Возмещение НДС, контроль дебиторов, успешный арбитраж или Зачем компании юридически значимый ЭДО и электронная подпись

Несмотря на еще существующие ограничения, любая организация может почти полностью перейти на безбумажный документооборот. Причем это не только выгодно с экономической точки зрения (меньше затрат на бумагу, пересылку), но и с юридической — ЭДО помогает оперативно передавать документы, проводить сверку, отправлять претензии, а судебные дела проще выигрывать — к пример, подделать ЭП практически невозможно, а чтобы оспорить подписанные ей документы нужны железобетонные доказательства.

Кратко об ЭЦП

Сразу обговорим — существует несколько видов электронных подписей и каждая имеет разные характеристики.

Простая подпись

Особенности: не требует сертификата и криптопро средств, требует идентификации пользователя, используется на сайтах госорганов, не гарантирует неизменности документа, может использоваться для обмена информацией между организациями, но требует для этого специального соглашения.

УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись

Особенности: те же, что и у простой подписи, но требует наличие криптографических средств и подтверждения неизменности документа.

УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись

Особенности: аналогично УНЭП + создается с применением криптографических средств, сертифицированных по ГОСТ, требует сертификата от удостоверяющего центра (УЦ). Самое главное — такая подпись равнозначна собственноручной.

Самый частый вопрос об электронной подписи — почему у нее такой короткий срок действия, наверняка УЦ хотят заработать на их выпуске?

Но ежегодная замена связана в первую очередь с безопасностью — злоумышленники с помощью современных технических средств и компьютеров с высокими вычислительными мощностями могут путем перебора подобрать ключ. Это как с сейфом — каким бы защищенным он не был, но дайте взломщику достаточно времени и технологий и он придумает как его взломать.

При этом короткий срок действия не единственная сложность в использовании ЭП — одному сотруднику может понадобиться несколько подписей для разных целей. К примеру, для входа в онлайн-банк и на торговую площадку.

Ближайшие изменения

Законодательство не оперативно, но все же реагирует на изменения в бизнес-среде. Вот, например, статья 312.2 ТК РФ позволяет заключить трудовой договор с дистанционным сотрудником с применением ЭДО. В настоящий момент проводится эксперимент по переводу кадрового документооборота в электронный формат.

В ближайшее время нас ждут глобальные изменения в системе использования электронных подписей.

В частности придание легитимности облачной подписи, которая будет храниться у оператора, появление доверенной третьей стороны, которая обеспечит признание достоверности подписи при возникновении конфликтных ситуаций, выделение личного ключа физлица — сотруднику достаточно будет получить для себя ЭП и использовать ее для различных целей и даже в разных организациях.

Руководители организаций смогут получить ЭП только в ФНС или уполномоченных налоговой службой центрах, что должно резко снизить проблемы выдачи ЭП сторонним лицам (вспомните последние скандалы с декларациями по НДС).

Уже успешно работают такие внедрения как электронная трудовая книжка, электронный СНИЛС, можно заключать сделки о продаже купли-продажи недвижимости в электронном виде. В конце 2020 года ФНС приняла концепцию, касающуюся развития ЭДО в России.

Архивное дело тоже семимильными шагами идет в сторону электронного документооборота. Пока правда сохраняются несколько проблем, связанных с передачей документов в архив: документ должен быть юридически значимым при передаче в архив (иметь действующий сертификат ЭП) и сохранить эту значимость в процессе хранения (а как мы помним ЭП действует только 1 год).

Одна из приоритетных задач на 2021 год у Федерального архивного агентства согласно его же публичной декларации: нормативное и методическое обеспечение постоянного и долговременного хранения электронных архивных документов в рамках создания ГИС "Платформа ЦХЭД”.

Создайте собственный архив организации с Docsvision для бухгалтерских, кадровых, технических и любых других видов документов — настройка автоматического пополнения, интеграция с учетными системами и операторами ЭДО, обеспечение информационной безопасности и доступа с мобильных.

Юридически значимый электронный документооборот

Главные возражения против внедрения ЮЗДО, которые нам приходится слышать — это сложно, долго и очень дорого. На самом деле можно организовать и внедрить ЭДО без излишних затрат времени и сил.

