Каждая ИТ-система обещает систематизировать процессы, минимизировать рутину, повысить производительность труда, снизить затраты. Например, электронный архив бухгалтерских документов позволяет систематизировать хранение бухгалтерских документов и готовить ответы на запросы налоговой «по клику», а не искать документы на стеллажах в пыльных архивах. Вроде выгоды всегда очевидны, но где найти ресурсы на то, чтобы перестроить сложившиеся процессы и преодолеть сопротивление всему новому у сотрудников?
Через сопротивление к цели
Любое нововведение нередко встречает сомнения и даже сопротивление со стороны сотрудников предприятия. Такая реакция сотрудников стандартна из-за страха потерять работу, не справиться с новыми возможностями. Пример тому - появление банкоматов. Многим казалось, что появление роботов буквально вытеснит людей. Однако, на практике роботизация только повысила персональную ценность сотрудников.
Автоматизация бизнес-процессов (RPA) всё плотнее входит в нашу жизнь. По оценкам исследования IDC, уже к 2022 году около 46% мирового ВВП будут создавать компании, прошедшие цифровую трансформацию. Те, кто не боятся нового и уже идут по пути цифровой трансформации, получают массу конкурентных преимуществ.
Как избавиться от бумажной волокиты в бухгалтерии?
Работа бухгалтеров на большинстве современных предприятиях по-прежнему сопровождается бумажной рутиной, длительными и трудоёмкими поисками важных документов для подготовки ответов в контролирующие органы, ФНС, аудиторам и пр.
Задача электронного архива – оптимизировать процессы, обеспечивающие полный цикл хранения документов на предприятии: учёт, сохранность данных, создание справочного аппарата.
Преимущества электронного архива
- Оптимизация времени на поиск одного документа или группы документов, объединенных общими поисковыми параметрами (дата, тип документа, услуга, контрагент и пр.)
- Своевременное поступление информации в головной офис из удалённых филиалов, цехов, складов и пр.
- Предотвращение риска потери документов – данные хранятся в защищенном массиве;
- Своевременное реагирование на запросы контролирующих органов ФНС, аудиторов и пр.
- Контроль прав доступа сотрудников к информации.
- Сокращение затрат на хранение и обслуживание документов.
- Интеграция архива с учётными системами – сканы документов привязаны к транзакциям.
- Версионность документов.
- Удобная работа с документами в «одном окне», возможность совместной работы над документами.
Основные этапы и сроки создания архива
Для выбора оптимального способа реализации задачи требуется системный подход к организации. Все действия должны выполняться постепенно, шаг за шагом. Основными этапами внедрения являются:
Планирование. Определяются цели создания электронного хранилища, прописываются функции, задачи, который он должен решать.
Анализ деятельности предприятия. Определяется специфика деятельности, участники процесса внутри департамента и за его периметром, средства коммуникации. Анализируется, какие основные форматы и способы хранения информации приемлемы. Обрисовываются базовые атрибуты системы, поиска и каталогизации архива.
Определение приоритетов в подсистемах. Выявляется последовательность реализации задач с учётом общего масштаба работы и сложности. Понимание важности определённых компонентов позволяет подобрать оптимальный порядок внедрения.
Обследование и систематизация бумажного архива. С целью оптимизации временных затрат на дальнейшее сканирование определяется актуальность документов и целесообразность перевода их в цифру. Проводится «экспертиза ценности». Далее выполняется сканирование с последующим распознаванием текста. Данные помещаются в архив.
Структурирование и систематизация данных. Каждый документ регистрируется, описывается. Электронные версии привязываются к транзакциям в системе. Происходит двусторонняя интеграция архива с учетной системой.
Реализация электронного архива проводится на базе имеющихся систем внутреннего и внешнего электронного документооборота, и интеграции с системами учета (1С, SAP и пр.).
Степень вовлечённости сотрудников
Сроки реализации решения зависят от степени цифровой трансформации компании, отношения сотрудников к нововведениям и степени подготовки сотрудников. Нужно учитывать, что системой будут пользоваться разные люди. Исходя из опыта компании AGC Glass Europe (ведущий производитель плоского стекла для строительства и автомобильной отрасли):
- 15% пользователей новой системы были не только готовы принимать новое, но и охотно делиться собственными креативными идеями;
- 80% сотрудников, ежедневно использующих систему, приняли нововведение с энтузиазмом или нейтрально;
- и только 5% – оппозиция, которая противится новым решениям.
Однако, именно эти 5% обеспечивают конструктивную бесплатную критику, позволяющую делать систему лучше. Об опыте внедрения платформы для электронного документооборота, вовлечения сотрудников в этот процесс и поиск евангелистов внутри компании подробнее можно узнать из выступления AGC Glass Europe.
Стоит заметить, что со временем критично настроенных людей становится всё меньше, они постепенно принимают новые технологии.
На пути к цели
Внедрение электронного архива первичной документации в компаниях может занимать разные промежутки времени. Всё зависит от способа организации работы с электронными документами, и тех, кто непосредственно будут работать в системе ЭДО.
Компания «Центр Финансовых Технологий» использует платформу Docsvision с 2008 года и непрерывно наращивает функциональность. Когда возникла потребность в организации электронного архива бухгалтерских документов, проектная группа приняла решение расширить возможности уже используемой платформы. Так как бухгалтерия уже имела опыт работы в системе – все согласования документов осуществляются в ней. В ходе проекта электронный архив был интегрирован с системой 1С, ERP (командировки, интернет-банкинг), СБИС (отправка отчетов). Перевод всех документов в электронный вид не вызвал сложностей, благодаря достаточной подготовке пользователей и ориентации на решение бизнес-задач департамента.
Посмотрите запись вебинара о проекте внедрения архива бухгалтерской документации в компании ЦФТ: участники поделились, каких ошибок можно и нужно избежать, что стоит держать на контроле для цифровизации процессов.
Обучение персонала даёт возможность быстрее освоить систему. Шаг за шагом решаются задачи, сотрудники привыкают к решению и начинают использовать все его преимущества. Помочь персоналу адаптироваться к новым процессам позволит прохождение пользовательских семинаров и вебинаров. Каждый разработчик или интегратор предлагает свои обучающие материалы или организует курсы по конкретной версии и модификации программного решения, установленного на предприятии.
Архив бухгалтерских документов
Видеодемонстрация решения для электронного архива. Как освободиться от бумаги и начать работать?
Начать дискуссию