Чеки от самозанятых: с какими проблемами часто сталкиваются заказчики

Зачем нужен чек

Чек — это обязательный документ, который предоставляет самозанятый (п. 1 ст. 14 закона № 422-ФЗ от 27.11.2018). Этот документ — подтверждение сотрудничества заказчика с плательщиком налога на профдоход (НПД). Он доказывает, что заказчик привлекает не просто физлицо, которое не зарегистрировано в качестве самозанятого. 

Также чек важен, если компания учитывает выплаты внештатным специалистам в расходах, которые уменьшают налоговую базу. Это те, кто работает на общем налоговом режиме, упрощенке доходы минус расходы, едином сельхозналоге. Если чека нет, учесть расходы не получится (п. 8–10 ст. 15 закона № 422-ФЗ от 27.11.2018).

Для налоговой чек — это также подтверждение доходов самозанятого. На основе него ФНС считает налог на профдоход.

Чек исполнитель создает в мобильном приложении «Мой налог». Выдавать документ можно в бумажной или в электронной форме — второй вариант встречается чаще.

Основные проблемы, связанные с чеками

Разберем основные проблемы, которые возникают с чеками самозанятых у заказчиков.

Чека нет или исполнитель нарушил срок его предоставления

Самозанятый забыл направить чек, а бухгалтер в потоке дел не успел это проконтролировать — такая ситуация не редкость.

Как быть заказчику: предусмотреть обязательство самозанятого передавать чек и ответственность за его невыдачу в договоре. Напомним, что исполнитель должен выдать чек сразу же, если заказчик оплатил работы банковской картой или наличными. Если оплата прошла со счета, чек нужно выдать до 9 числа месяца, следующего за месяцем получения оплаты.

Также Налоговый кодекс предусматривает штрафы, о которых можно напомнить исполнителю: за отсутствие или занижение вознаграждения — штраф 20% от суммы чека. Если в течение полугода происходит повторное нарушение, штраф увеличивается до 100% суммы чека (ст. 129.13 НК).

Есть еще вариант пожаловаться на непредоставление чека в налоговую через форму на сайте. К сообщению нужно приложить документы и переписки, которые подтверждают сотрудничество с исполнителем.

Самозанятый аннулировал ранее выданный чек

Недобросовестный исполнитель может попытаться сэкономить на налоге: сначала выдать чек, а потом аннулировать его.

Как быть заказчику: следует проверять чек два раза:

• при его получении;

• при сдаче отчетности в налоговую.

Для проверки чека можно отсканировать QR-код на нем. Если чек действителен, он откроется в оригинале на сайте https://lknpd.nalog.ru/.

В договоре с исполнителем следует также прописать ответственность за аннулирование чека без уважительных причин. Так, заказчик может предусмотреть обязанность самозанятого возместить сумму, указанную в чеке, и свои убытки, которые связаны с аннулированием чека.

В чеке есть ошибка

Чек от самозанятого включает несколько обязательных реквизитов:

• название документа;

• дату и время расчета;

• ФИО и ИНН самозанятого;

• налоговый режим НПД;

• название услуги;

• сумма;

• ИНН компании или ИП;

• QR-код;

• номер чека.

Самозанятые допускают ошибки в разных реквизитах:

• Неверно указывают сумму — например, забывают включить в нее сумму НПД.

• Неправильно указывают заказчика — к примеру, выбирают тип «Физическое лицо» вместо юрлица. Тогда в чеке не нужно будет указывать ИНН заказчика, а это ошибка.

• Ошибаются в ИНН, и в итоге чек оказывается оформлен на другого заказчика.

• Неправильно прописывают название услуги. 

Налоговая обращает внимание на терминологию, которая используется в чеках. Отношения между заказчиком и самозанятым должны носить сдельный характер и не должны напоминать трудовые.

Как быть заказчику: чтобы избежать ошибок и не получить штрафы от налоговой, нужно проверять чеки самозанятых. Но делать это вручную — трудоемкий процесс, особенно если компания сотрудничает со множеством таких исполнителей.

Шаги, как пользоваться сервисом:

1. Перейдите на сайт www.entera.pro, зарегистрируйтесь или войдите в свой аккаунт.

2. Кликните на зеленую кнопку «Сканировать QR-код чеков».

3. Активируйте камеру смартфона и направьте ее на QR-код на чеке. Когда на экране появится надпись «Прочитан», вы сможете нажать кнопку «Отправить».

Также вы можете загрузить чек из галереи смартфона и отправить на распознавание. Еще чек можно передавать на почту, которая привязана к сервису. Тогда он сам загрузится в 1С. После этого программа проверяет информацию. К примеру, если есть ошибка в ИНН, это поле будет подсвечено красным. Entera проверит обязательные реквизиты в чеке, чтобы он соответствовал законодательным требованиям.

Если в чеке нашлась ошибка, нужно попросить исполнителя аннулировать этот документ и создать новый, с правильными реквизитами.

Бухгалтер тратит много времени, чтобы принять чеки к учету

Чеки самозанятых нужно учесть в программе 1С. Можно делать это вручную или использовать обработку 1С «Загрузка чеков самозанятых». Если чеков много, заносить их руками — занятие рутинное и трудоемкое. Обработка ускоряет этот процесс, но у нее есть значительный недостаток — довольно высокая стоимость.

Как быть заказчику: можно выбрать программу для сканирования чеков по QR коду, например, Entera. Этот сервис обеспечивает распознавание информации с высокой точностью и выполняет процесс в десять раз быстрее, чем человек, что значительно экономит время и ресурсы бухгалтера.

С Entera нет необходимости складывать чеки до конца месяца для их обработки. Сервис позволяет обработать большое количество документов за один раз. Вы можете загрузить все файлы с чеками одновременно и заняться другими задачами — программа выполнит все самостоятельно. По завершении обработки вам останется только нажать кнопку для создания документа в программе 1С и провести его.

Сервис Entera для автоматического ввода первички в 1С

Знаем, как автоматизировать ввод чеков в 1С.

Отправьте заявку — мы расскажем, как быстро вводить чеки в 1С:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Энтера», ИНН 7801649294, erid: LjN8KTdwu