В марте к нам каждый год приходят аудиторы. Ненавижу это время. Не потому, что я плохой бухгалтер или что-то скрываю. Просто аудиторы — люди дотошные, подавай им всякие бумажки — на слово ведь никто не поверит (а было бы хорошо, как в анекдоте про Петьку и Василия Иваныча: «Тут все джентльмены и верят друг другу на слово» — и тут мне карта пошла!«.)
Значит, целыми днями вся бухгалтерия будет искать договоры, акты, накладные, копировать и сканировать, чтобы аудиторы могли подколоть их к своему отчету. И так каждый год, потому что группа компаний большая, выручка миллиардная, аудит обязательный.
Знаете, что аудитор предложила? Вы, говорит, сканируйте все документы заранее, сразу, как получили — тогда не нужно будет потом искать. Мда... странные люди эти аудиторы, а вроде умные...
Хотя, если вдуматься, можно ведь организовать что-то вроде электронного архива первички, в который складывать все сканы бумажных документов и файлы электронных документов, причём в момент их получения. Было бы здорово!
Итак, что мы имеем? Под рукой в любое время и в любом месте информация по всем сделкам и по всем компаниям, филиалам и подразделениям. Если нужна информация для аудитора или по поставке — что-то вернуть/заменить — в архиве всё есть. Опять же, не нужно тратиться на курьеров, почтовые расходы, да и на бумагу, если уж честно. Столько бумаги, сколько тратит бухгалтерия, не закупает больше никто!
А ведь что хочет каждый бухгалтер?
Быстро найти нужную информацию в различных разрезах — по контрагентам, по кварталам, по годам, по наименованиям продукции, по льготам и так далее — комбинаций множество.
Что нужно, чтобы эту информацию хранить?
Правильно, образно говоря, склад или архив. В этот архив должны попадать все первичные документы, которые представляют для нас интерес — акт, счет-фактура, накладная, договор, доверенность, возвратная накладная, коммерческое предложение и т.д. Ну ладно, без коммерческого мы переживем, но первые 6 документов, как говорится, must have!
Как в архив может попасть первичка?
Это или уже готовые документы, скаченные из ЭДО, или сканы бумажных документов. Их мы получаем по почте, курьерами, от своих филиалов, находим в столах у сотрудников спустя годы... вариантов много.
Как должна храниться документация в архиве?
Для меня было бы удобно располагать её по контрагентам, потому что их можно по ИНН идентифицировать без повторений. К каждому контрагенту я бы привязывала договор и первичку, связанную с ним. 100 договоров — 100 карточек у одного контрагента. У кого-то всего два контрагента и с ними по 500 договоров. Тут нужна другая иерархия. Кому-то удобно хранить информацию по филиалам или подразделениям.
Главное, чтобы этот архив мог удовлетворять всем этим запросам и быть гибким по настройке, что ли. Удобным, простым, понятным. Для его использования не нужно проходить трехмесячные курсы. Наглядность и логика — вот «фишка», которая привлечет любого.
Проблема уже «горит»?
Узнайте подробнее об организации электронного архива бухгалтерских документов или закажите демонстрацию решения у вендора:
Какие ещё задачи решает электронный архив?
- Оперативный сбор документов для отчёта по НДС
- Оперативный сбор документов для подтверждения льготы в ФНС
Архив бухгалтерских документов
Видеодемонстрация решения для электронного архива. Как освободиться от бумаги и начать работать?
Начать дискуссию