ЭДО

Страшная правда о том, сколько мы можем сэкономить с переходом на ЭДО внутри холдинга

В территориально распределённых организациях и холдингах обмен важными бумажными документами и контроль за бизнес-процессами часто затруднён. Требуются дополнительные затраты на логистику документов, а также время на доставку. Плюс подготовка и обработка данных между организациями часто дублируется. Минимизировать такие издержки можно с помощью ЭДО.
Страшная правда о том, сколько мы можем сэкономить с переходом на ЭДО внутри холдинга

В территориально распределённых организациях и холдингах, объединяющих несколько отдельных компаний, обмен важными бумажными документами и контроль за бизнес-процессами часто затруднён. Требуются дополнительные затраты на логистику документов, а также время на доставку. Плюс подготовка и обработка данных при отправке и получении между организациями часто дублируется, то есть в компании-отправителе и компании-получателе операционные сотрудники делают примерно одни и те же действия. Минимизировать такие издержки в территориально или организационно распределённых организациях можно с помощью электронного документооборота и перехода на безбумажный обмен данными с сохранением юридической значимости передачи документов в цифровом формате.

Комплексное внедрение электронного документооборота, включая электронный архив, создаёт своего рода модель общего центра обслуживания (ОЦО), расширяет возможности холдинговой структуры, повышает качество управления группой компаний. Финансовая и юридически значимая информация безопасно передаются между подразделениями в цифровом виде, а не на бумаге.

В единой системе могут работать офис, филиалы, цеха и пр. Но сотрудники этих разных бизнес-единиц будут иметь разные права и доступы, а значит, не увидят информацию, которая не является значимой для них или в целом, например, является коммерческой тайной. За счёт концентрации повторяющихся процессов в едином центре создаётся заметный экономический эффект.

Больше чем СЭД

Если объединить обмен документами, актуальных для бухгалтерских и юридических служб, разрозненных организаций холдинга, в единой системе, то возникнет эффект от экономии времени и средств на доставке и обработке документов сначала на местах, а потом в центральном офисе, оптимизируются бизнес-операции и штат организации.

Основными задачами внедрения электронного документооборота и создания электронного архива выступают:

  • повышение скорости обмена информацией,

  • прозрачность рабочих процессов и автоматизация обработки документов,

  • исключение риска утери документов или дублирования,

  • автоматизация процессов согласования документации,

  • сокращение времени на поиск, обработку документов, что особенно важно, если нужно оперативно ответить на запросы ФНС, аудиторов, представителей других контролирующих органов,

  • создание внутреннего контура обмена информацией.

Централизация функции помогает решить проблему дефицита кадров на местах, их обучения, ускоряет внутренние процессы компании, улучшает управляемость и обеспечивает поток данных, необходимый для наращивания бизнес-эффективности.

Например, в компании с головным офисом в Москве и 4 производственными площадками в южной части России с помощью платформы Docsvision и электронного архива всего за 1 месяц удалось повысить скорость обмена документами и улучшить коммуникации головного офиса и производственных подразделений.

Сначала в единую систему был переведён обмен бухгалтерскими документами между одной производственной площадкой и центральным офисом. Затем успех первого проекта замотивировал тиражировать решение на все производственные площадки. Результаты такого решения:

  • быстрая передача документов с заводов в ОЦО,

  • контроль сроков отправки,

  • усиление учётной и исполнительной дисциплины.

Экономический эффект от цифровизации

Чтобы оцифровать процессы, которые ранее были завязаны на бумаге, курьерских и почтовых службах, требуется оптимизировать и унифицировать ИТ-решения, а также решать задачи постепенно. Первыми трансформируются простые функции, дающие быстрый эффект для бизнеса. Например, подготовка финансовой и бухгалтерской отчётности. Затем к ним добавляются согласования договоров, закупки и пр. Продуманный единый ИТ-ландшафт позволит оптимизировать используемое программное обеспечение и штат сотрудников холдинга.

Рассмотрим ещё один пример и отследим бизнес-эффект от цифровизации. Задача проекта по внедрению электронного документооборота состояла в повышении качества управления группой компаний. Особое внимание отводилось контролю исполнения решений и ускорению процессов взаимодействия. Основанием для внедрения СЭД стала необходимость оптимизировать поиск необходимой документации и обеспечить своевременность сдачи отчётности, избавиться от ошибок при ручном вводе данных и облегчить труд сотрудников в пиковые моменты поступления документов, приходящиеся на конец месяца. Регистрация документов требовалась по почти 100 подразделениям холдинга.

Как можно рассчитать эффект в таком проекте, подробно рассказывалось на вебинаре «Расчёт экономического эффекта автоматизации архива первичных документов бухучета» Ниже будут схемы конфигурации и ссылки на документы расчёта.

СЭД строилась на базе платформенного решения Docsvision и интегрировалась с другими системами холдинга.

Поток документов

Архитектура решения

Результаты расчёта

Замечание:

В расчёте используется подход к оценке эффекта «по нормативам», основанный на статистике измерений, выполненных в других проектах. В примере посчитан эффект по фактору трудоёмкости и себестоимости учёта. Но для пользователей учётной системы важнее другое — надёжность и оперативность информации. Оценить эти факторы в деньгах весьма сложно, а не учитывать их нельзя.

