Перенос отпуска: когда возможен и как оформить

Когда можно переносить отпуск

В конце каждого календарного года работодатели утверждают график отпусков сотрудников на следующий год. Этого требует ст. 123 ТК. Но возникают ситуации, когда период отпуска нужно изменить — инициатива может исходить как от работника, так и от работодателя. По Трудовому кодексу ежегодный оплачиваемый отпуск законно переносить в таких ситуациях:

• Работнику перечислили отпускные не в положенный срок. По закону сделать это нужно за три календарных дня до начала отпуска, а если этот день выпадет на выходной — то в предыдущий рабочий день (ч. 3 ст. 14, ч. 8 ст. 136 ТК).

• Работника уведомили о начале отпуска меньше, чем за две недели (ч. 2 ст. 124 ТК).

• Работник в отпуске оформлял больничный лист (абз. 2 ч. 1 ст. 124 ТК).

• Сотрудник имеет трех и больше несовершеннолетних детей. В этом случае он может взять отпуск в удобное ему время, но это правило действует, пока младший ребенок не достиг 14 лет (ст. 262.2 ТК).

• Будучи в отпуске, сотрудник исполнял гособязанности, по которым можно получить освобождение от трудовой деятельности (например, выступал в качестве присяжного) (абз. 3 ч. 1 ст. 124 ТК).

• Отпуск сотрудника в этом году может неблагоприятно отразится на деятельности компании (ч. 3 ст. 124 ТК).

• Если сотрудника нужно вызвать из отпуска в соответствии со ст. 125 ТК.

• Сотрудница планирует присоединить отпуск к декретному — об этом говорится в ст. 260 ТК.

• Компания также может утвердить в ЛНА иные основания переноса отпуска (абз. 4 ч. 1 ст. 124 ТК).

Что следует учитывать при при переносе отпуска

Законодательство не ограничивает число переносов отпуска, при этом важно отметить:

• На следующий год запрещено переносить отпуск работникам моложе 18 лет, персоналу, занятому на вредных и опасных работах, сотрудникам, которые не ходили в отпуск два года подряд (ч. 4 ст. 124 ТК).

• Два или больше периодов отпуска в один объединить можно. Но если вы работаете в 1С:ЗУП, программа этого не позволяет — каждый период нужно переносить отдельно.

• Закон не регламентирует, можно ли уменьшать или увеличивать количество дней отпуска при переносе. Работодатель вправе определить это самостоятельно. В программе 1С:ЗУП менять число дней возможно.

Как перенести отпуск, если инициатор — работодатель

Работодатель может инициировать перенос, если такая мера позволяет компании избежать негативных результатов деятельности или нужно вызвать сотрудника из отпуска по ст. 125 ТК.

Еще одно важное условие — отпуск, который переносится в связи с производственной необходимостью, работник должен использовать не позже 12 месяцев по окончании года, за который его предоставили (ч. 3 ст. 124 ТК). 

Даже если сотрудник согласится, закон запрещает переносить отпуск на следующий год лицам младше 18 лет и работникам, которые заняты на работах с вредными и опасными условиями, а также тем, кто не был в отпуске два года подряд.

Важно учитывать порядок переноса отпуска у отдельных категорий сотрудников. Например, у госслужащих на следующий календарный год можно перенести только ту часть отпуска, которая превышает 28 дней (ч. 9.2 ст. 46 закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ).

Отзывать из отпуска запрещено:

• лиц младше 18 лет, беременных сотрудниц, работников с вредными условиями труда (ч. 3 ст. 125 ТК);

• внутреннего совместителя только по основному месту работы (письмо Роструда от 30.03.2021 № ПГ/05772-6-1).

По закону ежегодный отпуск можно разделить на части, при этом одна из частей не должна быть короче 14 дней. Также Минтруд в письме от 03.10.2019 № 14-2/ООГ-7286 сообщает следующее: если сотрудник уже отгулял две части по семь дней, теперь вышел в третий по счету отпуск на 14 дней, отозвать его из такого отпуска нельзя, даже с его согласия.

Иногда возникают вопросы — какие обстоятельства относить к производственной необходимости? Это ситуации, которые отличаются от повседневной деятельности компании и при этом критически важны для ее успешной работы. Например, глобальный сбой в работе корпоративной системы, из-за чего организация не может нормально функционировать и при этом сбой может устранить только этот работник.

Как перенести отпуск, если инициатор — сотрудник

Перенос из-за несвоевременного уведомления 

Способ уведомления о начале отпуска ТК не устанавливает, так что это могут быть различные варианты — например, работника можно ознакомить с соответствующим приказом под роспись. Если сроки уведомления соблюсти не получилось, сотрудник может отказаться идти в отпуск. Если заявление о переносе отпуска работник не предоставил, работодатель может не переносить сроки.

