Часто рабочие процессы в компании организованы неоптимально, поэтому требуют большого количества времени, а работников вынуждают заниматься не своими прямыми обязанностями. Сотрудники живут с ощущением горящих сроков, бесконечных дедлайнов, даже кофе не успевают выпить. Предлагаем подборку ИТ-инструментов, которые наконец внесут порядок в хаос офисной жизни и упростят работу бухгалтерии.
Трудности, с которым сталкивается бухгалтер
Например, бухгалтеру нужно провести расчёт и выплату заработной платы: произвести начисления всем работникам, сделать ведомости, сформировать платёжные поручения, реестры, проверить расчёт НДФЛ и взносов.
И тут, бухгалтер получает по почте очередное «письмо счастья» из налоговой инспекции с требованием предоставить документы в недельный срок по всем сделкам с компанией, которая уже несколько лет не платит налоги. Бухгалтер смотрит учетную программу, оказывается с этим контрагентом было заключено несколько десятков договоров на строительные работы в 2018 и 2019 годах. Всего были подписаны более 100 актов выполненных работ, есть сметы и платежные поручения по оплате выполненных работ. Однако, документы давно прошиты и сданы в архив.
Чтобы предоставить ответ ФНС, бухгалтеру придётся:
- отправиться в архив, а перед этим получить ключи у ответственного лица;
- найти в архиве нужные стеллажи и папки с договорами, актами выполненных работ и банком;
- взять документы и сделать копии, при этом расшить папку, чтобы каждая копия для ФНС была читабельной и качественной;
- на документах надо сделать надпись «копия верна, главный бухгалтер, ФИО, подпись, дата»;
- подготовить ответное письмо для ФНС с перечнем приложений и подписать письмо у руководителя;
- отправить письмо почтой.
Можно ещё отсканировать документы и затем в электронном виде прикрепить к ответному письму, которое подпишет руководитель своей ЭЦП.
Очевидно, что бухгалтер потратит много времени на всё это. Сколько именно — 1, 2, 3 дня — неизвестно, ведь ему придется всё равно параллельно заниматься и другими задачами. Или он попросит провести эти действия другого сотрудника, а значит, отвлечёт уже его от работы.
3 лайфхака, которые упростят работу бухгалтерии
1. Электронный архив
Электронный архив — система структурированного хранения электронных документов, которая позволяет быстро комплектовать архив, предоставляет удобный поиск и выгрузку файлов.
В приведенном выше примере работа с бумажным архивом займет у бухгалтера очень много времени (скорее всего весь рабочий день, который надо было потратить на расчёты по зарплате). А с электронным архивом можно подготовить документы для ФНС за несколько минут.
В системе Docsvision обеспечено соблюдение всех норм архивного хранения и учёта документов. Подробнее об электронных архивах: Docsvision. Электронный архив документов организации.
2. Юридически значимый документооборот (ЮЗДО)
Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ.
Исключение — если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (ч. 1 ст. 6 Федерального закона № 36-ФЗ от 06.04.2011).
Приказом ФНС России № ЕД-7-26/775@ от 23.10.2020 утверждено Положение о Реестре доверенных операторов ЮЗДО, обеспечивающих электронный документооборот по ТКС с применением усиленной квалифицированной электронной подписи.
ЮЗДО предоставляет пользователю много удобств и преимуществ, в т.ч.:
- гарантирует юридическую силу документа и правомерность операций;
- выстраивает полноценные и безопасные взаимоотношения со сторонними организациями;
- позволяет участвовать в госзакупках и тендерах;
- налаживает простой и прозрачный диалог с ФНС;
- снижает число ошибок и погрешностей при работе с бумагами и т.п.
С ЮЗДО вы можете отказаться от ручного ввода и хранения документации.
Чтобы наладить взаимодействие предприятия с операторами и партнерскими компаниями, необходимы специальные интеграционные инструменты. Платформа Docsvision предоставляет модули, с помощью которых на предприятии можно организовать обмен электронными документами с контрагентами. В единый архив допустимо загружать как скан-копии бумажных документов, так и электронный документы, полученные через операторов ЭДО.
3. Кадровый электронный документооборот (КЭДО)
С учетом возникновения проблем с коронавирусом особенно актуальным стал электронный документооборот (ЭДО) с сотрудниками на удалёнке. В приведенном выше примере с бухгалтером все работники находятся в офисе. 2020 год показал, что не всегда это возможно. Если в компании организован внутренний ЭДО, нет необходимости всем работникам находиться на рабочем месте, а подготовить и подписать документы можно по ТКС.
Кроме того, продолжается эксперимент по кадровому ЭДО (Федеральный закон № 122-ФЗ от 24.04.2020). Эксперимент по отказу от бумажных кадровых документов продлен до 15 ноября 2021. Планируют также продлить приём заявок на участие в эксперименте до 15 мая, но пока законопроект еще не принят.
Преимущества перехода на КЭДО:
- экономия времени при работе с кадровыми документами — формирование пакета для приема, увольнения, перевода сотрудника за считанные минуты, оформления плана отпусков;
- возможность ознакомления сотрудников с распорядительными документами дистанционно;
- переход частично на удалённую работу с персоналом и упрощение обмена с удалёнщиками кадровыми документами;
- высвобождение у бухгалтеров и кадровых сотрудников дополнительного времени и возможностей для решения более важных и актуальных задач.
Кадровому специалисту приходится следить за изменениями законодательства, актуальностью содержания трудовых договоров и положений организации, касающихся сотрудников, документов об охране труда. На бухгалтера нередко возлагают обязанности по организации проведения спецоценки, медосмотров и т.п.
Благодаря КЭДО организация подобных мероприятий проходит быстрее и проще — сотрудников можно массово ознакомить с графиком плановых медосмотров или необходимость прохождения СОУТ.
Также можно согласовывать график отпусков, проведение аттестаций, командировку и любые другие события.
КЭДО от Docsvision — автоматизация кадровых процессов и возможность организовать по-новому внутрикорпоративные сервисы.
Как будет выглядеть идеальный день бухгалтера, использующего ЭДО
Бухгалтер получил требование в личном кабинете налогоплательщика по ТКС. У него остается больше времени на подготовку ответа. Есть возможность спокойно заниматься заработной платой и не надо разрываться на части.
В этом случае бухгалтеру надо будет выполнить следующие действия, чтобы предоставить ответ ФНС:
- зайти в электронный архив документов на своем ПК;
- найти нужные документы: договора, акты, платежные поручения, через поисковое меню с возможностью фильтрации, формировать из них пакет, например, архивный файл;
- выгрузить найденные документы из архива, возможно, дополнительно заверить действия с главным бухгалтеров;
- подготовить ответ на требование в личном кабинете налогоплательщика, приложить готовый пакет документов, заверить письмо усиленными квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера и генерального директора;
- отправить ответ по ТКС.
10-15 минут, и ответ на запрос отправлен, а бухгалтер может спокойно заниматься расчетом зарплаты. У него будет время сделать важные дела, выпить чашечку кофе и пообщаться с коллегами — просто идеальный день!
Резюме
Единый электронный архив первичных учетных документов снижает трудозатраты при подготовке ответов на запросы ФНС, аудиторов и банков.
Больше не надо отвлекать сотрудников от исполнения своих обязанностей.
Архив бухгалтерских документов
Видеодемонстрация решения для электронного архива. Как освободиться от бумаги и начать работать?
Начать дискуссию