Результаты анализа позволяют сформулировать следующие выводы:

  1. Эффект достигается как в учётном подразделении (сокращение затрат), так и в основной деятельности (снижение рисков, повышение оборачиваемости и др.).

  2. Соотношение эффектов сокращения себестоимости учётного подразделения и получаемой от управления рисками выгоды — в 7 раз. Это «соотношение плеч рычага» цифровой трансформации.

  3. В учётном подразделении происходит снижение себестоимости и повышение качества работы. Относительно годовой стоимости подразделения эффект значительный.

  4. В основной деятельности происходит оптимизация работы и снижение рисков. Относительно годового дохода эффект незначительный, но в абсолютных цифрах на порядок выше.

  5. В случае внедрения в собственную бухгалтерию предприятия эффектом сокращения затрат в учётном подразделении можно пренебречь, основные выгоды достигаются в операционной деятельности и связаны с повышением надёжности и оперативности данных. И этот результат будет достигаться даже если стоимость учёта повысится!

  6. В примере самая большая выгода связана с налоговыми спорами. В конкретном предприятии возможны другие эффекты — от оперативности предъявления НДС к возмещению, от ускорения оборачиваемости денежных средств.

  7. Анализ составляющих эффекта полезно как для оценки ценности решения, так и для определения направлений дальнейшего развития.

Бизнес-эффектами от внедрения Docsvision стали:

  • высокий уровень исполнительской дисциплины,

  • ускорение и упорядочение согласований, закупок, переписки с контрагентами и пр.,

  • прозрачность бизнес-процессов,

  • повышение удобства управления холдингом.

Docsvision превратилась в центральную систему обслуживания, объединяющую управление компаниями и подразделениями холдинга.

Внедрение платформенных решений типа Docsvision заметно повышает эффективность центров обслуживания. Цифровая экосистема, в которой данные передаются без искажений и утраты, в цифровом виде, делает максимально прозрачными все процессы обработки и обмена информацией. Юридически значимый электронный документооборот упрощает и ускоряет внутрикорпоративное согласование, обмен документами с контрагентами, процессы подготовки и предоставления отчётности в контролирующие службы.

Архив бухгалтерских документов

Видеодемонстрация решения для электронного архива. Как освободиться от бумаги и начать работать?

 

❄️ Зимняя акция! Прокачайте навыки для нового года ❄️

🔥 Профессия бухгалтер с нуля – Научись бухгалтерии с нуля и применяй знания на любом участке учета! 💰 Цена: 3 500 ₽

🔥 Восемь ФСБУ – Забудь о претензиях от налоговиков к учету, начни с легкостью применять федеральные стандарты! 💼 Цена: 3 500 ₽

🔥 НДС: расчет, декларация, 1С – Разберись с НДС раз и навсегда! От расчета до сдачи декларации – всё просто и понятно. Стань специалистом по НДС! 📊 Цена: 3 500 ₽

🌨️ Запишитесь на курс и получите готовые шаблоны отчетности!

Посмотреть каталог

Начать дискуссию


Обучение для бухгалтеров

Что меняется в декларации по налогу на прибыль в 2025 году

За первый квартал 2025 года надо будет сдавать декларацию по налогу на прибыль по новой форме. Рассказываем, что изменится и как заполнить отчет без ошибок.

Что меняется в декларации по налогу на прибыль в 2025 году

Первые отчеты января: не пропустите сроки уплаты налогов и сдачи отчетности. 📅«Ночной бухгалтер» № 1845

Праздники закончились так быстро и вот уже подступили суровые бухгалтерские будни. Чтобы вы не пропустили важные события в январе, сделали для вас напомналку.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру

Московской бирже 33 года. Итоги 9 января

У нашей любимой торговой площадки сегодня день рождения! Ровно 33 года назад, 9 января 1992 года, началась история биржи, к которой в 2011 году присоединилась площадка РТС, сформировав нынешний облик Московской биржи. Как же инвесторы отметили этот праздник?

Московской бирже 33 года. Итоги 9 января

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Обзоры новостей

Изменения в законодательстве, которые касаются расчетов в криптовалюте и майнинга

Подготовила для вас обзор недавних важных изменений законодательства.

Изменения в законодательстве, которые касаются расчетов в криптовалюте и майнинга
Обзоры новостей

Обложение пьяниц, наркоманов, диетологов в обзоре позиций ФНС

Ключевые события ФНС России за декабрь 2024.

3
Интервью

Революция в бухгалтерии: как 42Clouds упрощает работу бухгалтеров с облачной 1С и открывает возможности для бизнеса через Маркет42 и партнерку

О том, как 42Clouds снижает издержки бизнеса, автоматизирует учет, упрощает ведение рутинных операций и предлагает простые решения для настройки 1С под запросы и нужды конкретной компании, поговорили с руководителем отдела продаж в 42Clouds Даниилом Юрьевичем Леоновым.

