В территориально распределённых организациях и холдингах, объединяющих несколько отдельных компаний, обмен важными бумажными документами и контроль за бизнес-процессами часто затруднён. Требуются дополнительные затраты на логистику документов, а также время на доставку. Плюс подготовка и обработка данных при отправке и получении между организациями часто дублируется, то есть в компании-отправителе и компании-получателе операционные сотрудники делают примерно одни и те же действия. Минимизировать такие издержки в территориально или организационно распределённых организациях можно с помощью электронного документооборота и перехода на безбумажный обмен данными с сохранением юридической значимости передачи документов в цифровом формате.
Комплексное внедрение электронного документооборота, включая электронный архив, создаёт своего рода модель общего центра обслуживания (ОЦО), расширяет возможности холдинговой структуры, повышает качество управления группой компаний. Финансовая и юридически значимая информация безопасно передаются между подразделениями в цифровом виде, а не на бумаге.
В единой системе могут работать офис, филиалы, цеха и пр. Но сотрудники этих разных бизнес-единиц будут иметь разные права и доступы, а значит, не увидят информацию, которая не является значимой для них или в целом, например, является коммерческой тайной. За счёт концентрации повторяющихся процессов в едином центре создаётся заметный экономический эффект.
Больше чем СЭД
Если объединить обмен документами, актуальных для бухгалтерских и юридических служб, разрозненных организаций холдинга, в единой системе, то возникнет эффект от экономии времени и средств на доставке и обработке документов сначала на местах, а потом в центральном офисе, оптимизируются бизнес-операции и штат организации.
Основными задачами внедрения электронного документооборота и создания электронного архива выступают:
повышение скорости обмена информацией,
прозрачность рабочих процессов и автоматизация обработки документов,
исключение риска утери документов или дублирования,
автоматизация процессов согласования документации,
сокращение времени на поиск, обработку документов, что особенно важно, если нужно оперативно ответить на запросы ФНС, аудиторов, представителей других контролирующих органов,
создание внутреннего контура обмена информацией.
Централизация функции помогает решить проблему дефицита кадров на местах, их обучения, ускоряет внутренние процессы компании, улучшает управляемость и обеспечивает поток данных, необходимый для наращивания бизнес-эффективности.
Например, в компании с головным офисом в Москве и 4 производственными площадками в южной части России с помощью платформы Docsvision и электронного архива всего за 1 месяц удалось повысить скорость обмена документами и улучшить коммуникации головного офиса и производственных подразделений.
Сначала в единую систему был переведён обмен бухгалтерскими документами между одной производственной площадкой и центральным офисом. Затем успех первого проекта замотивировал тиражировать решение на все производственные площадки. Результаты такого решения:
быстрая передача документов с заводов в ОЦО,
контроль сроков отправки,
усиление учётной и исполнительной дисциплины.
Экономический эффект от цифровизации
Чтобы оцифровать процессы, которые ранее были завязаны на бумаге, курьерских и почтовых службах, требуется оптимизировать и унифицировать ИТ-решения, а также решать задачи постепенно. Первыми трансформируются простые функции, дающие быстрый эффект для бизнеса. Например, подготовка финансовой и бухгалтерской отчётности. Затем к ним добавляются согласования договоров, закупки и пр. Продуманный единый ИТ-ландшафт позволит оптимизировать используемое программное обеспечение и штат сотрудников холдинга.
Рассмотрим ещё один пример и отследим бизнес-эффект от цифровизации. Задача проекта по внедрению электронного документооборота состояла в повышении качества управления группой компаний. Особое внимание отводилось контролю исполнения решений и ускорению процессов взаимодействия. Основанием для внедрения СЭД стала необходимость оптимизировать поиск необходимой документации и обеспечить своевременность сдачи отчётности, избавиться от ошибок при ручном вводе данных и облегчить труд сотрудников в пиковые моменты поступления документов, приходящиеся на конец месяца. Регистрация документов требовалась по почти 100 подразделениям холдинга.
Как можно рассчитать эффект в таком проекте, подробно рассказывалось на вебинаре «Расчёт экономического эффекта автоматизации архива первичных документов бухучета» Ниже будут схемы конфигурации и ссылки на документы расчёта.
СЭД строилась на базе платформенного решения Docsvision и интегрировалась с другими системами холдинга.
Поток документов
Архитектура решения
Результаты расчёта
Замечание:
В расчёте используется подход к оценке эффекта «по нормативам», основанный на статистике измерений, выполненных в других проектах. В примере посчитан эффект по фактору трудоёмкости и себестоимости учёта. Но для пользователей учётной системы важнее другое — надёжность и оперативность информации. Оценить эти факторы в деньгах весьма сложно, а не учитывать их нельзя.
Результаты анализа позволяют сформулировать следующие выводы:
Эффект достигается как в учётном подразделении (сокращение затрат), так и в основной деятельности (снижение рисков, повышение оборачиваемости и др.).
Соотношение эффектов сокращения себестоимости учётного подразделения и получаемой от управления рисками выгоды — в 7 раз. Это «соотношение плеч рычага» цифровой трансформации.
В учётном подразделении происходит снижение себестоимости и повышение качества работы. Относительно годовой стоимости подразделения эффект значительный.
В основной деятельности происходит оптимизация работы и снижение рисков. Относительно годового дохода эффект незначительный, но в абсолютных цифрах на порядок выше.
В случае внедрения в собственную бухгалтерию предприятия эффектом сокращения затрат в учётном подразделении можно пренебречь, основные выгоды достигаются в операционной деятельности и связаны с повышением надёжности и оперативности данных. И этот результат будет достигаться даже если стоимость учёта повысится!
В примере самая большая выгода связана с налоговыми спорами. В конкретном предприятии возможны другие эффекты — от оперативности предъявления НДС к возмещению, от ускорения оборачиваемости денежных средств.
Анализ составляющих эффекта полезно как для оценки ценности решения, так и для определения направлений дальнейшего развития.
Бизнес-эффектами от внедрения Docsvision стали:
высокий уровень исполнительской дисциплины,
ускорение и упорядочение согласований, закупок, переписки с контрагентами и пр.,
прозрачность бизнес-процессов,
повышение удобства управления холдингом.
Docsvision превратилась в центральную систему обслуживания, объединяющую управление компаниями и подразделениями холдинга.
Внедрение платформенных решений типа Docsvision заметно повышает эффективность центров обслуживания. Цифровая экосистема, в которой данные передаются без искажений и утраты, в цифровом виде, делает максимально прозрачными все процессы обработки и обмена информацией. Юридически значимый электронный документооборот упрощает и ускоряет внутрикорпоративное согласование, обмен документами с контрагентами, процессы подготовки и предоставления отчётности в контролирующие службы.
Архив бухгалтерских документов
Видеодемонстрация решения для электронного архива. Как освободиться от бумаги и начать работать?
Начать дискуссию