Как работать с самозанятыми в России без риска признания отношений трудовыми

Анализируем претензию

Когда налоговики получают подтверждение своих подозрений, то, как правило, направляют налогоплательщику уведомление о том, что он находится в зоне риска — злоупотребляет правом на сотрудничество с самозанятыми гражданами.

Если в полученном документе нет указаний на конкретные нарушения, т. е. на то, в чем именно вы провинились и что конкретно надо исправить в добровольном порядке, то можно ограничиться стандартным ответом о том, что:

• никаких нарушений в этой сфере вы не допускали;
• с самозанятыми заключены гражданско-правовые договоры, оформляющие именно этот род отношений.

Далее, не теряя времени, исследовать весь документооборот на предмет малейших признаков всего, напоминающего трудовые отношения. Потому что, наверняка, у вас скоро запросят и сами документы.

Если в письме указаны конкретные нарушения и их признаки, то необходимо представить исчерпывающие пояснения и по возможности ликвидировать ошибки, не дожидаясь проверок (к слову, налоговые органы организуют их вместе с Трудовой инспекцией, и вероятность найти, за что оштрафовать, растет вдвое).

Платформа EasyStaff

Безопасная работа с физлицами

Платите удаленным работникам легально по всему миру

Оставьте нам заявку. Мы разберем вашу ситуацию, подберем тариф, сделаем демо продукта.

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Чего нельзя (было) делать

Никогда не привлекайте в качестве исполнителя самозанятого, который до этого в течение двух лет работал на вас — не важно, полностью в штате или по совместительству. Ни в коем случае ни в одном документе не должно фигурировать условие о том, что вы настаивали на регистрации в качестве самозанятого.

В соглашениях, договорах и прочих документах исключены упоминания о том, что самозанятый:

• получал оплату за процесс, а не за результат;
• решал однообразные задачи за одну и ту же оплату (выполнял трудовую функцию, соблюдал нормы выработки);
• использовал ваши материалы, оборудование, инструменты — в принципе, это не такой большой криминал, но безопаснее, когда самозанятый все выполняет на собственном иждивении;
• подчинялся какому-то распорядку. Любые упоминания о рабочих днях, сменах, отгулах, отпусках должны быть исключены;
• подчинялся конкретному лицу;
• направлялся в связи с производственной необходимостью на какие-то маршруты, объекты, участки;
• получал матпомощь;
• подарки лично для себя и семьи (на Новый год и проч.);
• питался бесплатно (или по льготным ценам) в вашей столовой;
• проходил медосмотр (оформлял медкнижку и т. п.) за счет «заказчика» и т. д.

Все вышеописанные моменты (один, два, несколько, еще хуже, когда все) — практически неоспоримые доказательства фактических трудовых отношений (налоговики неоднократно описывают их в своих разъяснениях, см., в частности, письма ФНС от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674, от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183).

В подтверждение того, что фактически отношения с самозанятыми имеют трудовой характер, налоговики могут представить — а суд принять в качестве доказательств, — не только традиционные документы (протокол и объяснения по факту нарушения, пропуска на территорию, журналы регистрации прихода и ухода, ведомости, графики, путевые листы и т. п.), но и цифровые документы (в т. ч. отчеты, формируемые программами учета рабочего времени), свидетельские показания, переписка сторон (в т. ч. в мессенджерах), записи звонков и т. д.

Чтобы работать с самозанятыми и не переживать о возможности признания отношений трудовыми, организуйте работу через сервис EasyStaff. Вместо договора с самозанятым у вас будет договор оказания услуг с сервисом, который предоставит вам полный комплект закрывающих документов.

Имейте дело лишь с надежными исполнителями

Не секрет, что плательщики НПД — кто по неграмотности, кто по нежеланию платить налоги, — снимаются с учета сразу после заключения договора с заказчиком, а то и просто дают честное слово, что зарегистрированы как самозанятые.

Оптимальный вариант: проверять статус самозанятого не только при подписании договора, но и при каждой выплате. В договоре должны быть прописаны условия на этот случай, в том числе санкции за опоздание с представлением или непредставление чека.

Все чеки — на каждую работу (услугу), с указанием суммы, наименования услуги и ИНН исполнителя, — а также и акты (разъяснение ФНС подтверждает, что акт необходим для налогового учета расходов) следует хранить.

Даже если самозанятый, получив деньги, аннулирует чек без возврата средств, то это не препятствует учету расходов при наличии документов как на реализацию, так и на оплату (письмо ФНС от 28.10.21 № ПА-4-20/15213). К слову, налоговики будут рады вашему сигналу о недобросовестном «ловкаче».

Работа с самозанятыми через специализированные площадки — это лучшая защита от волокиты, ошибок и недобросовестных исполнителей. Сервис EasyStaff сделает взаимодействие с фрилансерами проще и безопаснее.

Что делать?

В случае если полученный из налоговой документ содержит предписание явиться «на ковер», не следует становиться в позу. Как минимум потому, что налоговики вправе вызвать вас, как налогоплательщика, для дачи пояснений по любым вопросам, связанным с уплатой налогов (подп. 4 п. 1, п. 2.1 ).

Уклонение от явки будет стоить не только 2 000 — 4 000 руб. (, ), но и испорченных отношений и проверок по полной программе, в том числе совместно с ГИТ.

Если вы действительно работали с самозанятыми, а не маскировали трудовые отношения, то достаточно подобрать и представить пакет подтверждающих документов.

Если же нет, то во избежание санкций:

• доначисление НДФЛ и страховых взносов;
• пени, штрафы;
• «заморозка» деятельности до 90 суток,

придется представить соответствующие налоговые декларации (расчеты) и доплатить необходимые суммы налогов и взносов. По крайней мере это позволит избежать штрафа (см., например, разъяснения московских налоговиков от 27.07.2020 № 10-17/051757). Кстати, взносы, уплаченные в этом случае, нерадивый заказчик сможет включить в расходы, как и обычные взносы по работникам.

Если самозанятый (не зарегистрированный при этом как ИП) утратил право работать на НПД (например, в связи с превышением лимита годового дохода в 2,4 млн руб.), и не сообщил вам об этом, а вы не проверили его статус перед выплатой, то налоговики также попросят пояснения и потребуют уточнить отчетность — 6-НДФЛ и РСВ.

Уплатив налог, взносы и пени и подав «уточненку», вы избежите штрафа, ведь как только самозанятый утратил право на применение спецрежима, «заказчик» становится по отношении к нему налоговым агентом, обязанным уплатить НДФЛ и взносы (см. разъяснения ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899).

Не допускайте ошибок при расчетах с фрилансерами, экономьте на налогах и отчислениях законно. Пользуйтесь сервисом EasyStaff: безопасные платежи в любые страны без ограничений, 100% гарантии и полный пакет документов.