Революция в бухгалтерии: как 42Clouds упрощает работу бухгалтеров с облачной 1С и открывает возможности для бизнеса через Маркет42 и партнерку

Получили освобождение от НДС по ст. 145 с 01.12.2024. Нужно ли сдавать декларацию по НДС за 4 квартал 2024 года или нет?

Добрый день. Получили освобождение от НДС по ст. 145 с 01.12.2024. Нужно ли сдавать декларацию по НДС за 4 квартал 2024 года или нет?

Эксперт:

Надежда Камышева

Надежда Камышева
Эксперт

Добрый день.

Да, вам надо сдавать декларацию за 4 квартал 2024 года, потому что в октябре-ноябре у вас освобождения не было. Вот по данным этих...

Читать полностью
Социальные пособия

Маткапитал-2025: как потратить 894 тыс ₽. на улучшение жилищных условий

С 1 февраля 2025 года размер маткапитала вырастет на 7,3%, примерно на такой же показатель он был проиндексирован в 2024 году.

Законопроекты

За фиктивную регистрацию ИП начнут сажать?

Борьба с дроблением бизнеса продолжается.

«Клерк» продолжает дарить подарки! Самые популярные онлайн-курсы по 3 500 рублей

Отдохнули на каникулах? А мы с сюрпризом! До 10 января вы можете купить наши лучшие онлайн-курсы всего за 3 500 рублей. Начните новый год с учебы, прокачайте свои знания и карьеру по супернизкой цене!

«Клерк» продолжает дарить подарки! Самые популярные онлайн-курсы по 3 500 рублей
Обучение для бухгалтеров

Что меняется в бухучете и налогах с 1 января 2025 года

Свершилось! Изменения налоговой реформы-2025 постепенно вступают в силу, некоторые заработали уже с 1 января. Рассказываем, как быстро вникнуть в нововведения и работать без штрафов с первых дней года.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
НДС на УСН

Нужно ли оформлять счета-фактуры на УСН, если организация освобождена от НДС

Согласно поправкам в НК (начали действовать с 01.01.2025) организации на УСН, годовой доход которых превысил 60 млн руб., становятся налоговыми агентами по НДС. Разбираемся, нужно ли выставлять счета-фактуры, если доход не превысил лимит.

Нужно ли оформлять счета-фактуры на УСН, если организация освобождена от НДС
Медицина

А у нас проблемы, или о том, как выдают медкнижки и к чему это ведет

О проблемах выдачи мед.книжек и к чему это приведет.

4

Обработка персональных данных: инструкция для организаций

Если работаете с персональными данными клиентов или сотрудников, то у вас есть обязанности — разработать внутренние регламенты и локальные акты, назначить ответственных, определить меры защиты ПД, уведомить Роскомнадзор о начале работы с данными. Приведем подробную инструкцию.

Обработка персональных данных: инструкция для организаций

Как устроиться бухгалтеру без опыта работы?

Возраст от 25 до 40 лет, без маленьких детей, с двумя высшими образованиями, опытом работы от 5 лет — вот идеальный кандидат на должность финансового специалиста. Но где его взять, этот опыт, если начинающих бухгалтеров на работу брать не хотят?

Как устроиться бухгалтеру без опыта работы?
35
Отчетность

Что сдаем в январе 2025 года: отчетные формы, сроки для компаний и ИП

Подготовили список отчетов, которые предстоит сдать бухгалтерам после новогодних каникул.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
2
Ведение бизнеса

Шагаем в новый год уверенно: меры господдержки IT-компаний в 2025 году

Сфера информационных технологий в России стремительно продолжает свое развитие, в рамках чего государство продолжает активно поддерживать данную отрасль. В нашей статье мы собрали основные инициативы, которые будут действовать в 2025 году.

Шагаем в новый год уверенно: меры господдержки IT-компаний в 2025 году

⚡️Календарь вебинаров для бухгалтера в январе. Выбирайте и смотрите!

Врываемся в 2025-й! Собрали для вас анонсы вебинаров на январь. Сохраняйте в закладки! Подписчикам «Клерк.Премиум» — бесплатный доступ. Начните год с обучения на «Клерке»!

⚡️Календарь вебинаров для бухгалтера в январе. Выбирайте и смотрите!
Налоговый учет

Как учитывать в налоговой базе по прибыли доходы и расходы

Порядок определения налоговой базы по прибыли установлен Налоговым кодексом. Встречные обязательства не сворачиваются. Подробнее читайте в статье.

Как учитывать в налоговой базе по прибыли доходы и расходы
Электронные подписи

ЭП, нельзя ЭЦП: раскрываем сущность электронной подписи

В современном мире важно понимать не только что вы подписываете, но и каким способом. Сэкономить время поможет электронная подпись. В статье поговорим о том, что такое электронная подпись, о её видах и способах применения.

Интересные материалы

Кассовые операции

Что такое ФФД и для чего он нужен

ФФД — это формат фискальных документов. Рассказываем, для чего нужен ФФД, какие версии бывают и как выбрать подходящую именно вашему бизнесу.

Что такое ФФД и для чего он нужен