Как снизить нагрузку на ФОТ: оптимизируем расчеты с фрилансерами

Руководитель за советом на тему «как снизить налоги» всегда идет к бухгалтеру. Потому что предложения самого директора слишком глобальные — увеличить расходы, уменьшить доходы, спрятать прибыль и т.д. Мало того, что в них нет конкретики, так еще и законность сомнительная. Так что приходится бухгалтеру искать варианты оптимизации, полностью отвечающие закону, и при этом полезные для организации. Давайте посмотрим, как можно сэкономить, например, на фонде оплаты труда.

Собственно ФОТ включает в себя выплаты работникам, но не только зарплату. Есть еще отпускные, материальная помощь, премии, компенсации, надбавки и т.д. Плюс каждый сотрудник может заболеть, и сейчас эта проблема стоит особенно остро. Иногда работник сам не болен, но, если он находился в контакте с больным ковидом, ему (а возможно и всему коллективу) придется сидеть на карантине дома в ожидании результатов тестирования.

Меняем подход

Хорошо, если организация может организовать всем удаленную работу, а если такой возможности нет? Или в результате просиживания персонала вне офиса, фирма теряет клиентов, доходы падают, а вот расходы не слишком уменьшаются. За аренду офиса по прежнему приходится платить. За время нахождения сотрудников дома (ведь это не их вина) нужно начислять заработок и платить в бюджет взносы.

Не пора ли пересмотреть подход к организации работы? Может быть часть специалистов вы сможете найти в онлайне, на удаленке и они уже будут готовы оказать вам те же услуги, но без вложений с вашей стороны (кроме гонорара разумеется):

• фрилансеров много, если один не сможет выполнять поставленные задачи, можно привлечь другого;
• в зависимости от формата работы вы сэкономите на взносах от 2,9% ( взносы от несчастных случаев) до 30% от производимых фрилансеру выплат;
• вам не придется включать в расчеты на будущее отпускные, премии и другие начисления, как в случае с ФОТ. Наемнику не положен отпуск или тот же больничный, т.к. он будет работать с вами в рамках гражданского законодательства, а не трудового.
• когда вы принимаете на работу сотрудника, то знаете о нем ровно то, что написано в резюме и что говорит о нем бывший начальник (если есть вообще возможность с ним пообщаться). Биржи фриланса устанавливают рейтинги. В их интересах, чтобы клиент с платформы уходил довольным и возвращался, поэтому работой исполнителей следят. Можно посмотреть объективную оценку и отзывы.

Как бы ни было трудно, но в кризис приходится сокращать штат и принимать жесткие меры, чтобы сохранить свой бизнес. Поэтому пересмотр системы работы с сотрудниками и исполнителями — нормальная практика.

Что делать нельзя

Есть схемы, использование которых не только не даст сэкономить, но навлечет еще больше проблем. Во-первых, о них прекрасно знает налоговая и мониторит признаки схемотворчества, во-вторых, нанятые вами «физики» могут обратиться в трудинспекцию, если посчитают, что вы нарушили их права или обманули.

Нельзя переводить сотрудников в ИП. Это number one из того, что сразу видит налоговая — вначале у вас все работали в штате, а затем внезапно ФОТ исчез практически, зато появились контрагенты с подозрительно кого-то напоминающими ФИО. Поверьте — не работает!

Договора с самозанятыми. На самом деле это возможно, но вот только с теми, кто не состоял с вами в трудовых взаимоотношениях последние 2 года. А если вчера Вася уволился, а сегодня он уже платит НПД, правда, сидя за тем же компьютером в офисе, то все выплаты Васе признают обычной зарплатой и заставят доплатить взносы по полной штрафы пени.

Не стоит пытаться снизить ФОТ путем искусственного ввода неполного рабочего времени, когда оно существует только на бумаге, удерживать официальную зарплату на уровне МРОТ — будете постоянно объясняться с ФНС и ходить на зарплатные комиссии. Работать спокойно не сможете.

