Налоговая требует предоставить документы: как подготовить ответ на требование ФНС

С чем связан запрос

Чаще всего налоговая инспекция запрашивает у бизнеса документы в связи с проверкой — встречной, камеральной, выездной. Возможно, у кого-то из ваших деловых партнеров идет проверка, и налоговикам нужна документация, которая касается их деятельности (п. 1 ст. 93.1 НК). Или вы предъявили к возмещению НДС и подали декларацию — ИФНС для камеральной проверки запрашивает счета-фактуры для того, чтобы убедиться в правомерности применения вычетов (п. 8 ст. 88 НК).

Также ИФНС вправе затребовать документацию по сделке, которая вызвала у них сомнения (п. 2 ст. 93.1 НК).

В какой срок нужно предоставить документы

Если требование предъявлено в связи с проверкой контрагента или другого связанного лица — нужно успеть подготовить и подать документы в течение пяти рабочих дней (п. 5 ст. 93.1 НК).

Если требование предъявлено в рамках камеральной проверки — на предоставление документов есть 10 рабочих дней (п. 3 ст. 93 НК), уточненной декларации — пять рабочих дней (п. 3 ст. 88 НК). 

При выездной проверке — срок составляет 10 рабочих дней (п. 3 ст. 93 НК). Такой же срок установлен для представления документов и информации по любой сделке (абз. 2 п. 5 ст. 93.1 НК).

По какой форме отвечать на требование

Отвечать на запрос налоговой нужно в произвольной, но обязательно в письменной форме за подписью руководителя налогоплательщика.

Образец ответа на требование ИФНС предоставить документы

Помимо наименования, адреса, ИНН, КПП налогоплательщика укажите адресата (саму ИФНС, в которую отправляем ответ), исходящий номер и дату. 

Далее примерно такой текст:

«В ответ на требование о представлении документов (информации) от 03.06.2024 № 12341 направляем заверенные копии документов. Общий объем — 22 (двадцать два) листа согласно перечню...».

Далее идет реестр — название документа и количество страниц, например:

Если нет каких-то запрошенных документов — укажите их наименования и причины отсутствия, например:

«Позиции по товарной накладной от 22.03.2023 № 118 от ООО “Виру” нам не были поставлены, товарная накладная и счет-фактура не выставлялись, поэтому отсутствуют».

Кто заверяет документы

Предоставляемые документы заверяет руководитель или другое уполномоченное на заверение лицо. Безусловного требования о нотариальном удостоверении копий для налоговой нет.

Если в документе много страниц — можно заверить сразу подшивку (не более 150 листов). Тогда дополнительно к указанным данным пропишите: 

«Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью столько-то листов».

Но подшивать разные документы в одну пачку нельзя (разъяснения Минфина от 29.10.2014 № 03-02-07/1/54849).

Подача ответа: какой способ выбрать

Подать документы по требованию налоговой можно так (п. 2 ст. 93 НК):

• подать ответ с прилагаемыми документами лично;

• подать в ИФНС через представителя, у которого есть такие полномочия;

• направить Почтой России, оформив заказное письмо с уведомлением, описью вложений;

• передать по ТКС;

• подгрузить в ЛК налогоплательщика на портале ФНС.

Способов много, можно выбрать любой. Но нельзя оставлять требование без ответа. Если не укладываетесь в установленные ИФНС сроки, не успеваете вовремя предоставить документацию или вообще не в состоянии это сделать (документы отсутствуют, утрачены и т.п.) — сообщите налоговикам об этом.

Что делать, если не можете предоставить документы

Может быть так, что у компании нет запрашиваемых документов, например, если:

• ИФНС запрашивает регистры, которые вы не обязаны вести;

• сделки, по которой они запрашиваются, не заключались;

• документы запрошены относительно контрагента, которого вы не знаете, дел с ним не имели;

• в периоде, который указали налоговики, у вас не было сделок.

В этой ситуации молчать тоже нельзя, занимая позицию: «вам надо — вы и разбирайтесь». Разбираться никто не будет.

Чтобы не получить штраф, составьте и отправьте в налоговую уведомление. Можно для ориентира использовать форму из приказа ФНС от 24.04.2019 № ММВ-7-2/204.

В какие сроки подать уведомление

Это зависит от причины, по которой запрошены документы:

• В связи с камеральной проверкой — в течение рабочего дня, следующего за датой получения требования (п. 3 ст. 93 НК).

• В рамках встречной проверки — в течение пяти рабочих дней с даты получения требования (п. 6 ст. 6.1, п. 5 ст. 93.1 НК).

• Без связи с конкретной сделкой — 10 рабочих дней с даты получения требования (п. 6 ст. 6.1, п. 5 ст. 93.1 НК).

Документы есть, времени нет: что делать

Если налоговики требуют большое количество документов, и вы не успеете их подготовить — уведомите их об этом, указав реальный срок, в который уложитесь. Независимо от повода для требования это нужно сделать до конца рабочего дня, следующего за тем, в котором вы получили требование (п. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК).

В завершение еще раз напомним: отмалчиваться на требование о представлении документов нельзя. Это навредит отношениям с ИФНС. Налоговые инспекторы могут решить, что вам есть что скрывать. Вторая причина — это штрафы. В рамках любой проверки самого налогоплательщика каждый непредоставленный документ «стоит» 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК), при встречной проверке «цена» для ИП или фирмы может возрасти до 10 000 руб. (п. 2 ст. 126 НК).

Entera гарантирует точность распознавания и обработки первичных документов, которая превышает возможности аналогичных решений. Убедитесь в этом сами.

Создайте электронный архив вместе с Entera

Отправьте заявку, менеджеры проконсультируют по электронному архиву

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Энтера», ИНН 7801649294, erid: LjN8K7zjU