Перенос из-за невыплаты отпускных

Если работодатель не может выплатить работнику отпускные в установленный срок, нужно довести до его сведения причины, почему деньги не получается выплатить своевременно, и сообщить, что он может перенести отпуск. Это поможет избежать конфликта с сотрудником и с проверяющими органами. 

Если сотрудник не написал заявление на перенос отпуска, работодатель не имеет права самостоятельно изменить ранее согласованные даты. При этом за нарушение срока перечисления отпускных работодатель должен перечислить компенсацию сотруднику в сумме 1/300 ставки ЦБ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки (ст. 236 ТК).

Перенос из-за болезни

Для работника, который в ежегодном отпуске оформил больничный, отпуск продлевается на число дней больничного. Также эти дни можно перенести на другой срок. Например, сотрудник вышел в отпуск на 16 дней, из которых в течение 5 дней болел — значит, 5 дней можно перенести на другое время или продлить отпуск на этот срок. Если сотрудник не сообщил о том, что хочет перенести отпуск, он автоматически продлится.

Перенос по просьбе сотрудника

Перенос отпуска по просьбе работника законодательство не регламентирует, но руководство может пойти сотруднику навстречу. Для этого ему нужно предоставить документы, подтверждающие невозможность использования отпуска в установленные сроки. Непосредственный руководитель чаще всего должен подтвердить, что перенос не повлияет на работу подразделения негативно. Отдельным категориям работников, например, лицам моложе 18 лет, работодатель обязан предоставить отпуск в удобное для них время (ст. 267 ТК).

Присоединение к декретному отпуску

Перед отпуском по БиР компания должна по инициативе беременной сотрудницы предоставить ей оплачиваемый отпуск — но только если у нее остались неиспользованные дни отпуска. Это правило распространяется и на тех, кто работал в организации менее полугода (письмо Роструда от 18.03.2008 № 659-6-0).

Что будет, если нарушить правила переноса отпуска

Если работодатель нарушает законодательные требования о переносе отпуска, его ждет административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП. Например, будет нарушением не предоставить положенный отдых несовершеннолетнему сотруднику. 

• Если закон нарушили в первый раз, на юрлицо наложат штраф 30–50 тысяч рублей, на ИП — 1–5 тысяч рублей, на руководителя компании — предупреждение или штраф 1–5 тысяч рублей. 

• При повторном нарушении штрафы выше: для юрлица — 50–70 тысяч рублей, для ИП — 10–20 тысяч рублей, для должностного лица — 10–20 тысяч или дисквалификация на срок до трех лет.

Также сотрудник может потребовать компенсировать моральный вред (ст. 237 ТК).

Как оформить перенос отпуска

Список документов отличается в зависимости от того, почему нужно перенести отпуск. 

Заявление в письменном виде нужно, если отпуск переносят по причине несвоевременной выплаты отпускных или предупреждения об отпуске. В остальных случаях можно договориться устно.

Уведомление о переносе. Этот документ нужно подписать, если инициатор переноса — работодатель. Закон не обязывает сообщать сотруднику о переносе, но в случае споров это поможет уменьшить риски.

Приказ в свободной форме. В нем нужно прописать основание для переноса, а также новые даты отпуска. После этого работодатель также указывает новые даты в графике отпусков и личной карточке сотрудника, если ведет ее.

В графике отпусков по форме Т-7 нужно прописать:

• в строке 8 — реквизиты приказа о переносе;

• в строке 9 — новую дату начала отпуска.

При переносе отпуска на этот же год в строке 7 нужно указать дату его начала.

В личных карточках по форме Т-2 данные о переносе отпуска нужно указать, если на дату переноса внесены сведения в раздел VIII «Отпуск». 

Почему удобно оформлять перенос отпуска в КЭДО

Оформлять перенос отпуска в КЭДО EasyDocs удобно благодаря тому, что у каждого сотрудника есть персональный календарь с графиком отпусков. Система предоставляет готовые шаблоны для переноса отпуска, которые позволяют выбрать доступные периоды запланированного отдыха. 

Шаблон позволяет обеспечить, чтобы количество дней отпуска по новым периодам с учетом праздничных дней не превышало количество дней в периоде, который переносится. При этом сделать перенос на меньшее количество дней можно, система просто проинформирует об этом пользователя, но не запретит подать такой шаблон.

Автоматизацию отпусков можно попробовать бесплатно в течение месяца. Для этого оставьте заявку, чтобы и специалисты компании EasyDocs связались с Вами.

Экономьте бумагу и рабочее время отдела кадров

Выбирайте правильную систему кадрового ЭДО с помощью чек-листа от команды экспертов EasyDocs. Чек-лист составлен на основе запросов клиентов

Оставьте заявку и мы пришлем вам подробный чек-лист в удобном формате:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Парадокс» ИНН 5024181771, erid: LjN8K3g8f