Электронный архив решает множество задач в бухгалтерии крупной организации с филиальной структурой. Главное — он позволяет экономить время на поиск документов при получении запросов от налоговой, аудиторов, банков или руководства. Потому что все документы хранятся в едином виде — они структурированы и связаны с проводками в учётных системах (в процессе сканирования данные извлекаются из документов). Есть возможность поиска лучше Яндекса: за период, по наименованию контрагента, типу документа, другим параметрам.
Преимущества понятны, а какие задачи реально можно решить с помощью электронного архива бухгалтерских документов?
Задачи, которые решает электронный архив бухгалтерских документов:
- Снижение расходов на передачу документов (оригиналов на бумаге) между филиалами организации;
- Ускорение процесса обработки документов в бухгалтерской службе за счёт избавления от повторяющихся действий;
- Прозрачность процесса передачи данных между организациями и филиалами группы компании;
- Хранение всех документов в одном месте — документы стекаются в головной офис из удалённых подразделений, филиалов, складов, от контрагентов;
- Оперативное предоставление документов контролирующим органам и снижение трудозатрат на подготовку таких ответов со стороны организации.
Как выбрать ИТ-решение для создания такого архива? На что обратить внимание?
- Какой объём документов можно хранить в архиве? Ведь нам надо найти решение, в которое мы загрузим уже имеющиеся документы, а затем ежедневно будем пополнять его новыми. И так на протяжении нескольких лет — всегда. Например, платформа Docsvision работает под нагрузкой более плюс 50 тыс. документов в месяц. С таким показателем архив будет работать стабильно и быстро обрабатывать запросы на поиск при росте данных. А если этого будет недостаточно, то есть возможность увеличить мощность, если попросить ИТ-отдел.
- Как документы, особенно бумажные, будут загружаться в архив? Важно, чтобы архив обладал точной технологией распознавания бумажных документов. От бумаги пока никуда не деться. Чем выше качество распознавания, тем меньше ручного ввода данных. Сравните точность 94% и 99%. При объёме в 1000 документов это или 60 документов, или только 10, которые оператор/бухгалтер вводит руками. Система обеспечивает автоматическое позиционирование документа с возможностью исправления перекоса (сканирование документов может проводиться под разным углом 90°, 180°). Параллельно при сканировании происходит удаление шума (грязи), оптимизируются размеры файлов.
Оцифровка документов, перевод бумажных версий в электронный вид, автоматизация структурирования и категоризация документов, полнотекстовый поиск — всё это возможно с помощью интеллектуальных средств распознавания.
Современные ИТ-решения позволяют распознавать и извлекать данные из неструктурированных документов, точно классифицировать и вносить в систему, прописывая дальнейший контур движения документов. Система может проверять комплектность документов, сопоставлять номенклатуру, распознавать проводки по первичным документам учёта, выявлять разногласия версий.
- Единое хранение скан-копий бумажных документов и документов, получаемых через ЭДО. Чтобы архив отвечал задачам быстрого поиска документов и хранил в своих недрах все документы, он должен быть гибридным хранилищем, в которое документы загружаются из разных источников. Тогда архив функционирует по принципу «единого окна», объединяя бумажные и документы из нескольких операторов ЭДО. По сути, это репозиторий информации и связанных с ней процессов, внушительный массив документов и данных. Электронный архив превращается в базу для планирования нагрузки, построения аналитических отчётов. Обеспечивает возможность отбора документы с определением нужного срока хранения (для конкретных типов документов). Создаёт условия для безопасного хранения огромного объёма контента, позволяет удобно оперировать данными, гарантируя их точность.
- Живите настоящим, но не забывайте про будущее. Удобно, когда система настраивается «на лету» под задачи бухгалтерии (шаблоны распознавания, интерфейс, интеграция с ERP). Система для создания электронного архива должна удобно интегрироваться с другими системами и поддерживать сквозные бизнес-процессы.
Бесшовная интеграция с другими ИТ-системами (с ERP или складской) обеспечивает взаимодействие со всеми подсистемами. Архив позволяет контролировать своевременность предоставления контрагентами первички, правильность её оформления. Возможен одновременный доступ к одному документу любого количества уполномоченных пользователей. В результате, можно получить систему, построенную по принципу «чистый стол» — можно просматривать все первичные документы, отвечать на запросы налоговой, формировать отчёты руководителям, не вставая с рабочего места и даже не выходя из дома.
Напоследок...
Опыт ведущих компаний показывает, что можно построить стабильный и удобный в использовании электронный архив на базе платформы Docsvision. Она обладает всеми преимуществами, описанными выше. Поддерживает интеграцию с разными учётными системами и операторами ЭДО. Огромные объёмы данных хранятся в защищённом массиве и всегда доступны уполномоченным пользователям. И если мощности не хватает, то архитектура платформы всегда позволит повысить производительность.
В данной статье мы постарались рассказать, как выбрать решение для электронного архива бухгалтерских документов, исходя из бизнес-задач. Пусть выбор вас не разочарует.
Архив бухгалтерских документов
Видеодемонстрация решения для электронного архива. Как освободиться от бумаги и начать работать?
Начать дискуссию