Сложности в процессах незаметно съедают часть прибыли и превращаются в постоянные убытки. Мы знаем об этом, потому что разрабатываем умную товароучетную систему Энтерсайт, а тестируем ее на своих магазинах. В статье описываем схему управления розничным магазином, актуальную для собственника с опытом и без.
1. Товароучетная система
В большинстве магазинов учет ведется для соблюдения формальностей, и только 20% используют программы, чтобы автоматизировать и контролировать торговлю. Вопросы, которые помогут оценить эффективность учета в магазине:
документы проводятся актуальной датой?
цены задаются по проценту торговой наценки?
кто-то следит за ценами поставщиков?
общая наценка устанавливается в зависимости от финансового плана?
отчеты и аналитика помогают повышать эффективность торговли?
оплаты за товар зафиксированы в документах?
товар поступает вовремя в нужном количестве?
локальная инвентаризация занимает не больше 10 минут?
полная инвентаризация проходит раз в месяц и занимает максимум день?
персонал выравнивает остатки в течение дня?
2. Оценка работы магазина
Реальная картина, происходящего в магазине, складывается из данных по пяти компонентам: фактический ассортимент + наличие на полках + цены + трафик + расхождения (именно эти параметры должны быть всегда перед глазами). Если нет данных по перечисленным компонентам, значит процессы в магазине поставлены не полностью. Необходимо проверить и перезапустить:
Управление ассортиментом — убирать бесполезные товары, искать замены, добавлять новые.
Качественный процесс заказа — заказывать с опорой на аналитику, автоматизировать расчеты.
Управление ценообразованием — следить за ценами, вовремя менять наценку.
Управление трафиком — сделать посетителя постоянным покупателем.
Контроль ошибок учета — вовремя проводить документы, минимизировать расхождения.
3. Управление ассортиментом
Часто ассортиментом занимается тот, кто не заинтересован в выполнении этой задачи по максимуму, позиции приходят и уходят по усмотрению управляющего или по желанию торговых представителей. В результате в магазине ограниченный набор товаров и, диктующие условия, поставщики.
Эту проблему можно решить двумя способами:
через формирование ассортиментной матрицы (регулярная работа над списком заказываемых товаров; исследование ассортимента поставщиков и конкурентов; опора на интересы покупателей и ABC-анализ; удержание полезных товаров в ассортименте; выведение из ассортимента бесполезных; регулярное введение новинок).
через мотивацию управляющего и товароведа — об этом подробно в конце (9. Мотивация персонала в рознице).
4. Оптимальные заказы товаров
Правильные заказы — это наличие на полках товаров, нужных покупателям и выгодных магазину + отсутствие излишков — деньги не замораживаются в товаре, а товар не портится. Как организовать процесс заказа:
автоматизируйте составление заказа (современные товароучетные программы умеют просчитывать спрос и составлять черновики для заказа, например, такая опция есть в Энтерсайте);
фиксируйте причины дырок на полках (в своих магазинах мы следим за причинами и фиксируем, когда программа ошиблась с заказом, поставщик не привез/ошибся с количеством, сотрудники проигнорировали рекомендации программы);
найдите правильное количество и время заказа (в первую очередь разберитесь с тем, что плохо продается и уходит в просрочку).
Получите презентацию от специалистов Энтерсайта и сами проверьте работу системы в течение 14 дней бесплатно
5. Расчет выгодной наценки
Убытки, из-за неправильно подобранных цен, не отражаются в виде минусов в товароучете, но больше всего влияют на размер прибыли. Все вместе наценки должны давать объем прибыли, необходимый для достижения показателей по плану бюджета доходов и расходов. Разделите работу с ценами на две части:
управление наценками на товары по категориям ABC, AAC, BBC, BAC;
управление наценками социально значимых товаров. Можно задавать наценки на группы, подгруппы товаров и на конкретные товары. Для социально значимых товаров важно устанавливать цены с расчетом на постоянных покупателей магазина.
7. Решение главных проблем учета
Магазину c +100 SKU нужна товароучетная программа с возможностью контроля ошибок. Сотрудники с низкой квалификацией допускают много ошибок, но найти квалифицированных в продуктовой рознице сложно.
Главное, что нужно контролировать в розничном магазине:
Своевременное закрытие смен;
Ответственность за задачи;
Проводки первичных документов;
Количество отрицательных остатков;
Размер торговых наценок.
Товароучетное ПО должно позволять нанимать персонал с небольшим опытом, иначе учет будет неточным, процессы будут проходить в разы медленнее, придется оплачивать штрафы за ошибки в учете подконтрольных товаров.
8. Реальный контроль торговли
Сотрудники, которые давно работают в магазине, уже привыкли к тому, как все устроено. Тот, кто меняет систему процессов, встретит сопротивления изменениям, потому что:
Ломаются сговоры между управляющими и поставщиками.
Устраивало создавать видимость работы, и получать фиксированную зп.
Придется каждый день отвечать за конкретные цифры и задачи, которые 24/7 доступны владельцу магазина.
9. Мотивация персонала в рознице
Низковалифированный персонал «забирает свое» вредными для магазина способами. Пока есть возможность получать одинаковые деньги, отрабатывая смену за сменой, никто не будет делать больше, чем обязан.
Действующая формула мотивации для продавцов, кассиров и управляющих выглядит так:
(прибыль магазина за месяц − списания за месяц − списания от полной инвентаризации в этом месяце − фонд заработной платы продавцов) ✕ 15%.
Если не привязать уровень заработка к премии, то кассиры будут «случайно» пробивать на один товар больше, от поставщиков будут приниматься обезжиренные йогурты вместо клубничных, прибыль магазина будет падать и превращаться в новую машину управляющего.
Дайте сотрудникам зарабатывать бонусы нормальным способом:
База + премия, с премией доход должен быть значительно выше.
Платите премию за квартал, чтобы не было махинаций, зависящих от времени.
Показывайте сотруднику размер премии за выполнение плана и требований.
10. Постановка задач в магазине
Распределите и зафиксируйте обязанности, обозначьте зоны ответственности, требования, критерии выполнения. Составьте необходимый список задач и внесите в него то, что надо держать на контроле:
Соблюдение технологии закрытия дня (описано в 7. Решение главных проблем учета).
Количество введенных новых позиций, аналитика по ним.
Количество проведенных маркетинговых мероприятий и отчеты о результатах.
Полная инвентаризация раз в месяц или каждый отчетный период относительно бухгалтерии.
В течение дня чистота в магазине на ответственности всех сотрудников.
Генеральная уборка раз в квартал/между сезонами.
Выполнение финансового плана по выручке/прибыли.
Магазины используют неэффективную схему торговли, которая вместо того, чтобы работать на увеличение прибыли, позволяет только держать магазин на плаву.
Заходите в телеграм-бот Энтерсайта, чтобы получить доступ к уникальным материалам о торговле
Хотите узнать больше о том, как правильная технология учета повышает прибыль?
Получите презентацию от специалистов Энтерсайта и сами проверьте работу системы в течение 14 дней бесплатно
Реклама: ООО «Иволга-С», ИНН 5404216364, erid: LjN8KTpga
Начать дискуссию