Как организовать работу с локально-нормативными актами

Рассказываем на опыте клиентов EasyDocs, как организовать и контролировать этот процесс.

Зачем вести ЛНА и какими они бывают

Локально-нормативный акт (ЛНА) — это внутренний документ компании, закрепляющий нормы трудового права, который принимает работодатель в пределах его компетенции в соответствии с требованиями законов и других нормативных правовых актов, коллективным договором и соглашениями.

Такое определение можно дать исходя из ст. 8 ТК. При этом ЛНА не могут противоречить нормам трудового законодательства и коллективным договорам. Компания должна принимать ЛНА — это правило не касается только физлиц, у которых нет статуса индивидуального предпринимателя.

ЛНА различаются по сфере действия — то есть по тем группам сотрудников, на которых они распространяются:

• Вся компания — например, правила внутреннего трудового распорядка, политика по обработке персональных данных, положение о коммерческой тайне, положение об оплате труда.

• Отдельные подразделения— например, положение о премировании отдела продаж.

• Должности— например, должностная инструкция.

• Позиция в штатном расписании(должность в определенном подразделении) — например, план для менеджера отдела продаж.

• Сотрудники с одинаковым графиком работы — например, графики сменности.

• Отдельные сотрудники— например, транспортная политика, с ней знакомятся все сотрудники, которым предоставляют служебный автомобиль.

Основные признаки ЛНА:

• Они действуют в рамках отдельно взятой компании.

• Их создают и утверждают с учетом специфики бизнес-процессов компании.

• Они не должны ухудшать положение сотрудника в сравнении с гарантиями, предусмотренными трудовым законодательством.

Что будет работнику, который не соблюдает ЛНА, и работодателю, который не знакомит сотрудника с ЛНА

Неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей сотрудником считаются дисциплинарным проступком. Например, к ним относятся:

• несоблюдение трудовой дисциплины (которая установлена правилами внутреннего трудового распорядка); 

• нарушение требований по охране труда (которые также закрепляются соответствующим ЛНА).

За дисциплинарный проступок работодатель может назначить сотруднику дисциплинарное взыскание — некую меру нематериальной ответственности. К видам дисциплинарного взыскания относятся:

• замечание;

• выговор;

• увольнение по соответствующим основаниям.

Но чтобы применить дисциплинарное взыскание, нужно соблюсти определенный порядок:

• ввести ЛНА в действие;

• ознакомить сотрудника с ЛНА под подпись или с учетом правил электронного документооборота.

Если сотрудник нарушил положения ЛНА, с которым его не ознакомили, то применять дисциплинарное взыскание будет неправомерно. В этом случае суд посчитает незаконным, что работника привлекли к ответственности. Вот пример из судебной практики.

Сотрудник получил дисциплинарное взыскание в виде выговора за неподобающее поведение в отношении руководителя, а именно, он в грубой форме отказался выполнять поручения начальства. При этом сотрудник не согласился со взысканием и обратился в суд с требованием признать взыскание незаконным.

В суде работодатель подтвердил инциденты с помощью служебных записок и показаний свидетелей. Поскольку работник был ознакомлен с кодексом профессиональной этики, который обязывает сотрудников вести себя вежливо и не использовать ненормативную лексику, суд признал дисциплинарное взыскание обоснованным (определение Четвертого КСОЮ от 12.05.2020 по делу № 88-9706/2020).

Периодически работодатели об этом забывают, а суды напоминают. Примеры, когда дисциплинарное взыскание признают незаконным из-за того, что работника не ознакомили с ЛНА, в судебной практике тоже встречаются. 

В одном из дел сотрудник подал в суд на организацию. В иске он требовал признать незаконным его увольнение по ч. 1 ст. 71 ТК. В качестве доказательства он использовал тот факт, что его не ознакомили с должностной инструкцией. 

Суды первой и апелляционной инстанции отклонили требования истца: согласно заключению о результатах испытания, работник действительно не исполнял должностные обязанности. Он не проводил переговоры с заказчиками, не вел историю сделок по каждому заказчику в CRM-системе, не оформлял рабочую документацию и не вносил своевременно сведения в программу. Поэтому работодатель имел основания считать работу сотрудника не соответствующей требованиям должности. 

Но в дело вступил кассационный суд, который счел выводы преждевременными. Суд разъяснил, что согласно ч. 1 ст. 71 ТК, если сотрудника не ознакомили с должностной инструкцией или другим ЛНА, в котором прописаны его трудовые обязанности, то установить круг его обязанностей, а значит, и ненадлежащее их исполнение невозможно. Поэтому кассационный суд отменил решения предыдущих инстанций. По его мнению, суды должны были учесть доводы о неознакомлении сотрудника с инструкцией (определение Первого КСОЮ от 01.03.2021 по делу № 88-3926/2021).

С какими проблемами сталкиваются организации при работе с ЛНА

То, что работодатели периодически пренебрегают ознакомлением работников с ЛНА, в общем-то неудивительно. 

В каждой средней и крупной компании — множество ЛНА различного уровня и назначения. Есть ЛНА корпоративного уровня, такие как правила внутреннего трудового распорядка и должностные инструкции. Также есть внутренние документы по отделу, например, план продаж, и масса других.

Отсутствие единого центра контроля над ЛНА приводит к путанице и ошибкам в применении этих документов. В случае приема нового сотрудника возникает вопрос, какие именно ЛНА ему необходимо изучить и соблюдать. При этом в компании нет четкого понимания, кто ознакомился с ЛНА, а кто нет.

Как упростить работу с ЛНА

Чтобы работать с ЛНА правильно, компании нужно организовать следующие процессы:

• При приеме или переводе в другой отдел каждого сотрудника ознакомьте с ЛНА, которые распространяются на данную должность в конкретном подразделении.

• Отслеживайте, что каждый сотрудник ознакомился со всеми ЛНА, которые на него распространяются.

• Собирайте данные о сотрудниках, которые не ознакомились с определенными ЛНА.

• Получайте юридически значимые подтверждения того, что работник был ознакомлен с ЛНА. Они понадобятся при применении дисциплинарных взысканий или в случае трудовых споров.

В системе можно настроить правила, по которым тот или иной документ будет направляться определенным группам сотрудников, и отследить, кто из них информирован. 

Если сотрудник ознакомился с направленным ему документом, статус записи в системе изменится на «Ознакомлен». Руководитель сможет выгрузить подписанный со стороны сотрудника лист ознакомления. Внутри каждого документа также можно скачать отчет по статусам информирования работников. Этот документ пригодится в качестве доказательства, если возникнут трудовые споры.

В EasyDocs можно настроить отправку документов:

• по всей компании;

• по подразделению;

• по позиции штатного расписания;

• по конкретным сотрудникам;

• по графикам работы;

• по выбранным должностям.

Кроме того, система автоматически знакомит сотрудников с ЛНА при приеме на работу или внутреннем переводе. 

Получите демонстрацию возможностей решения по ссылке.

Экономьте бумагу и рабочее время отдела кадров

Выбирайте правильную систему кадрового ЭДО с помощью чек-листа от команды экспертов EasyDocs. Чек-лист составлен на основе запросов клиентов

Оставьте заявку и мы пришлем вам подробный чек-лист в удобном формате:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «Парадокс» ИНН 5024181771, erid: LjN8KXWMv