Пандемия усилила многие тренды, например, переход на дистанционный формат работы. Сначала предприятия переходили на удалённый формат работы в добровольно-принудительном порядке, а потом оказалось, что некоторые сотрудники даже рады новой возможности работать из дома. Но вот бухгалтера и кадровики не могут выбирать – из-за ежедневной работы с документами они вынуждены ходить в офис.
Почта России и курьеры доставляют документы от контрагентов, а контролирующие органы запрашивают подтверждения сделок и другие данные. И отыскать нужный документ из архива, будучи дома, нет возможности. Если бы все документы уже хранились где-то в электронном виде, то даже бухгалтерам можно было работать из дома. Тем более, все больше компаний переходят на ЭДО.
Задачи электронного архива
Когда сотрудники стали больше работать из дома, то традиционные подходы согласования и передачи документов лично из кабинета в кабинет перестали работать. Срочно потребовалось перевести процессы на безбумажные рельсы. В организациях, где уже была внедрена СЭД, возрос спрос на адаптацию решения для юридически значимого обмена документов (вот тут можно посмотреть видео, как это сделать, какие подписи использовать в разных случаях). Возникла необходимость интеграции СЭД и операторов юридически значимого документооборота. Вырос спрос на аудит кадровых процессов и перевод их электронный документооборот.
Возможности электронного документооборота и, в частности, электронного архива позволяют быстро и удобно обмениваться информацией, совместно работать над документами в удалённом формате. Электронный архив позволяет быстро и эффективно решать целый перечень задач:
- Удобный, быстрый поиск документов по различным параметрам: контрагенту, сумме, хозяйственной операции, товару, услуге и пр. Можно по клику отыскать документы из удалённых подразделений и филиалов, цехов и пр.;
- Оперативное реагирование на запросы налоговиков, аудиторов, представителей других контролирующих органов;
- Электронный архив интегрируется с системами учёта, внешними и внутренними сервисами организации (1С, СБИС, Диадок и пр.). Сканы документов, хранящихся в архиве, привязаны к транзакциям;
- Быстрая обработка и хранение. Консолидированное хранилище данных с возможностью интеграции с ERP вмещает бухгалтерскую, финансовую, кадровую, проектную, техническую, договорную документацию.
- Безопасное хранение данных. Исключён риск утраты документов – информация находится в защищённом массиве.
Критерии хорошего архива
Признаки качественного ИТ-решения для организации электронного архива:
- Вместительность хранилища. Архив должен вмещать большой объём данных. Например, электронное хранилище на базе платформы Docsvision работает под нагрузкой 50 000+ документов ежемесячно. В результате при росте данных также обеспечивается стабильная работа и быстрый поиск нужных документов;
- Точность распознавания бумажных документов. Чем выше качество распознавания бумажных документов, тем меньше ручной работы. При показателях 94% и 99%, и объёме документов 1 000 штук, вручную будут вводиться 60 или 10 документов – как видите, существенная разница;
- Гибридность решения. Электронный архив должен быть рассчитан на хранение документов, которые поступают из электронного документооборота (от операторов ЭДО) и в бумажном виде;
- Гибкая настройка и возможность интеграции с ERP. Хороший архив – тот, который можно настроить «на лету» под любые задачи и интегрировать с уже имеющимися на предприятии системами.
В зависимости от функциональных задач базовая версия архива может дополняться модулями согласования документов и управления бизнес-процессами. Настраиваются маршруты согласования, права и роли пользователей, уровни процессов, выполняется автоматизация классификации документов.
Электронный архив – универсальное решение, которое обеспечивает доступ ко всем бумагам и помогает бухгалтерской службе перестроить работу под новый формат удалёнки.
Архив бухгалтерских документов
Видеодемонстрация решения для электронного архива. Как освободиться от бумаги и начать работать?
Начать дискуссию