— Ты сдала НДС? Завтра уже 25-ое!
— Нет, а ты?
— И я нет. Всё, как обычно — жду от своих документы или хотя бы подтверждение. 10 филиалов уже отчитались, осталось 2.
Нет, ну вот почему всегда одно и то же? Просишь, просишь, письма шлешь, кучу файлов ведёшь, цветами разными для наглядности отмечаешь, а им хоть бы что. Неужели не понимают, что на компанию шишки повалятся. Вовремя отчет не сдадим — штраф начислят, счет арестуют. Оно нам надо? Такое впечатление, что это мне нужен НДС и я с налоговой заодно.
Вот бы документы от всех получать день в день! Но у меня так не получится. Даже если на все склады сканеры поставить. У нас этих складов 80 штук, 12 филиалов по стране и документов тысяч 50 за квартал. Как эти сканы собирать и где хранить?
Вот и сейчас я испытываю эмоции раздражения и бессилия, когда разбираю документы, которые нам доставляют курьеры со складов. Это ведь прошлый век какой-то! В этой кипе бумаг можно утонуть. Но некогда! Сначала каждую бумажку регистрируют секретари в филиалах (бедные девочки), затем нужно разобрать, кто из моих коллег и что будет заносить в программу, отправить все данные в головную компанию, ну и разложить по папкам. Кстати, удивляюсь, что руки у наших бухгалтеров еще не выглядит как у КМС по плаванию — столько папок тяжелых носить, потом на полки поднимать.
Почему бы не организовать внутри нашей компании, со всеми 80 складами, дела так, как это сделано с налоговой? Ведь когда заканчиваются все эти пляски с бубнами вокруг бумажных накладных, то я отправляю отчетность в электронном виде. Тогда совсем непонятно, зачем мне ежемесячно разгребать бумажные документы, если они будут нужны в электронном виде, желательно, всё в одном месте и с отметками в учётной системе.
Значит, надо все-таки продумать вариант, чтобы работники складов сканировали все эти документы и куда-то загружали. А я при подготовке НДС, другой отчётности или запросов, без труда должна находить там все документы. Частично у меня уже есть документы в электронном виде от тех, с кем мы обмениваемся через ЭДО. Хорошо бы всё это объединить: я же не упомню всех клиентов — с кем и как мы обмениваемся.
Надо поговорить с нашими айтишниками или погуглить. Хотя, что гуглить: как избавиться от тонны бумажной первички? Как организовать обмен бухгалтерскими документами с филиалами? Как сдать НДС вовремя, если у тебя склады, филиалы, подразделения, тысячи документов и сотни сотрудников?
Ответ-то я и сама знаю! Должен быть архив первичных бухгалтерских документов. Тогда можно будет хранить в одном месте и то, что я получаю в электронном виде, и сканы бумажных документов от каждого склада.
Интересно, можно ли искать в таком хранилище данные по контрагентам, по периоду, по любому поиску, как в том же гугле, или даже лучше, чем гугле? Все-таки надо озадачить айтишников.
Какие еще задачи может решить электронный архив?
- Своевременная отправка отчетов в ФНС
- Оперативный поиск документов на запросы аудиторов
Архив бухгалтерских документов
Видеодемонстрация решения для электронного архива. Как освободиться от бумаги и начать работать?
Начать дискуссию