В какие сроки уничтожать бухгалтерские документы, чтобы не получить штраф

Средний срок хранения бухгалтерской документации — 5 лет. Если уничтожить бумаги неправильно или сделать это раньше положенного срока, можно получить штраф. Расскажем, как избежать неприятных последствий.

Какие есть сроки хранения архивных документов

Компании обязаны хранить всю документацию, которая касается бухгалтерии, налогов, персонала и контрагентов. Нельзя просто взять и выбросить бумаги в мусорку, потому что они стали не нужны. Их в обязательном порядке нужно хранить: в шкафах, на стеллажах или в отдельном помещении, оборудованном под архив. Куда поместить документы — зависит от срока хранения. Обычно в архив передают дела, которые хранятся дольше 10 лет или постоянно.

Утилизировать документы тоже следует в особом порядке. Основная масса бумаг по бухучету хранится в течение пяти лет, далее от них можно избавиться. Сроки уничтожения бухгалтерских документов вы найдете в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

Примеры бухгалтерских документов, которые хранятся 5 лет:

первичная документация: акты, договоры, накладные, чеки;
расчеты и другие документы по НДФЛ;
налоговые декларации;
счета-фактуры;
различные справки;
уведомления об исчисленных суммах налогов;
книги учета доходов и расходов и другое.

Важно помнить, что с 1 января 2024 года хранить документы бухгалтерского учета можно только на территории страны, вывозить и хранить их за границей запрещено. Если речь идет об электронных документах, то сервера, на которых они хранятся, также должны располагаться в России.

Новые правила регулируются абзацем 1 пункта 25 ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

Отметим, что некоторую документацию нужно хранить постоянно, избавляться от нее нельзя. Например, к таким документам относятся годовая бухгалтерская отчетность, штатное расписание и устав компании.

Минимум 50 лет хранят кадровую документацию:

приказы: о приеме, переводе, совместительстве, увольнении;
трудовые договоры;
должностные инструкции;
личные карточки работников;
личные дела работников и руководителей;
сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника;
журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, свидетельств о профессиональной переподготовке;
журналы учета кадровых документов и другое.

Обратите внимание, что если кадровый документ был создан до 2003 года, то срок его хранения продлевается до 75 лет. Также отметим, что сроки для других типов документов по кадрам могут отличаться. Например, графики отпусков и согласия на обработку персональных данных достаточно хранить 3 года.

Для оптимизации бухгалтерского и кадрового учета подключайте облачную 1С. Вы можете арендовать программы 1С, «1С:Фреш», а также полезные сервисы. Например, сервис для обмена электронной документацией «1С-ЭДО», который позволяет сэкономить время на оформлении бумажных документов, организации доставки и хранении бумаг. Одно нажатие — и электронный документ у вашего контрагента. Обращайтесь, расскажем подробности и поможем подключиться.

Подключить облачную 1С

1C-ЭДО — электронный документооборот с контрагентами из 1С

Отправка пяти комплектов в месяц и входящие — бесплатно. Если вы хотите отправлять много документов, то можно выбрать один из тарифов, либо оплачивать по факту. Стоимость одного комплекта варьируется от 1,8 до 10 рублей

Как уничтожать документы с истекшим сроком хранения

Порядок уничтожения устаревшей документации четко регламентирован. Следуйте ему, и тогда никаких проблем не возникнет. Вот как должен выглядеть порядок уничтожения документов:

1. Сначала формируется экспертная комиссия. В нее входят главбух, кадровик, секретарь, можно подключить юриста. Для формирования комиссии руководитель издает приказ.

Если у вас есть знакомый бухгалтер, предложите ему подключиться к облачной 1С. За рекомендацию сервиса и регистрацию новых пользователей «Е-Офис 24» платит до 20% с каждой оплаты тарифа. Узнайте больше о партнерской программе.

2. Эксперты комиссии проверяют каждый документ в компании. Далее они принимают решение о том, какую документацию следует сохранить, а какую — уничтожить.

3. По итогам работы комиссия формирует акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Этот акт обязательно подписывает руководитель.

4. Далее принимается решение о том, каким образом будут уничтожены документы.

Правила избавления от бумажной и электронной документации отличаются. Уничтожить бумаги можно самостоятельно, но если важно сэкономить время и ресурсы, то стоит обратиться в компанию, которая оказывает услуги по уничтожению документов.

Неправильное уничтожение документов несет риск того, что важные и конфиденциальные данные о деятельности компании могут оказаться в руках третьих лиц. В связи с этим применяют специальные методы, которые позволяют предотвратить утечку данных.

Как организовать уничтожение бумажных документов: можно измельчить их с помощью шредера, разорвать вручную или сжечь в специально оборудованном месте. Нередко организуют выездное уничтожение. Это когда приезжают сотрудники специализированной компании и уничтожают документы с помощью собственного оборудования. Для больших объемов документации используют промышленный шредер.

Как организовать уничтожение электронных документов: можно вручную удалить файлы с компьютера или избавиться от самих носителей. В облачной 1С можно настроить автоматическое удаление выбранных типов документов по расписанию.

Если компания закрывается, то документы, которые подлежат хранению, выбрасывать нельзя. Их следует передать в муниципальный или государственный архив.

Какая будет ответственность за нарушения

Стоит серьезно подойти к вопросу и организовать правильное уничтожение документов. Если ошибиться, последует штраф.

Сколько придется заплатить при некорректном уничтожении документации по статье 13.20 КоАП:

от 3000 до 5000 рублей заплатит должностное лицо и ИП;
от 5000 до 10 000 рублей заплатит юрлицо.

Если имеет место неправильное уничтожение первичных документов, то штрафы по статье 15.11 КоАП составят:

от 5000 до 10 000 рублей для должностных лиц и ИП;
от 10 000 до 20 000 рублей для тех же лиц при повторном нарушении, также могут дисквалифицировать от одного года до двух лет.

Самые большие штрафы действуют в случае неправильного уничтожения кадровых документов. Они указаны в части 1 статьи 5.27 КоАП:

от 1000 до 5000 рублей для должностных лиц и ИП;
от 30 000 до 50 000 рублей для юрлиц.

За повторные нарушения санкции более серьезные.

Деньги лучше не терять, а преумножать. Например, с помощью партнерской программы от «Е-Офис 24». Расскажите о нашем сервисе знакомым бухгалтерам, подключайте их к 1С в облаке и получайте процент с каждой оплаты. Идеально для тех, кто ищет дополнительный пассивный доход.

Узнать больше о партнерской программе

Суть статьи коротко

✅ Все российские компании и ИП обязаны хранить бухгалтерские, налоговые и кадровые документы. Сроки хранения зависят от типа документа.

✅ Документы бухгалтерского учета хранят в среднем 5 лет, некоторую кадровую документацию хранят в течение 50–75 лет. Сроки одинаковы как для бумажных, так и для электронных документов.

✅ С 1 января 2024 года документы бухучета разрешено хранить только на территории России и на российских серверах.

✅ Если уничтожить документ раньше срока, то могут оштрафовать на 10 000 рублей. Если некорректно избавились от первички, то максимальный штраф составит 20 000 рублей. За ошибки в уничтожении кадровых документов санкция вырастет до 50 000 рублей.

✅ Формируйте любые виды электронных документов в облачной 1С! В сервисе «Е-Офис 24» есть все необходимые решения для бухгалтерского и кадрового учета, управления продажами и бизнес-процессами. Чтобы быстро обмениваться документами с контрагентами, используйте сервис «1С-ЭДО». Это сэкономит время сотрудников и в разы упростит работу, попробуйте!

Оставить заявку на подключение «1С-ЭДО»