Виды ошибок в первичных документах
Согласно ч. 5 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете», первичные документы можно составлять как на бумаге, так и в электронном виде.
Ошибки в первичке классифицируются:
по причинам возникновения — неисправная вычислительная техника, невнимательные или некомпетентные специалисты и другие;
по месту возникновения — текстовые или числовые данные самих документов, учетные регистры;
по значению — ошибочные данные, которые не повлияли на другую информацию, например, дата составления, описательная часть, и повлияли — например, и из-за некорректной суммы расходов в документе искажается налоговая база по налогу и прибыль.
Ошибкой считается, если в документе:
нет обязательных реквизитов;
есть несанкционированные изменения — подчистки, правки;
присутствуют исправления, хотя бумаги такого вида нельзя корректировать в силу закона — например, кассовые и банковские (п. 4.7 указания ЦБ России № 3210-У от 11.03.2014).
Ошибки в первичке могут привести к неверным расчетам результатов хозяйственных операций и налоговых баз, претензиям со стороны налоговых органов, спорам с контрагентами. Поэтому все обнаруженные ошибки нужно исправлять.
Мультисервис Entera действует сразу в двух направлениях:
исключает ошибки (человеческий фактор) при вводе данных в 1С;
ускоряет процесс занесения первички в программу.
Как исправлять ошибки
Кажется, самое простое решение — экземпляр с ошибкой заменить на новый, где ошибок уже нет. Но Минфин и налоговая служба выступает против такого кардинального способа исправления: в письме Минфина от 23.10.2017 № 03-03-10/69280 и в письмах ФНС, например, от 23.03.2018 № СД-4-3/5412@ указано, что первичку с ошибкой, ранее принятую к учету, заменять на новый документ нельзя, ошибку нужно исправлять по правилам бухучета.
Ч. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ допускает внесение исправлений в первичные учетные документы (исключения могут устанавливаться иными нормативными актами), а в ФСБУ 27/2021 есть специальный раздел, в котором прописаны правила внесения исправлений в документы. Законодатели предусмотрели два способа:
Корректурный — документ исправляют, указывают дату, ставят подписи лиц, которые внесли исправление, указывают их ФИО и должность.
Выставление корректирующего (исправленного) варианта — аналогично выставлению корректировочных / исправленных счетов-фактур.
Организации самостоятельно разрабатывают и утверждают в учетной политике вариант внесения исправлений в первичку, учитывая специфику своего документооборота.
Согласно п. 12 ФСБУ 27/2021, организации могут включать в форму бухгалтерского документа реквизиты, которые будут дополнять обязательные, например: «Исправление №» и «от».
С внесением правок в электронные документы все несколько сложнее. Налоговая служба в письме от 11.10.2019 № ЕД-4-15/20928@ напомнила, что законодатели не установили порядок аннулирования электронных документов, содержащих ошибки. Но контрагенты могут договориться о том, что ЭПД (электронный первичный документ) с ошибками аннулируется и в дальнейшем не имеет правовых последствий.
БМЦ в рекомендации № Р-42/2013-КпР «Внесение исправлений в электронные документы» советует исправлять электронные первичные документы выставлением исправленного варианта с дополнительными реквизитами: «Номер» и «Дата исправления».
В исправленном ЭПД содержатся два файла обмена: информация от продавца и информация от покупателя. Исправленный электронный первичный документ будет считаться оформленным корректно, если присутствуют электронные подписи обеих сторон сделки.
Автоматическая загрузка первички в 1С в 10 раз быстрее с облачным мультисервисом для бухгалтеров от Entera. Просто отсканируйте или сфотографируйте УПД, акты, накладные, чеки, а сервис распознает их, сформирует документы и передаст их в вашу учетную систему.
Примеры из бухгалтерской практики
Пример № 1. В первичный ТОРГ-12 внесли корректировки и заверили подписью только одного лица. Достаточно ли этого для подтверждения исправлений? Ответ — нет. Нормативные акты — закон № 402-ФЗ и ФСБУ 27/2010 — говорят о необходимости подтвердить исправления в документе всеми лицами, которые его составили / подписали.
Исходя из судебной практики, можно сделать такие же выводы: исправления в первичные документы разрешено вносить только согласовав изменения со всеми участниками хозяйственной операции, что должно подтверждаться их подписями с указанием даты внесения корректировок (постановление Первого ААС № 01АП-5686/14 от 20.10.2014).
Пример № 2. Как исправить счет на оплату? Счета на оплату в общем случае не относят к первичным учетным документам. Исключение — счета на оплату аренды, коммунальных услуг могут выступать в качестве первичных и подтверждать факт совершения хозяйственной операции, если в бумагах присутствуют все обязательные реквизиты (письма Минфина от 29.07.2010 № 03-03-06/1/494, УФНС по г. Москве от 17.10.2011 № 16-15/100085@). Поэтому если организация определяет в учетной политике, что счет на оплату не является первичным документом, его, при наличии ошибок, просто заменяют на новый.
Пример № 3.Как исправить техническую ошибку в УПД со статусом «1»? Если эта ошибка не дает верно идентифицировать налогоплательщика и прочие сведения для вычета НДС, составляют новый УПД со статусом «1» с таким же номером и датой, в котором указывают правильную информацию, а в строке 1а заполняют номер и дату исправлений (приложение 7 к письму ФНС от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@).
Если допущены ошибки лишь в реквизитах счета-фактуры, оформляется новый УПД со статусом «2». Дата и номер у него должны быть такими же, как и у ошибочного документа, а в строке 1а указываться дата и номер исправлений.
Плюс автоматизации процесса обработки первички: современные сервисы способны принимать любые форматы документов и распознавать сканы, фото, выгруженные из ЭДО файлы и т.д.
Entera для автоматического ввода первички в 1С
Узнайте, как загрузить документы в 1С быстро и без ошибок
Отправьте заявку — расскажем подробней о сервисе, который экономит время бухгалтера
Реклама: ООО «Энтера», ИНН 7801649294, erid: LjN8K2joT
Начать дискуссию