Оформление документов с фрилансером зависит от его статуса и нередко становится настоящей проблемой, особенно при дистанционной работе. Вы не можете дождаться документов, из-за чего нельзя принять понесенные затраты к расходам в бухгалтерском и налоговом учете. Давайте разберемся, как вести документооборот с фрилансерами так, чтобы не вредить бизнесу.
Существует три категории фрилансеров, с которыми вы столкнетесь:
- физлица;
- ИП;
- самозанятые.
С физлицами придется оформить договор подряда или оказания услуг. Их учет только незначительно отличается от учета ваших штатных сотрудников, даже взносы практически те же придется уплачивать и удерживать НДФЛ как налоговый агент. После того, как работа выполнена, необходимо подписать акт, о чем большинство физлиц не заботится, разве что от подписанного акта будет зависеть получение оплаты.
Иногда, чтобы сэкономить, заказчик идет на уловки и заключает, например, фиктивные договора аренды авто или техники, что позволяет не платить взносы и упростить оформление. А теперь представьте размер доначислений по таким договорам, если будет выявлена их фиктивность, плюс размер санкций. К тому же сложновато арендовать МФУ или машину у фрилансера, находящегося в другом городе или даже стране и потом объяснять эти расходы налоговому инспектору.
Еще больше проблем возникнет, если ваш физик — иностранец. Тут и расчеты в валюте и валютный контроль. О нем мы рассказывали в прошлой статье и разбирали с чем придется столкнуться.
Что касается ИП, то взносы и налоги за себя они заплатят сами, зато есть другие сложности и они связаны в первую очередь с расчетами:
- ИП не имеет расчетного счета и просит выдать наличные;
- Перевод нужно осуществить на личную карту ИП;
- У ИП отсутствует онлайн-касса.
По первому пункту — по закону предприниматель может работать без расчетного счета, это не нарушение. Организация также вправе снимать наличные для расчетов, но во-первых, по одному договору так можно выплатить не более 100 000 (п. 4 Указания Банка России № 5348-У от 09.12.2019), во-вторых, комиссии за снятие наличных не в каждом банке гуманные.
В-третьих, банк может заинтересоваться расчетами наличкой, особенно если речь о крупных суммах, и в рамках 115-ФЗ требовать подтверждающие документы. И вот мы вернулись к вопросу оформления — хорошо, если ИП предоставил вам итоговые акты, а если их нет?
Ведь не всегда даже сделка оформлена письменно, стороны могли договорится на словах или в переписке о выполнении определенной задачи. Чаще всего так происходит, когда организация и ИП взаимозависимы и доверяют друг другу. Сделки и расчеты между взаимозависимыми лицами, кстати, тоже проверяются.
Совершить перевод на личную карту — все равно, что сделать оплату обычному физику. Да, у вас договор с ИП, но это придется объяснять налоговой. Почему возникает непонимание? ФНС вправе получить выписку с вашего счета. После этого она сравнивает выплаты, которые вы делали, с данными, например, в РСВ и, обнаружив расхождения, отправляет требование — «Вот тут вы Иванову переводили 50 тысяч — почему его нет в отчетах?». Потому что Иванов — ИП, но при переводе на обычную карту этого, конечно, не видно. Придется объясняться и отправлять в качестве доказательства копии документов — договоров, актов и т.д.
Если таких платежей у вас в месяц не один-два, а десятки, то на ответы по требованиям придется постоянно тратить немало времени, причем по одному и тому же лицу у вас могут запрашивать документы не один раз.
Самое последнее — онлайн-касса. Пока ИП без работников, оказывающие услуги и выполняющие работы, могут не использовать онлайн-кассу. Но если у ИП есть сотрудники, то иметь кассу он обязан. Проблема в том, что проверить наличие сотрудников не так-то просто, а ИП может не выдать вам чек, введя в заблуждение. Если вы произвели оплату наличными или картой, а ИП обязан был выдать вам чек и не выдал, то эти расходы могут снять из-за отсутствия документа, подтверждающего оплату. Кстати, для этого необязательно ждать выездной проверки, запросить документы (которых нет!) могут и при камералке.
Наконец, самозанятые. Т.к. теперь плательщиком налога на профессиональных доход можно стать в любом регионе, многие заказчики обратились к использованию труда фрилансеров-самозанятых. При работе с ними вам достаточно в качестве подтверждающего документа — чека из приложения «Мой налог».
Но и тут существуют риски: самозанятый может аннулировать чек в приложении. Тогда подтвердить расходы вам будет нечем.
Еще одна проблема — работа с самозанятым, который недавно был вашим сотрудником.
Не попадают под закон об НПД договора с самозанятыми, работавшими у вас в период последних двух лет. Если сотрудник уволился недавно, вы можете заключить с ним только обычный договор ГПХ, как с физлицом без особого статуса.
Вариант избавить себя от хлопот — обратиться к аутстаффингу. Это вид деятельности, при которой вам предоставляют заемный персонал. Ранее такие услуги могли осуществлять любые компании, но с 2016 года это возможно только, если организация аккредитована государством и со значительными ограничениями.
Например, нельзя использовать труд такого работника более 9 месяцев, его заработная плата не должна быть ниже, чем у сотрудников по этой же специальности у принимающей стороны. Есть и другие запреты: нельзя использовать аутстафф:
- для замены работников, участвующих в забастовке;
- при простое производства;
- если компания находится в процессе банкротства и т.д.
Да и работать через такого посредника выходит недешево.
Альтернативой может стать площадка, где фрилансер и заказчик могут свободно взаимодействовать и при этом не заботиться о бюрократической части сделки.
EasyStaff позволяет работать с фрилансерами по всему миру, в едином пространстве вести переговоры, ставить задачи и проводить платежи в рублях и валюте. Вы получите необходимый комплект документов от EasyStaff, все оформляется в электронном виде с использованием электронных подписей. Все что от вас требуется — зарегистрироваться и внести средства на свой счет. Для фрилансеров использование сервиса совершенно бесплатно, а для заказчиков существует только фиксированная комиссия за перевод и никаких других скрытых оплат.
Подробнее об использовании сервиса вы можете прочитать на сайте или в нашей первой статье в блоге.
Безопасные расчеты с фрилансерами
Полный пакет документов и работа со всеми исполнителями в одном сервисе
Хотите узнать больше?
Оставьте свои контактные данные в форме ниже и мы с вами свяжемся:
Начать дискуссию