К такой рутинной и трудоемкой задаче, как обработка первичных документов, все компании подходят по-разному. Кто-то действует своими силами, другие отдают функцию на аутсорсинг, а кто-то наверняка пробовали специальные сервисы, но отказались, потому что не устроило качество, столкнулись с проблемами или было слишком дорого.
Однако современные системы шагнули далеко вперед и распознают первичку за считанные секунды, без ошибок, и даже подсказывают и помогают бухгалтеру. Никита Ковалев, директор по развитию Entera, перечислил несколько мифов о работе таких сервисов, которые помогают экономить колоссальные ресурсы.
Миф №1. «Разбухание» номенклатуры
Некоторые компании заказывают одну и ту же продукцию у разных поставщиков. Как правило, эти товары называются в документах по-разному – кто как привык. В таких случаях бухгалтера вносят однотипные позиции в 1С как одну номенклатуру и опасаются использовать сервисы по распознаванию первички, полагая, что система будет заносить первичку так, как они заявлена у поставщика, дублируя номенклатуры и «раздувая» справочник.
Однако современные сервисы давно умеют исправлять такие повторы. Благодаря функции умного поиска бухгалтер может найти все номенклатуры с похожим наименованием и выбрать оптимальное название. Система этот выбор запомнит, и в следующий раз, когда поставщик пришлет документ, сервис автоматически подставит нужный вариант. Это сильно экономит время бухгалтера, которое он раньше тратил на ручной поиск, сопоставление номенклатур, смену названий и прочие действия.
Миф №2. Неточное распознавание данных
Бухгалтера сталкиваются с тем, что при экспорте документов системы неправильно распознают ошибки и опечатки, возникшие «механически». Например, из-за плохой печати на принтере какая-то буква или цифра стала читаться по-другому. Или на документах есть следы грязи, что тоже бывает, поскольку часто первичка проходит долгий путь, прежде чем попасть в бухгалтерию. В результате сканирования возникают неточности и ошибки в данных, что требует дополнительных усилий для исправления.
Эта проблема действительно актуальна в случае некоторых систем распознавания первички, но далеко не всех. К счастью, многие сервисы технологически продвинулись далеко вперед. Благодаря нейросейтям они умеют сейчас распознавать такие опечатки, обучаться и сопоставлять с корректными значениями самостоятельно.
Как и в случае дублирования, умные сервисы идентифицируют такие неточности и выдают их при поиске, но как похожее слово или значение. При этом система даже оценивает, насколько эти варианты схожи, прогнозирует процент соответствия и помечает такие моменты цветом. Бухгалтеру остается лишь подтвердить или опровергнуть результат сопоставления: перед глазами, в едином окне, будут и результат распознавания, и отсканированный исходник для сравнения.
Более того, сразу после сканирования сервисы автоматически проводят более 50 проверок документов, делают перерасчёт таблиц, сравнение с базой ЕГРЮЛ. Это помогает избежать ошибки в расчетах сумм, ставках НДС, единицах измерения, дат и даже реквизитов контрагентов.
Миф №3. Сервисы не читают неформализованные документы
Счета на оплату, акты о выполнении услуг и чеки не имеют заданный государством формат, поэтому часто на местах их оформляют так, как удобно.
Для современных сервисов данный вопрос уже давно не является проблемой – системы прекрасно умеют их распознавать. Они извлекает из таких документов всю необходимую информацию, как и в случае формализованной первички (счетов-фактур, например). Номера, суммы, даты, сведения о плательщиках и поставщиках – всё корректно переносится в 1С. О многостраничных счетах тоже не стоит беспокоиться, поскольку системы умеют определять их как единый документ даже в потоке прочих бумаг.
Важно понимать, что перед созданием документа в 1С бухгалтер всегда имеет возможность проверить информацию, которую распознали алгоритмы. Система отображает все скан-копии исходников, чтобы была возможность посмотреть, какие данные были у подрядчика.
Миф №4. Руками быстрее
Если система не может обойтись даже без минимального участия человека, стоит ли тогда автоматизировать процесс распознавания? Может, проще и быстрее по старинке вводить руками?
Множество исследований и экспериментов, в том числе проводимые нашей командой, показали, что разница в скорости и затратах есть, и она колоссальна.
Мы подсчитали, что бухгалтер тратит порядка 7 минут на ручной ввод неформализованного документа, в котором 10 строк (среднее значение по рынку). Учитывая, что среднестатистическая компания обрабатывает около 250 актов, чеков и счетов ежемесячно, затрачиваемое время на ввод первички непростительно велик – более 29 часов.
Современные сервисы существенно экономят рабочее время бухгалтера – до 5-10 раз. Достаточно отправить в систему отсканированные документы: сейчас это можно сделать, переслав письмо с вложением от подрядчика, или попросить коллег на местах сразу отправлять документ на электронный адрес сервиса. После получения первички система начнет процесс распознавания – бухгалтер может не обращать на это внимание, заниматься более важными делами. После оцифровки и перерасчётов, которые занимают лишь пару минут, сотрудник получает заполненную карточку документа, а уведомление о завершении обработки приходит на электронную почту или в 1С.
Как правило, сервисы очень понятны и не требуют большого времени для обучения, поэтому эффект заметен с первых дней работы в системе. Мы подсчитали, что новый пользователь, который еще не «набил руку», тратит на обработку первички в 3 раза меньше времени.
Миф №5. Сервисы стоят дорого
Высокая стоимость пользования сервисом – это наиболее часто встречающееся заблуждение в нашей практике. Системы распознавания применяют только постраничную тарификацию и несгораемый депозит. Что это значит?
В среднем компания загружает порядка 150-250 страниц первички в месяц. Распознавание такого объёма документов обойдется в среднем от 1 350 рублей. Стандартного пакета, стоимость которого варьируется в зависимости от поставщика, как правило, хватает больше, чем на год. Это существенно дешевле, чем наем специалиста на эту задачу или оплата сверхурочных штатному бухгалтеру.
Более того, очень часто сервисы предлагают возможность бесплатно протестировать их возможности, выделяют специалиста для обучения, делают первичную настройку системы и в дальнейшем оказывают техническую поддержку на протяжении всего периода пользования.
Не нужно бояться автоматизации процессов, особенно простых и рутинных, как, например, ввод первички.
Современные сервисы развиваются с космической скоростью, они становятся понятнее, быстрее, точнее и удобнее в использовании. Даже ФНС РФ плавно переходит на электронный документооборот и планирует к 2024 году перевести в цифровую форму 95% счетов-фактур. Попробуйте и вы!
Entera подготовила для вас специальное предложение, чтобы вы могли оценить возможности сервиса.
Воспользуйтесь тестовой загрузкой любых 10 документов – для этого напишите нам на info@entera.pro с темой «Клерк».
Начать дискуссию