Как начать работу с удаленным сотрудником из СНГ без риска получить штраф

Какие нужны договоры и документы 

Какой договор составить. Минтруд РФ рекомендует заключать с зарубежными удаленщиками договор гражданско-правового характера (ГПХ), а не оформлять их по трудовому договору. Вот как ведомство объясняет свою позицию:

Если сотрудник работает по трудовому договору, компания обязана соблюдать ТК РФ. Например, давать человеку оплачиваемый отпуск раз в год, предоставить рабочее оборудование, оформлять больничные и налоговые вычеты. Еще компания не сможет гарантировать исполнителю охрану труда. Удаленщик даже дома может подвернуть ногу или заработать сотрясение мозга. Работодатель обязан расследовать случаи травматизма и выплатить компенсацию, если есть его вина. С зарубежными исполнителями всё это гарантировать нельзя.

Что указывать в договоре. Важно обязательно прописать, что исполнитель работает за рубежом, поэтому компания не удерживает с него налоги по пункту 1 статьи 226 НК. А еще указать, что с оплаты по договору ГПХ не надо делать отчислений в пенсионный фонд и фонд социального страхования по пункту 5 статьи 420 НК.

Обозначьте, какие услуги оказывает сотрудник, дедлайны задач, стоимость, способ оплаты и любые другие важные условия сотрудничества. Укажите способ деловой связи: по телефону, электронной почте, через Телеграм и так далее.

Пример пунктов договора с основными условиями и правилам расчета

Какие еще нужны документы. Если заключаете договор ГПХ с сотрудником из СНГ, нужно попросить скан документа, удостоверяющего личность, и банковские реквизиты.

Не надо требовать трудовую книжку, военный билет, СНИЛС, ИНН — эти документы действуют только на территории РФ. 

Какой штраф ждет за неверно составленный договор

Налоговая служба или трудовая инспекция может оштрафовать компанию, если докажет, что договор ГПХ оформлен неправомерно. Например, сотрудник фактически работает у вас по графику и с зарплатой, как и его коллеги в штате, но вы не заключили с ним трудовой договор. За это организация может получить 50 000–100 000 рублей. 

Чтобы избежать штрафа, в договоре ГПХ не стоит оставлять даже намека на то, что компания прикрывает им трудовые отношения. Вот что нельзя указывать:

• График работы. Если вы напишете, что фрилансер обязан быть за компьютером с 09:00 до 17:00, то это будет указывать на трудовые отношения.
• Формулировки «работодатель», «работник». Вместо них используйте «заказчик» и «исполнитель».
• Схемы оплаты «аванс — зарплата» — это тоже признак трудовых отношений. Лучше оплачивать попроектно либо делить на несколько частей и фиксировать результат. 

Чтобы максимально обезопасить себя от штрафа, наймите квалифицированного юриста и попросите его составить договор. 

Нужно ли удерживать налоги и страховые взносы

В России работодатели платят за сотрудников НДФЛ и страховые взносы, а потом отчитываются об этом перед налоговой. Причем неважно, как наняли человека: по трудовому договору, ГПХ или срочному договору. А если компания сотрудничает с предпринимателем или другой организацией, придется платить еще и НДС. 

Но при найме иностранца по ГПХ действуют другие законы, и налоговая нагрузка сильно снижается. 

НДФЛ нужно только с иностранцев, которые находятся на территории РФ не менее 183 дней. Сотрудник из СНГ живет за рубежом, поэтому удерживать с его выплат 13% не требуется. Он должен уплачивать налоги в бюджет своего государства.

Страховые взносы в пенсионный фонд, фонды социального и медицинского страхования по закону можно не делать, если иностранные сотрудники проживают за рубежом и с ними оформлен договор ГПХ.

НДС — налог на добавленную стоимость. Начисляется в размере 0–20% от стоимости товаров или услуг. Платить нужно, только если соблюдаются сразу два условия:

• вы как работодатель в России и нанимаете фрилансера из СНГ; 
• фрилансер работает в статусе . Поэтому, если нанимаете физлицо, удерживать налог на добавленную стоимость не нужно. 

Лайфхак: как нанимать фрилансеров из СНГ и не задумываться о юридических сложностях

Если вы регулярно нанимаете сотрудников из СНГ, с каждым придется заключать договор ГПХ и стараться избегать опасных формулировок. А это лишняя нагрузка на бухгалтерию и траты на услуги юриста. Но есть способ избавиться от всей этой бюрократии. 

EasyStaff — сервис, с помощью которого можно отправлять выплаты фрилансерам из СНГ. Для компании он выступает подрядчиком, а для исполнителей — заказчиком. Вот как это работает:

1. Вы регистрируетесь в EasyStaff, заключаете с сервисом контракт об оказании услуг и пополняете счет. Инструкция, как это сделать. 
2. В личном кабинете формируете ссылку-приглашение и отправляете фрилансеру, чтобы он зарегистрировался в сервисе. Так собираете свою команду исполнителей в одном месте. 
3. Ставите задачу фрилансерам через EasyStaff — указываете стоимость, что надо сделать, сроки. 
4. После приемки задачи подтверждаете это в сервисе. 
5. Деньги с вашего баланса сервис автоматически отправит фрилансерам в нужной им валюте. 

Юридически плательщиком фрилансеру выступает EasyStaff, поэтому вы никак не связаны с исполнителями трудовыми отношениями. Значит, поводов для проверок и штрафов у налоговой не будет. 

Так в личном кабинете выглядит задача, которую вы ставите фрилансеру. Можно обмениваться сообщениями и прикреплять рабочие файлы

Вместо договора ГПХ с каждым исполнителем вы заключаете только один контракт — с сервисом. Потом можете нанимать любое количество фрилансеров из СНГ в любом налоговом статусе, и не придется задумываться над формулировками в договоре. 

EasyStart — сервис для фрилансеров. Они выставляют через него счет заказчикам и получают оплату. Схема почти такая же, как и в EasyStaff, только здесь компаниям не надо проходить регистрацию и заключать контракт. Вы просто переводите оплату по реквизитам в счете. Удобно, когда не планируете сотрудничать с работником из СНГ на постоянной основе, а привлекаете его для разовой работы. 

Запомнить

• С удаленщиками из СНГ лучше заключать договор гражданско-правового характера (ГПХ). Это рекомендация Минтруда РФ.
• За фрилансеров из СНГ не надо платить НДФЛ и делать страховые взносы. НДС платите, только если исполнитель зарегистрирован как предприниматель. 
• В договоре укажите, что фрилансер работает удаленно за рубежом, поэтому вы не платите налоги и страховые взносы. Еще обозначьте существенные детали сделки: размер оплаты, дедлайны, что надо выполнить, банковские реквизиты.
• Налоговая оштрафует компанию, если докажет маскировку трудовых отношений. Чтобы избежать этого, тщательно формулируйте пункты в договоре. А лучше попросите помощи у квалифицированного юриста. 
• Если не хотите задумываться о юридических тонкостях, нанимайте сотрудников из СНГ через EasyStaff или EasyStart.