Как составить график документооборота для бухучета: инструкция для бухгалтера

Зачем нужен график документооборота в бухгалтерии 

Единственный обязательный локальный акт для бухгалтерии — учетная политика. Остальные помогают систематизировать работу и принимаются на усмотрение руководства (п. 16 ФСБУ 27/2021, информационное сообщение Минфина от 10.06. 2021 № ИС-учет-33). 

Можно ли обойтись без графика документооборота в бухучете? 

Можно. Например, если компания молодая, первички пока немного, а система налогообложения предполагает минимальное количество отчетности (УСН, патент для ИП).

График документооборота помогает:

• закрепить маршрут движения документов от создания до полного их исполнения, сроки обработки и ответственных лиц;

• рационально распределить обязанности между сотрудниками;

• контролировать обработку на каждом этапе и минимизировать риск утери документации;

• своевременно сдавать отчетность;

• оптимизировать, в целом, бумажную рутину;

• сэкономить время бухгалтера для решения других задач.

Обычно в бухучете упорядочивания требуют следующие типы документов:

1. «Первичка» — договоры, счета-фактуры, товарные накладные, закрывающие акты.

2. Регистры бухучета — оборотно-сальдовые ведомости, инвентарные карточки.

3. Оправдательные документы — кассовые чеки, квитанции об оплате и т.д. 

Но универсального перечня нет, каждая компания сама определяет актуальный для себя список бухгалтерской документации и маршрут ее внутреннего перемещения.

Как составить график документооборота: пошаговый план

Локальный акт оформляется для удобства — в виде таблицы, схемы или просто перечня работ с указанием действий, сроков и взаимосвязи исполнителей.

В графике важно отразить:

• этапы создания / получения, обработки, исполнения и архивирования всех типов документации, проходящей через бухгалтерию;

• сроки, которые отводятся на каждый этап;

• перечень сотрудников (с указанием должности и ФИО), которые занимаются документом в конкретный момент его маршрута;

• взаимосвязь ответственных лиц.

Шаг 1. Составьте перечень бухгалтерских документов и «проложите маршрут» их движения

Попадая в компанию или после создания внутри нее, каждый документ бухучета проходит определенный путь. 

Для начала необходимо составить список таких бумаг. Это могут быть товарные накладные, авансовые отчеты, расчетные ведомости, кассовые чеки, счета на оплату и т.д. Выпишите их перечень на отдельный лист.

Когда окончательный список готов, пропишите маршрут движения для каждой позиции. Для первичной документации стадии цикла примерно такие:

Создание / получение от контрагента → учет → обработка → передача в архив.

Для примера схема движения товарной накладной:

1. Получение от контрагента кладовщиком или другим лицом, принимающим товар на складе.

2. Передача в бухгалтерию.

3. Учет в программе (ответственное лицо – бухгалтер по работе с первичкой).

4. Передача документа в архив, в соответствии с номенклатурой организации. Срок хранения — 5 лет (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Шаг 2. Назначьте ответственных лиц

Закрепите за каждым сотрудником определенный фронт работ. Без конкретики (если просто указать, что ответственность несет отдел бухгалтерии), велик риск перекладывания обязанностей, пропуска сроков и потери документов где-то в пути или в чьем-то столе.

Помимо сотрудников бухгалтерии, в документообороте принимают участие и другие подразделения. Важно закрепить в графике эти линии взаимодействия. Например:

• накладные и УПД подписывает и передает бухгалтеру — работник склада;

• договоры и приложения к ним готовит — юрист;

• отчеты по рекламным мероприятиям собирает и сдает — маркетолог и т.д.

Шаг 3. Установите сроки

На каждую операцию с бумагами следует отвести строгий срок. А его нарушение должно грозить ответственным лицам дисциплинарным взысканием. Иначе накладные со склада будут идти по три месяца, а сдача в архив откладываться до лучших времен. 

В отношении каждого типа документа пропишите в графике: 

• срок передачи к бухучету после создания / получения от контрагента;

• срок проверки и обработки бухгалтером;

• срок отправки в архив и период хранения.

Шпаргалка по срокам хранения:

• Первичка, регистры бухучета, акты налоговых проверок, кассовые чеки — 5 лет после завершения года.

• Бухгалтерская отчетность (консолидированная, годовая), ликвидационные балансы — постоянно.

• Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов — не менее 4 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК).

Шаг 4. Сформируйте график документооборота бухгалтерии 

После сбора и анализа данных их нужно систематизировать и объединить в единый локальный акт.

Каждая организация разрабатывает удобный для себя формат, важно не перегружать ЛНА лишними подробностями, при этом сделать график простым и понятным для каждого участника. 

Лайфхак: позиции в графике документооборота можно сгруппировать по какому-либо признаку. Например, по «создателю», сроку хранения или типу документации — первичные, оправдательные документы, регистры бухучета. В таком случае будет проще отыскать нужный маршрут.

Образец графика:

Шаг 5. Утвердите график документооборота приказом руководителя

Как и любой ЛНА организации, график нужно утвердить приказом и ознакомить с ним под роспись всех участников процесса.

1. На первой странице документа генеральный директор ставит визу «Утверждаю», дату и подпись.

2. Издается приказ примерно следующего содержания:

Шаг 6. Запустите работу с новым локальным актом

Составить и утвердить график документооборота недостаточно, чтобы упорядочить жизнь бухгалтерии. Нужно «заставить» акт действительно работать.

1. Познакомьте с маршрутами всех ответственных сотрудников, при необходимости подготовьте краткие инструкции — для каждого. Например, для кладовщика можно дополнительно сделать памятку по срокам и приложить образцы верно оформленных накладных.

2. Зафиксируйте дисциплинарную ответственность за несоблюдение графика.

3. Внесите изменения в трудовые договоры и должностные инструкции.

4. Проверьте, как прописаны (и прописаны ли) сроки обмена бухгалтерскими документами в договорах с контрагентами.

Но оптимизировать рабочие процессы можно и другими средствами, например, с помощью перехода на автоматический ввод первички в 1С. 

Мультисервис Entera распознает все виды первички со скан-копий, а также подгружает документы из email, ЭДО, через QR-коды и самостоятельно передает их в учетную систему. Полностью совместима с 1С, Мое дело и 1С Fresh. Максимально быстрая и точная обработка документации: точность распознавания — 98%, потоковая загрузка — 100 файлов за раз.

Протестировать сервис Еntera бесплатно — прямо сейчас! 

Сервис Entera для автоматического ввода первички в 1С

Знаем, как освободить время бухгалтера от рутины

Отправьте заявку - расскажем, как автоматизировать работу с первичкой:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «Энтера», ИНН 7801649294, erid: LjN8KEjMV