Что можно сделать

Переключитесь, по мере возможности, на работу с фрилансерами. Скорее всего, вам придется работать с физлицами, которые не регистрировались в качестве ИП или самозанятого. Предпринимателями не все хотят становится, а у самозанятых есть некоторые ограничения. О том, как строится работа с различными категориями фрилансеров, мы рассказывали в прошлой статье, поэтому подробно на этом останавливаться не станем.

С кем удобно работать удаленно и в онлайне:

• вебмастера — создание и настройка сайта, его оптимизация и т.д.;
• авторы — пишут тексты для ваших постов в соцсетях, лендингов, придумывают привлекательное описание товаров и услуг;
• копирайтеры — сочиняют SEO-оптимизированные тексты, т.е. не просто красивые, но еще и продающие, помогут подобрать правильные (ключевые) слова для них, продвинут продукт или услугу на рынке;
• программисты — тут и так понятно, если пользуете программами для ведения учета, поддерживаете работу собственного сайта, приложения, интегрируете различные сервисы, то без такого специалиста никуда;
• дизайнеры — создающие рабочие проекты для ваших клиентов (например, дизайн-проект кухни), так и выполняющие заказ для самой компании, к примеру, дизайн брендовой продукции, создание товарного знака и т.д.;
• маркетологи — знают рынок, принципы его работы, выявят ваши слабые и сильные стороны, определят конкурентов и целевую аудиторию. Учитывая, что сейчас активно развиваются онлайн-сервисы и интернет-продажи, иметь сильного маркетолога в штате это уже must have для любой уважающей себя компании;
• переводчики — если ведете внешнеэкономическую деятельность, есть зарубежные партнеры, заключаются международные контракты, да еще с разными странами, то придется контактировать с переводчиками регулярно.

Допустим, нужный спец нашелся и вы хотите с ним работать. Самое главное — как организовать сам процесс работы, обезопасить себя при расчетах, оптимизировать налогообложение и, в конечном итоге, получить еще и закрывающие документы.

Оплата фрилансерам в России обычно производится в рублях, но, если вы работаете на международном рынке, то, возможно, придется вести расчеты в иностранной валюте. А тут есть вероятность валютного контроля со стороны банка. Значит пакет подтверждающих документов понадобится не только для бухгалтерии, но и для предъявления банку при проверке.

Есть способ объединить на одной платформе решение сразу всех этих задач. При этом вам обеспечена оптимизация работы бухгалтерии — минимум бюрократии, максимум экономии.

Вначале необходимо зарегистрироваться в сервисе EasyStaff. Чтобы узнать подробнее о процессе регистрации, вы можете прочитать инструкцию или еще раз заглянуть в прошлую статью. Там все просто — регистрируете аккаунт, добавляете фрилансеров и начинаете работу. Чтобы проводить расчеты, вам необходимо пополнить баланс.

Теперь по решению стоящих перед нами задач:

1. Организация работы — вы можете вести обсуждение с фрилансером прямо в сервисе. На платформе можно работать с любым количеством фрилансеров и в один аккаунт внести несколько компаний сразу.
2. Безопасность при расчетах — оплату исполнитель получит тогда, когда вы примете работу.
3. Оптимизация налогообложения — вы работаете по договору с сервисом EasyStaff, поэтому не нужно оплачивать налоги или взносы за фрилансера. Расчеты с ним сервис произведет самостоятельно.
4. Закрывающие документы — документы будут подписаны электронной подписью (для этого используется технология сервиса Eversign), они юридически значимы, их можно принять к бухгалтерскому и налоговому учету, предъявить в банк при проведении валютного контроля или проверки в рамках 115 ФЗ.

Мы хотим делать блог, полезный бухгалтеру и руководителю, поэтому ждем от вас обратную связь — какие проблемы при работе в фрилансерами вам встречаются, о чем вы хотели прочитать в наших материалах?

Пишите в комментариях. И мы будем рады ответить на любые ваши вопросы.

Безопасные расчеты с фрилансерами

Полный пакет документов и работа со всеми исполнителями в одном сервисе

Хотите узнать больше?

Оставьте свои контактные данные в форме ниже и мы с вами свяжемся:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным