В компаниях до 70-80% всей первички хранится в бумажном виде. По закону предприятие обязано хранить первичные документы не менее 4 лет. В результате на крупных предприятиях, собирающих накладные и счета от нескольких филиалов, организовывается внушительный бумажный архив. Когда в такую компанию поступает запрос из налоговой, требующий оперативного ответа, бухгалтерам приходится бросать текущую работу и отправляться на поиски документов. Трудозатратно. Скучно. Тяжело.
Нередко к делу приходится привлекать мужчин из других отделов – не каждому бухгалтеру под силу перемещать тяжелые коробки, набитые документами. Когда поиск увенчался успехом, документы сканируются и отправляются в ФНС в качестве ответа на запрос. А если ответ должен содержать 500 документов? И все их нужно отыскать, отсканировать и вернуть на место. Ещё меняются и требования ФНС. Уже недостаточно выгрузить пачку документов, например, через СБИС – нужно отправлять документы отдельными файлами с описаниями. Выполнить все эти действия вручную объективно сложно - бумажный архив превращается в какой-то филиал ада.
Пора переходить
Но есть и приятные новости для компаний! Началась подготовка к внедрению обязательного ЭДО в секторе B2B. Согласно утверждённой концепции развития электронного документооборота, к 2024 году 70% накладных и 95% счетов-фактур в России будут передаваться в электронном виде, увеличится число утверждённых форматов электронных документов. Планируется унифицировать обязательный минимум:
- договоры с контрагентами и аналогичные им документы,
- расходные и транспортные накладные,
- акты сверки взаиморасчётов,
- счета на оплату,
- ценовые спецификации,
- претензии,
- документы на возврат товаров,
- КС-2,
- КС-3.
Происходит переход от квалифицированных электронных подписей на флешках к облачным подписям. И это далеко не все запланированные изменения, которые ожидают нас в ближайшем будущем. Самое время переходить на ЭДО, если это не было сделано ранее, и внедрять электронный архив первички.
Что даёт электронный архив?
Главные задачи электронного архива на предприятии – организовать удобное хранение первичной документации и избавить бухгалтерию от бумажной рутины. Архив экономит время на поиск информации по внутренним запросам и обеспечивает оперативные ответы на запросы налоговой и других контролирующих органов.
Все документы в архиве содержатся в оцифрованном, электронном виде. При поступлении запросов ФНС можно быстро найти документы, подписать их электронной подписью, и отправить, не вставая с рабочего места!
Внедрение электронного архива может быть логичным продолжением системы внутреннего электронного документооборота в организации.
Принцип наполнения архива прост: бухгалтеры получают документы, проводят их в учётной системе, одновременно с этим в электронном архиве, например, на базе системы Docsvision, формируются карточки со структурированными данными. Система самостоятельно проверяет наличие скан-копий и уведомляет бухгалтера о возможных расхождениях.
Преимущества электронного архива
Оптимизация затрат, то есть времени на поиск документа или пакета документов (возможен поиск по дате, контрагенту, услуге и пр.) даже из распределенных филиалов, подразделений, цехов и пр. Чтобы отыскать требуемый документы, не нужно отправлять сотрудника в архив на целый день или оформлять внутреннюю командировку (на крупных предприятиях бумажный архив, чаще всего, находится на удалении от центрального офиса).
Оперативное реагирование на запросы ФНС, аудиторов и пр. Обеспечена удобная и быстрая отправка ответов.
Сканы документов привязаны к транзакциям. Архив интегрирован с учётными системами и внутренними сервисами компании.
Исключение риска потери хранящихся документов. Данные находятся в защищённом массиве.
Внедрение электронного архива на практике
Опытом перехода на ЭДО делится ведущий отечественный финтех-провайдер – «Центр Финансовых Технологий». Компания более 11 лет развивает систему на базе платформы Docsvision. После автоматизации делопроизводства и согласования договоров был реализован проект по созданию электронного архива бухгалтерских документов. Его задача – упростить отправку бухгалтерской отчётности в ответ на запросы контролирующих органов, обеспечить удобную работу с первичкой. Бухгалтерия ведёт несколько юридических лиц, физически удалённых от центрального офиса, и сталкивается со всеми невзгодами в работе с первичной документацией: затраты на доставку, потери документов, трудоемкий поиск. Решить проблемы позволило создание центрального электронного архива на базе уже имеющейся на предприятии системы документооборота Docsvision.
Принцип наполнения электронного архива в ЦФТ
IT-специалисты компании позаботились о том, чтобы процесс наполнения архива оказался удобным и простым – в момент загрузки документа в 1С автоматически распечатывается штрих-код (принтеры имеются у всех сотрудников бухгалтерии). Бухгалтер наклеивает штрих-код на оригинал документа. Параллельно происходит создание карточек Docsvision, в которых сохраняются важные сведения (тип, дата оформления документа, наименование контрагента и пр.). Теперь даже с учётом изменившихся требований ФНС к предоставлению отчётности, отправка документов предельно упрощена.
В рамках решения «Электронный архив финансовой службы» реализован единый кабинет, объединивший все бумажные и электронные документы, поступающие на предприятие из внешних сервисов (СБИСА, Диадока и др.) и внутренних систем.
Архив позволяет искать документы как напрямую (по дате, типу, контрагенту и пр.), так и «подтягивать» данные из учётных систем.
От бумаги в бухгалтерии ЦФТ ещё не отказались, но работа стала существенно легче. Ушла бумажная рутина, у сотрудников освободилось время на решение более важных задач.
Практика внедрения электронного архива
Пример архива «Центр Финансовых Технологий»: постановка задачи, этапы разработки и бизнес-результаты
Начать дискуссию