Как закон регулирует оформление командировки
Когда компания отправляет своего сотрудника в другой город или в другую страну для выполнения служебного задания, это называется командировкой. Для того чтобы такая поездка была оформлена правильно, важно соблюсти определенные правила.
Стоит закрепить общие нормы направления сотрудников в поездки и документальное их оформление в ЛНА, например, в положении о командировках. Его можно составить в произвольной форме и утвердить приказом руководителя компании. В положении можно определить:
порядок оформления документов при отправке в командировку;
критерии по бюджету на проживание (гостиница 4 / 5 звезд, уровень комфорта номер и т.д.), перелетов (эконом / бизнес класс), критерии использования такси, и т.д.;
порядок оформления отчетных документов по расходам в командировке.
С системой КЭДО EasyDocs оформлять командировочные документы можно быстро и удобно. В системе есть готовые шаблоны, а также можно добавить собственные. Благодаря КЭДО вы сэкономите время на оформление и подписание бумажных документов и сможете сосредоточиться на более важных задачах.
Готовая интеграция с 1С позволяет начать работу сразу после импорта данных о сотрудниках. Для SAP, Oracle, Босс-Кадровик и других систем есть гибкий API.
Основные правила командировок закрепляет ст. 166 ТК. Из нее следует, что в поездку можно направить только тех сотрудников, которые трудоустроены в соответствии с трудовым договором, а не с договором ГПХ.
Командировкой не считаются рабочие поездки сотрудников, чья основная работа связана с временным назначением или постоянными выездами. Характер такой работы определяется условиями трудового договора.
Минфин в письме от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304 также подтверждает, что если работники трудятся в основном в другом городе или в стране, то их фактическое место работы будет находиться именно там. Они не считаются находящимися в командировке.
Как оформить командировку: необходимые документы
Компании, которые отправляют сотрудников в служебные поездки, должны иметь утвержденное положение о командировках.
Раньше обязательным было оформлять служебные задания и командировочные удостоверения, но теперь обязательное оформление этих документов упразднено. Сейчас работника направляют в командировку на основании правового акта — приказа или распоряжения.
Документы, которые составляют работодатели и работники для оформления командировки, перечислены ниже:
Работодатель:
Служебное задание.
Приказ о командировке.
Приказ о привлечении к работе в выходной / праздничный день.
Работник:
Служебная записка о направлении в командировку.
Служебная записка на выплату командировочных и подотчетных средств.
Служебная записка на приобретение авиа или ж/д билетов, на бронирование гостиницы, организацию трансфера.
Служебная записка, если работник едет на личном или служебном транспорте.
Отчет о выполнении служебного задания / Отчет о командировке.
Авансовый отчет.
Служебное задание
Сейчас этот документ оформлять не обязательно, но в своих ЛНА компания может предусмотреть его необходимость для внутреннего согласования решения о направлении сотрудника в командировку, согласования перечня решаемых вопросов, дат и затрат на командировку. Унифицированной формы документа нет, поэтому организация разрабатывает ее самостоятельно.
Конструктор шаблонов EasyDocs позволяет работодателю разработать шаблон любого документа и настроить к нему маршрут согласования. В сервисе можно настроить сопоставление с документами 1С таким образом, чтобы данные из документов, которые сотрудники направляют из EasyDocs, автоматически отражались в соответствующем документе в 1С.
Служебная записка
Часто для оформления командировки сотрудники составляют служебные записки. Это не дополнительный документ, а документ который может быть составлен вместо или в дополнение к служебному заданию.
Служебная записка на выплату командировочных и подотчетных средств оформляется в произвольном виде, так как унифицированной формы документа нет. В такой записке сотрудник указывает причину, по которой понадобились деньги, виды расходов, а также размер требуемой суммы.
Служебную записку для поездки в командировку на автомобиле оформляют, если сотрудник направляется в деловую поездку на служебном или личном транспорте. По постановлению Правительства от 13.10.2008 № 749 в этом случае фактический срок командировки нужно указать в служебной записке, к которой прикрепляются документы, подтверждающие использование транспорта для поездки: путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, чеки.
В служебной записке указываются дата и время выезда в командировку, а также дата и время возвращения из нее.
В EasyDocs есть готовый шаблон служебной записки на командировку, для которой можно указать необходимый маршрут согласования. В случае согласования служебной записки она поступает в работу кадровому специалисту, который может автоматически сформировать из нее документ «Командировка» в 1С. При этом из служебной записки автоматически подтянутся данные о ФИО и должности сотрудника, датах командировки, городе и организации, куда направляется сотрудник. Кадровому специалисту остается только проверить корректность данных и сформировать печатную форму приказа о командировке, которая может быть сразу направлена на подпись работнику.
Приказ о направлении в командировку
В приказе организация указывает основную информацию:
название компании;
ФИО и должность сотрудника;
его структурное подразделение;
место, срок и цель командировки.
Законодательство не устанавливает унифицированную форму приказа. В 1С есть готовая печатная форма для приказа на командировку по форме Т-9 или формы Т-9А, если в поездку отправляют нескольких сотрудников. Любую печатную форму из 1С можно подписать в КЭДО EasyDocs и направить на подписание работнику. Подписанный приказ прикрепится к документу 1С «Командировка».
Отчет о выполнении служебного задания / отчет о командировке
Этот документ не является обязательным, однако для работодателей он служит доказательством выполнения цели поездки. В нем работники описывают свою деятельность в течение командировки.
В КЭДО EasyDocs работник может заполнить отчет о командировке, приложить все подтверждающие документы по командировке (чеки, квитанции, посадочные и т.д.) и согласовать его по заданному маршруту. После получения всех виз документ поступит 1С:Бухгалтерию, где из него автоматически может быть сформирован авансовый отчет по командировке.
Авансовый отчет
В течение трех дней со дня возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться о расходах в поездке и предоставить работодателю авансовый отчет.
В соответствии с этим отчетом производят окончательный расчет с работником: например, если он потратил больше, чем планировалось, и доказал это документально, работодатель должен доплатить ему разницу.
Как мы писали выше, в EasyDocs бухгалтер может сформировать авансовый отчет автоматически на основании отчета о командировке, к которому работник прикладывает все подтверждающие документы. Все подтверждающие документы вместе с отчетом прикрепляются к документу 1С и легко доступны для просмотра. Бухгалтеру остается только проверить заполнение документа и добавить такие данные, как корреспонденция счетов бухгалтерского учета, которая будет использована при учете затрат.
Если приказ о командировке формируется в «1С:ЗУП», то все, что связано с командировочными выплатами, в том числе оплата труда во время служебной поездки, перечисление подотчетных средств, а также формирование авансового отчета и принятие к учету расходов по командировке, относятся уже к бухгалтерскому учету.
В EasyDocs вы можете автоматизировать весь цикл документооборота по командировке как с «1С:ЗУП», так и с конфигурацией «1С:Бухгалтерия».
Экономьте бумагу и рабочее время отдела кадров
Выбирайте правильную систему кадрового ЭДО с помощью чек-листа от команды экспертов EasyDocs. Чек-лист составлен на основе запросов клиентов
Оставьте заявку и мы пришлем вам подробный чек-лист в удобном формате:
Реклама: ООО «Парадокс» ИНН 5024181771, erid: LjN8KTUeu
Начать дискуссию