Почему работу с первичкой нужно упрощать
Как обычно происходит обработка первичной документации:
Бухгалтерский документ создается в момент совершения хозяйственной операции (или сразу же после нее) и после подписания сторонами попадает в руки специалисту.
Сотрудник должен его тщательно проверить, занести данные в базу, отразить на счетах учета.
Бумажные оригиналы подшиваются в папки для хранения в хронологическом порядке и помещаются в архив предприятия. По истечении установленных законом сроков бумаги подлежат уничтожению (утилизации).
В целом выходит, что работа с первичкой — процесс трудоемкий, длительный, требующий максимальной концентрации и внимательности от специалиста. И здесь возникает «коллизия интересов»: заниматься обработкой накладных опытные бухгалтера не хотят, так как это дело скучное, не требующее высокой квалификации, вместе с тем — довольно изматывающее, как любая рутина.
Но делегировать данный участок молодому специалисту или фрилансеру слишком рискованно. Чужая невнимательность или халатность грозит искажением в учете и, как следствие, доначислением налогов и штрафами для предприятия.
Благодаря автоматизации можно быстро и качественно обрабатывать первичную документацию.
Мультисервис Entera действует сразу в двух направлениях:
исключает ошибки (человеческий фактор) при вводе данных в 1С;
ускоряет процесс занесения первички в программу.
Статистика не врет: где чаще всего закрадываются ошибки
1. Многостраничные документы.
Считается, что сложнее всего обрабатывать вручную первичные документы со множеством позиций:
товарные накладные;
авансовые отчеты;
путевые листы;
отчеты комиссионера и проч.
Перенос данных в программу из подобных бумаг занимает, как правило, много времени. И даже самому ответственному специалисту бывает физически сложно удержать внимание.
Как эту проблему решает Entera: сервис работает, в том числе, с отчетами комиссионеров. Это актуально для компаний, ведущих сотрудничество с маркетплейсами (Ozon, Wildberries и проч.). Отчеты посредников, как правило, объемные, многостраничные документы, и ручное введение их в программу занимает порой несколько часов. Благодаря автоматической обработке можно сократить это время до 5 минут!
Entera определяет, от какого маркетплейса пришел отчет.
Распознает и сопоставляет позиции по артикулам (при необходимости проверяет и наименования).
При наличии интеграции с ЭДО доступна также прямая выгрузка документа.
2. Нетипичные документы.
Некоторые виды первички могут быть специфическими и требовать специальных знаний при заведении в 1С: таможенные декларации, документы по учету валютных операций или по учету интеллектуальной собственности.
Если сотрудник никогда прежде не сталкивался с такого рода бумагами, он может легко допустить ошибку, которая потом обернется для компании большими штрафами.
Плюс автоматизации процесса обработки первички: современные сервисы способны принимать любые форматы документов и распознавать сканы, фото, выгруженные из ЭДО файлы и т.д.
Робот-помощник не только удобен, но и выгоден
Тем, кто еще не решился доверить обработку документации специальным сервисам, приведем несколько железных аргументов.
Автоматизация экономит не только время штатного бухгалтера, но средства компании. Например, на:
канцелярии (расходы на бумагу, папки-регистраторы, картриджи для принтера и т.п.);
аренде помещений под архив;
зарплате дополнительного сотрудника, а также оборудовании для него рабочего места.
Средний оклад бухгалтера на первичную документацию стартует от 50 000 рублей в месяц. В то время как подключение к сервису автоматизированной обработки обойдется компании всего 4000–7000 руб./мес., т.е. минимум в 10 раз дешевле.
Прибавим к этому потенциальные штрафы и доначисления налогов, с которыми компания может столкнуться из-за неправильного ведения бухгалтерского учета, и получится уже довольно внушительная сумма экономии.
Но самое главное — автоматизация обработки первичной документации позволяет избавиться от рутинной и монотонной работы, которая редко приносит удовольствие живому человеку. Вполне логично делегировать рутинные задачи роботам-помощникам там, где это возможно благодаря современным технологиям.
Мультисервис Entera позволяет распознавать и переносить данные в 1С в несколько кликов. Точность распознавания достигает сейчас 98%, потоковая загрузка 100 документов за раз.
Программа считывает тексты любого качества (выгоревшие, полустертые), что особенно актуально для первички, прошедшей долгий путь от контрагента в бухгалтерию.
Сервис Entera для автоматического ввода первички в 1С
Знаем, как освободить треть времени бухгалтера от рутины
Отправьте заявку — мы расскажем, как автоматизировать работу с первичкой:
Реклама: ООО «Энтера», ИНН 7801649294, erid: LjN8KGV6e
Начать дискуссию