Юридическая значимость — этот термин означает, что документ соответствует существующим требованиям законодательства и может применяться в качестве правового аргумента при доказательстве прав его обладателя, в том числе и в суде.

Что дает внедрение ЮЗДО:

• Гарантирует юридическую силу документа — судя по уже имеющейся судебной практике, электронные документы активно применяются в качестве доказательств в суде. К тому же дополнительными аргументами становятся проколы передачи данных, квитанции об отправке и приеме документов через систему ЭДО. Документы предоставляются в суд на электронных носителях (см, например, Постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.11.2019 N 14АП-8353/19) или в виде заверенных нотариусом документов. В арбитражный суд можно отправить апелляцию в электронном виде, с приложением документов.
• Помогает выстроить безопасные взаимоотношения с контрагентами. Электронную подпись трудно оспорить и доказать, что документ был подписан иным лицом, не уполномоченным на заключение сделки. Документооборот упрощается, ускоряется и электронные документы трудно потерять. Внесение исправлений и согласование проходят намного быстрее;
• Позволяет участвовать в госзакупках и тендерах. При проведении электронных процедур закупок участники также вправе применять электронный документооборот;
• Создает основу для ускоренного и прозрачного обмена документами с налоговой службой. В ответ на требование можно в несколько минут сформировать подборку документов, заархивировать и отправить, подписав ЭП. Теперь для бухгалтера сбор документов для проверки перестает быть кошмаром. Да и доказать фактическую дату поступления документа в организацию намного проще. Например, если электронный УПД выписан поставщиком в одном налоговом периоде, к примеру, 30 марта, а покупателю поступил в другом — 5 апреля, то последний может без проблем принять его для получения вычета.
• Существенно сокращает ручной ввод документов вследствие чего уменьшаются расходы на содержание персонала, ответственного за эти операции (для некоторых из них (например, сканирование) можно привлекать уже менее квалифицированных сотрудников. Пример экономии мы приведем чуть ниже.  

Как обеспечить документам юридическую значимость

Юридически значимым электронный документ становится, если содержит все необходимые реквизиты и атрибуты, юридическую силу ему придают операторы ЭДО, прошедшие аккредитацию, они заверяют подлинность ЭЦП и организуют обмен между контролирующими органами и налогоплательщиком, а также между контрагентами.

Наладить полноценное взаимодействие между всеми участниками — предприятием, его контрагентами, оператором помогают специальные интеграционные инструменты.

Компания Docsvision предоставляет модули, с помощью которых на предприятии можно организовать юридически значимый электронный документооборот. Например, такой модуль используется для ЮЗДО между пользователями системы «Диадок» от СКБ Контур и других операторов ЭДО.

Узнать больше можно посмотрев запись вебинара «Средства поддержки ЮЗДО в Docsvision» на странице мероприятия. Вебинар был полезен бухгалтерам и руководителям компании вместе с ИТ-специалистами.

Запись вебинара про ЮЗДО

В чем плюс интеграции:

• вы сможете создавать и отправлять контрагентам документы, подписанные ЭЦП с помощью механизма, встроенного в решения Docsvision; 
• обработку документации можно настроить в соответствии с внутренними регламентами и бизнес-процессами в организации;
• кроме обмена формализованными документами (например, счет-фактурами) есть возможность отправлять и получать неформализованную корреспонденцию, в том числе внутри компании;
• документы структурированы, их легко найти, настроив поисковый запрос, сгруппировав, например, по реквизитам или статусу.

Внедрение включает в себя не только техническую часть, компания Docsvision также проводит обучение сотрудников и сопровождение системы, адаптирует свои решения для конкретных нужд заказчика.

Бухгалтер наверняка понимает плюсы от внедрения в компании юридически значимого документооборота, особенно ценность не только обмена унифицированными формами, но и неформализованными документами. Но решение о внедрении в конечном итоге принимать руководителю, в том числе в зависимости от мнения IT службы — как осуществить внедрение, как это в конечном итоге будет работать, какие возможности даст организации.

Если вы бухгалтер и хотите усовершенствовать документооборот в вашей организации — отправьте запись вебинара представителю IT-отдела, системного администратора, другого сотрудника, который отвечает за внедрение новых сервисов. А также смотрите запись сами — там много полезной информации о ЮЗДО!