.

НДС 2025: новые правила для импортеров, маркетплейсов и их головной боли
НДС

Как организации на ОСНО начислять НДС по продажам на маркетплейсе 

Если организация находится на ОСНО и продает товары через маркетплейс, то необходимо отражать в отчетности реализацию. Это легко сделать с помощью отчетов о продаже, но как быть с НДС? Рассказываем, как начислять этот налог и отражать реализацию товаров на маркетплейсе в 1С.

Как организации на ОСНО начислять НДС по продажам на маркетплейсе 

УСН при аренде в Азербайджане, налоги на покер, НДФЛ по доходам адвоката в обзоре

Анализ отдельных налоговых событий.

НДС на УСН

Как упрощенцам в 2025 году отражать НДС в бухгалтерском учете

С января 2025 года бизнес на УСН с доходом в 2024 году больше 60 млн руб. должен уплачивать НДС. Разработчики 1С уже добавили в типовые конфигурации возможность указывать ставку НДС для компаний и ИП на УСН. В программе 1С:Бухгалтерия предприятия это реализовано, начиная с релиза 3.0.160. Рассказываем, где расположены настройки и как отражать НДС упрощенцам.

Как упрощенцам в 2025 году отражать НДС в бухгалтерском учете

Интересные материалы

Кейс. Как универсальный инструмент для описания тарифов помог нам представить калькулятор стоимости бухгалтерских услуг от  Ассоциации бухбизнеса

Руководители  бухгалтерских фирм знают, насколько важно  четко и прозрачно формировать  тарифы на бухгалтерские услуги.  Тарифы — это  экономика бухгалтерской фирмы. Логика в их формировании  помогает клиентам понять, за что они платят, упрощает процесс продаж, минимизирует недопонимание и повышает доверие. 

Кейс. Как универсальный инструмент для описания тарифов помог нам представить калькулятор стоимости бухгалтерских услуг от  Ассоциации бухбизнеса
1