Виды первичных документов в бухгалтерском учете: как оформлять и работать с ними 

Что такое первичные документы

Первичные учетные документы (на бухгалтерском языке — первичка) — это документы, которые подтверждают факт совершения хозяйственной операции, по простому — записи о каждом событии в жизни бизнеса.

Например:

• приходный кассовый ордер подтверждает получение денег в кассу;

• товарная накладная — отгрузку товара;

• акт выполненных работ — завершение работ по договору;

• авансовый отчет — что сотрудник потратил выданные работодателем деньги;

• платежная ведомость — получение зарплаты работниками.

Первичные документы нужны для:

• точности учета доходов, расходов, имущества, обязательств и т.д.;

• прозрачности учета и деятельности, так как первичные документы – это доказательства финансовой деятельности компании; 

• защиты от ошибок, так как первичные документы помогают выявлять ошибки и предотвращать неправильный расчет налогов.

Виды первичных документов

Существуют сотни видов первичных документов и классифицировать их можно по-разному. Например, по целям, для которых документы оформляют, их можно разделить на:

• документы о движении денежных средств — приходные и расходные кассовые ордеры, банковские выписки и т.д.;

• документы о движении товара — товарные накладные, товарно-транспортные накладные, универсальные передаточные документы (УПД);

• документы о выполнении работ или услуг — акты выполненных работ, УПД и прочие;.

• документы о движении основных средств — акт приема-передачи основных средств, инвентарные карточки.

В зависимости от вида деятельности, где применяют первичку, она делится на:

• для торговли — товарные накладные, УПД, акты о приемке товара, акты об установлении расхождений по количеству и качеству товаров;

• для строительства — акт КС-2, справка о стоимости работ КС-3;

• для производства — накладные на передачу готовой продукции в места хранения МХ-18, накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары ТОРГ-13;

• для грузовых и пассажирских перевозок — путевые листы, транспортные накладные.

Кроме того первичные документы, которые сопровождают сделки, оформляют в определенной последовательности. И в зависимости от стадий сделки они классифицируют на:

• документы первого этапа — договор (соглашение, контракт), счет на оплату;

• документы второго этапа (расчеты) — платежные поручения, приходные кассовые ордеры, кассовые чеки;

• документы заключительного этапа (исполнение) — товарные накладные, акты.

Еще одна классификация первичных учетных документов отталкивается от их формы:

• унифицированные — документы, формы которых утверждены законодательными актами;

• самостоятельно разработанные — те, которые налогоплательщик разрабатывает и утверждаем самостоятельно.

Причем первые в свою очередь делятся на:

• Обязательные к применению — это значит, что когда компания оформляет документ из специального перечня, она обязана использовать именно утвержденные законодательно. К таким относятся:

  • документы для учета кассовых операций (приходный кассовый ордер КО-1, расходный кассовый ордер КО-2 и др.), утвержденные указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У;

  • документы для учета движения по расчетным счетам (платежное поручение, платежное требование), утвержденные положением Банка России от 29.06.2021 № 762-П;

• Необязательные к применению — компания вправе заменять унифицированные бланки самостоятельно разработанными формами, например:

  • документы для учета торговых операций, из постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132;

  • документы по учету основных средств, утвержденные постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7.

Как оформлять первичные документы

Заполняйте документы аккуратно: четкость и разборчивость важны для предотвращения неправильной интерпретации.

Требования к оформлению первичных учетных документов:

• Наличие обязательных реквизитов — наименование, дата составления и номер документа, наименование организации, которая составила документ, подписи ответственных лиц, объем предмета сделки и его денежное выражение (ст. 9 закона от 06.12.20211 № 402-ФЗ).

• Способ оформления — на бумаге или в электронном виде. Компания самостоятельно принимает это решение и фиксирует его в учетной политике.

• Язык — русский. Если необходимо оформить документ на другом языке, то в нем же нужно сделать построчный перевод на русский. Исключение делают для компаний, которые ведут бизнес в других странах и по их законодательству.

• Валюта — российские рубли. Выражение стоимости в иностранной валюте может быть указано дополнительно.

• Цвет чернил — черный, синий или фиолетовый. Оформлять первичные документы карандашом нельзя.

• Подпись. На бумаге живую подпись ставят руководитель компании или другой сотрудник с правом подписи по доверенности и приказу. На электронных документах — подпись цифровая. Юридически она равноправна собственноручной. 

Использовать факсимиле можно только на внутренних документах компании или при наличии соглашения с контрагентом и применении в договоре точной копии подписи человека, которую ставят печатью. Но даже в этих случаях помните, что использование факсимиле запрещено на налоговых документах: счетах-фактурах, УПД (письма Минфина от 10.04.2019 № 03-07-14/25364, от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, УФНС по городу Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968@). 

Как работать с первичными документами

Первичные учетные документы — это основа ведения бухгалтерского и налогового учета. Ни одно событие в организации не учитывается без оформления первички.

При этом нужно учитывать, что у каждого документа есть свой регламентированный срок хранения. Большинство бухгалтерской первички нужно хранить 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Но есть и исключения, например, выданные на бумаге кассовые чеки и бланки строгой отчетности хранятся 6 месяцев (п. 8 ст. 4.7 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

После окончания срока хранения документы уничтожают и составляют акт, в котором указывают реквизиты документов к уничтожению. Подписывают акт члены специально утвержденной комиссии.

Принимать к учету разрешено только оригиналы первичных документов, у которых есть все обязательные реквизиты. Дата принятия к учету — это дата документа, Но в бухгалтерском и налоговом учете даты отражения операций могут отличаться, если первичный документ поступил с опозданием:

• В бухгалтерском учете операцию учитывают в том периоде, когда она произошла, независимо от того, когда получен документ. 

• В налоговом учете расходы учитывают только после получения документа. Если первичный документ поступил с опозданием, то расходы можно учесть лишь в том периоде, когда он был получен.

Ошибки в первичных документах случаются, поэтому важно знать, как их исправить, чтобы не нарушить законодательство и не столкнуться с проблемами при проверках. А именно:

• Не заштриховывайте и не стирайте — исправления в первичных документах должны быть четкими, разборчивыми и не затруднять чтение. 

• Используйте исправленную строку — неправильные данные зачеркните одной чертой, сверху впишите правильные данные. Рядом поставьте подпись составившего документ и дату исправления.

• Составьте дополнительный документ, если ошибка серьезная, и ее нельзя исправить в первичном документе, например, «Справку об ошибке в первичном документе».

Правильное исправление ошибок в первичных документах поможет сохранить порядок в учете и избежать проблем с налоговыми органами.

Облачный мультисервис Entera обеспечит надежное хранение в одном месте и детальную классификацию сведений. Здесь также можно систематизировать и упорядоченно хранить большой архив бухгалтерии: отсканированные бумаги и электронные файлы из ЭДО. А благодаря мгновенному поиску документы будут всегда под рукой.

Сервис Entera для автоматического ввода первички в 1С

Знаем, как освободить время бухгалтера от рутины

Отправьте заявку — расскажем, как автоматизировать работу с первичкой

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Энтера», ИНН 7801649294, erid: LjN8KH4p4