🔍Вы перешли на ЭДО. Уверены? А если проверю?

Говорите, вы уже перешли на ЭДО? И экономите на бумаге, курьерах и заказных письмах благодаря обмену электронными документами?

А как у вас с согласованием и подписанием договоров внутри компании? А с оформлением и согласованием командировок, например? Всё ещё пишете служебные записки и на бумаге собираете резолюции? Поздравляем, не перешли вы на ЭДО.

Далеко не всегда понятно, в чём заключается суть электронного документооборота. Разберёмся!

Многие уверены, что это лишь отправка через соответствующие сервисы счетов-фактур, договоров, актов и т.п.

Важно организовать не только ЭДО с контрагентами (внешний документооборот), но и перевести внутренний документооборот организации в цифру. Внутренний и внешний ЭДО в комплексе позволяют воплотить принципы цифровизации процессов, оставаться перспективными и конкурентными участниками рынка.

Какие задачи решает внутренний ЭДО?

1. Прозрачное согласование платежей и договоров внутри компании по предварительно установленным маршрутам, например, юридический и финансовый департаменты, служба безопасности, отдел закупок.
2. Создание архива электронных документов внутри компании, сохранно и безопасно. Обеспечивается систематизация хранения первичной документации. За счёт наличия оперативного электронного архива, упрощается и ускоряется поиск документов.
3. Эффективное управление — прозрачность и чёткий контроль.
4. Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их реализации и контроля.
5. Кадровая гибкость за счёт возможности хранения истории деятельности каждого сотрудника.
6. Сокращение издержек на управление бумажными потоками документов в компании. Возможно полное исключение бумажных документов из внутреннего оборота организации.
7. Предоставление внутрикорпоративных сервисов для клиентов: пропусков, компьютерной техники, возмещение затрат.
8. Выстраивание сквозных бизнес-процессов по обслуживанию клиентов и подготовки соответствующих документов.

Цифровизация бизнес-процессов: опыт AGC

AGC является одним из мировых лидеров по производству автомобильного, архитектурного и интерьерного стекла. Более 50% автостёкол, собираемых в России, производятся под маркой AGC. Активное развитие бизнеса потребовало внедрения эффективного инструмента для коммуникации бухгалтерской и юридической служб с другими подразделениями организации.

В рамках проекта было внедрено решение на платформе Docsvision. Удалось объединить несколько подразделений — от производственных площадок до центрального офиса, от Иркутска до Калининграда. Цифровая трансформация затронула целый ряд внутренних документов — приказов, авансовых отчётов, путевых листов, служебных записок и пр.

Цифровая интеграция электронного документооборота на базе Docsvision позволила:

● создать единую базу документов,

● упорядочить поступление заданий и запросов,

● повысить уровень контроля и качества выполняемых работ,

● ускорить согласование документов,

● оптимизировать бизнес-процессы, отказаться более чем от 10-ти бумажных документов,

● создать единый электронный архив документов,

●упростить подписание документов с помощью ЭЦП, избавить руководителей от необходимости подписывать бумажные варианты,

● свести к минимуму риск ошибок.

Уникальные разработки для внедрения внутреннего ЭДО в AGC

• Автоматическое создание и подписание квалифицированной электронной подписью (КЭП) печатных форм. Обеспечение экспорта печатных форм из СЭД для внешней передачи.
• Потоковый ввод сканов бумажных документов в систему, в т.ч. при наполнении электронного архива.

Какие требования к ЭДО предъявляет бизнес?

Основными драйверами развития внутреннего ЭДО выступают крупные компании и госструктуры: их потребности совпадают с доступными ресурсами. Ранее системы электронного документооборота обслуживали исключительно работу канцелярии.

Основные причины развития ЭДО

• Рост культуры ведения бизнеса и потребность молодых специалистов в соответствующих современных технологиях.
• Высокий уровень конкуренции в высокодоходных нишах. Компании вынуждены меняться, оттачивать процессы, в том числе внутренние, чтобы оперативно работать с клиентами и партнёрами.
• Программные решения становятся более гибкими и доступными.

Какие департаменты обычно используют внутреннюю систему ЭДО?

Правление:вовлечены распорядительные и организационные документы, согласование договоров и пр.

Бухгалтерия:счета-фактуры, акты взаиморасчётов, отчётность и пр.

Финансы: финансовая отчётность.

Юристы: договора, претензии и пр.

Коммерческий отдел: счета, спецификации, техническая документация.

Отдел качества: акты, журналы и пр.

Архив: систематизация и упорядочение документации.

Склад: инвентаризационные ведомости, акты приёмки-передачи и др.

Производство: документы, определяющие организацию производственных процессов.

Кадровая служба: трудовые книжки, поручения, приказы и другие документы кадрового учёта.

ИТ-система: решения, направленные на оптимизацию бизнес-процессов.

Рутину выполняет система

Внешний ЭДО обеспечивает оперативный обмен значимой информацией с контрагентами и контролирующими органами (ФНС, аудиторами и пр.). Внутренняя система ЭДО автоматизирует и структурирует процессы внутри компании, повышает качество управления потоками документов.

Например, можно настроить автоматические маршруты согласования договоров, которые будут учитывать тип документа, сумму и прочие параметры. В зависимости от меняющихся обстоятельств можно дорабатывать имеющиеся алгоритмы, расширять функциональность СЭД. Использование платформы Docsvision позволит совершенствовать электронный документооборот согласно нормативным и бизнес-требованиям, масштабировать и развивать систему в будущем.