График отпусков. Общие положения
Как уже было сказано выше, график отпусков обязаны вести все работодатели, имеющие в штате наемный персонал. Исключение предусмотрено только для малого бизнеса, относящегося к микропредприятиям, а также для некоммерческих организаций.
Напомним, что к микропредприятиям относятся организации и ИП, среднесписочная численность сотрудников которых составляет не более 15 человек, а годовой доход не превышает. 120 млн руб.
Такие организации и ИП могут полностью или частично отказаться от ведения локальных нормативных актов (ЛНА), но в этом случае они обязаны включать все условия, которые содержались бы в данных ЛНА, — в трудовой договор. Соответственно, положение о ежегодном отпуске должно быть отражено в трудовом договоре с сотрудником. Предоставление сотруднику отпуска оформляется такими организациями путем составления дополнительного соглашения. В большинстве случаев такой вариант неудобен, поэтому даже микропредприятия ведут график отпусков.
В какой срок нужно утвердить график отпусков
График отпусков утверждается за 2 недели до наступления нового календарного года — не позднее 17 декабря. Но можно сделать это и раньше, ТК не содержит запрета на утверждение этого документа в более ранние сроки.
В 2023 году 17 декабря выпадает на воскресенье, в связи с чем во избежание возможных споров с контролирующими органами, желательно подстраховаться и утвердить его не позднее пятницы — 15 декабря.
Приступить к составлению графика желательно заранее в октябре-ноябре, так как потребуется получить от сотрудников пожелания по дате отпуска, определить тех, кому отпуск положен в первоочередном порядке и получить информацию об основном отпуске от совместителей.
Какие отпуска указывать в графике
Отражению в графике подлежат основные и дополнительные оплачиваемые отпуска.
Основным является ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. Для некоторых сотрудников, например, для несовершеннолетних лиц, минимальная длительность отпуска должна быть не менее 31 дня, а для гражданских служащих, судей и прокуроров — 30 дней.
Дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется определенным категориям граждан, например, работникам, трудящимся на вредных и опасных производствах, в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также сотрудникам с ненормированным рабочим днем.
Также в графике отпусков необходимо отразить дни отпуска, неиспользованные в текущем году и перенесенные на следующий год.
Не подлежат включению в график:
Отпуск, взятый за свой счёт.
Учебный отпуск.
Вести график удобнее и проще в электронной форме. В сервисе EasyDocs есть готовые шаблоны всех кадровых документов, включая график отпусков, а готовая интеграция с 1С: ЗУП позволяет начать работу сразу после импорта данных о сотрудниках.
Отпуска каких сотрудников необходимо включать в график
В график отпусков работодатель должен включить всех сотрудников, которые числятся у него на момент составления этого документа:
Штатный персонал.
Включая совместителей, дистанционщиков и тех, кто работает по срочному трудовому договору.
Декретниц.
Их необходимо включить в график, только если они выйдут в следующем году на работу на полный день.
Сотрудников с предстоящим увольнением.
К ним относятся работники, которые будут уволены в следующем году (если работодателю уже известно об их предстоящем увольнении), а также те сотрудники, которые на момент составления графика находятся в отпуске с последующим увольнением (письмо Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1).
Не нужно включать в график:
Мобилизованных сотрудников.
Их можно внести туда после возобновления трудового договора.
Исполнителей, сотрудничающих с организацией или ИП по договору ГПХ.
Если организация создана в текущем году, она может составить график отпусков на следующий год, включая в него новых сотрудников по мере их приема на работу (письмо ГИТ в городе Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193).
Как составить график отпусков
График отпусков составляется в несколько этапов:
Уточнение пожеланий сотрудников
Закон не обязывает работодателей учитывать пожелания работников по времени ухода их в отпуск. Но, во избежание возможных конфликтов и ссор между персоналом, желательно по возможности учесть их пожелания по времени ухода в отпуск.
Определение приоритетного права на отпуск
При составлении графика необходимо учитывать, что есть категории сотрудников, которые имеют право уйти в отпуск в любое время, независимо от того, какая дата указана в данном ЛНА. К ним, в частности, относятся:
несовершеннолетние лица;
внешние совместители;
почетные доноры;
родители, имеющие 3 и более детей, младшему из которых еще не исполнилось 14 лет;
супруги военнослужащих;
родители, имеющие ребенка-инвалида;
женщины до и после декрета;
Заполнение графика
Для ведения графика можно использовать унифицированную форму Т-7 или разработать собственную.
Использование инфицированной формы более удобно, так как документ уже содержит необходимые поля и информацию.
В шапке документа нужно внести данные о работодателе:
Название организации или ИП.
Номер документа, дату его составления и год, на который он утверждается.
Если в организации создан профсоюз, то необходимо указать, что мнение его учтено, а если его нет, то поставить отметку об этом: «Профсоюз в организации (ИП) не утвержден».
С помощью сервиса EasyDocs можно полностью автоматизировать весь процесс по составлению графика отпусков. Запрос на составление графика сотрудник кадровой службы может разослать прямо из 1С: ЗУП. Работники получат его в своих личных кабинетах EasyDocs и заполнят свои личные графики в специальной форме. Контролировать заполнение индивидуальных графиков каждым сотрудником можно в специальном отчете.
Таблица № 1. Порядок заполнения графика отпусков
Графа 1 | Структурное подразделение | Указываем наименование структурного подразделения, в котором трудится работник. Например, администрация |
Графа 2 | Должность по штатному расписанию | Вносим должность работника согласно штатному расписанию. Например, генеральный директор |
Графа 3 | Фамилия, имя, отчество | Отражаем ФИО сотрудника |
Графа 4 | Табельный номер | Вписываем табельный номер сотрудника, если он присвоен. Если работникам данные номера не присваиваются, то и заполнять эту графу не нужно |
Графа 5 | Количество календарных дней | Указываем количество календарных дней отпуска, положенных работнику |
Графа 6 | Запланированная дата | Отмечаем запланированную сотрудником (или работодателем) дату отпуска |
На момент утверждения графика графы 1–6 должны быть заполнены. Информация в остальные графы вносится уже в следующем году.
После заполнения всех основных граф документа руководитель кадровой службы или ответственный за ведение графика сотрудник, указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку. После этого график передается на утверждение руководителю.
Утверждение графика
Утвердить новый график можно 1 из 3 следующих способов:
Заполнить верхнюю часть графика с грифом «Утверждаю».
Издать соответствующий приказ.
Заполнить верхнюю часть графика и издать соответствующий приказ.
Ознакомление сотрудников с графиком
После составления графика отпусков с ним необходимо ознакомить всех сотрудников. По закону работодатель не обязан знакомить работников конкретно с графиком, но должен уведомить их о запланированной дате отпуска. Для этого не позднее, чем за 2 недели каждому из работников необходимо направить соответствующее уведомление.
Экономьте бумагу и рабочее время отдела кадров
Выбирайте правильную систему кадрового ЭДО с помощью чек-листа от команды экспертов EasyDocs. Чек-лист составлен на основе запросов клиентов
Оставьте заявку и мы пришлем вам подробный чек-лист в удобном формате:
Реклама: ООО «Парадокс» ИНН 5024181771, erid: LjN8KP7h9
Начать дискуссию